你用AI產報告、主管用AI讀報告，這份報告還有存在必要嗎？動手前先問3件事

貓貓說：喜歡內容的話，可以來贊助區投餵我嗎？惟珊會繼續整理資訊，貓貓會繼續負責可愛和監工。

有個朋友來問我：「幫我想想哪些事可以用 AI 加速？比如做每周工作彙報給我的主管？」

我沒有幫她解這題。只有先問：「主管為什麼需要你的工作彙報？」

這是我覺得 AI 時代最危險的事情：說不定想一想，這項任務根本不、該、存、在，遑論交給 AI。

它可以幫你很快地做完任務，我們忍不住埋首其中，從來沒想過「不做會怎樣」？然後，你用 AI 產報告、主管用 AI 讀報告，相互被 AI 產出的成果淹沒。那我們不如，別寫報告就行啦？

動手讓 AI 加速前，還是先想想這幾件事比較不會浪費人生。我整理成圖卡給你！

你現在用 AI 做的那些事，有沒有哪一件，其實可以直接停掉？點此連結留言與我分享心得吧。

你的 AI，正在做對的事嗎？

很多人用 AI 之後，工作速度變快了。但速度快，不代表在做對的事。用 AI 把一件不必要的工作做得更快、更漂亮，不會帶來任何改變。只是現在它做的時間變短了，你很容易陷入生產力的陷阱，認為自己的努力很有價值。

工作報告：120 分鐘縮到 5 分鐘，然後呢？

看到日媒報導寫，有個專案負責人為了讓主管掌握經營概況，每個月花 2 小時做一份 20 頁的報告，引進 AI 後縮到 5 分鐘！看似導入 AI 的成效卓越，卻藏著一個陷阱：為何需要這份報告？通常原因是主管需要及時掌握概況，才可以做出正確的判斷。工作報告的彙整時間縮短，似乎沒有更好地幫助這個目標。

根據你的目標，「重新設計」工作

以報告為例，數據彙整、格式化、逐層傳遞，那是 AI 能接手的。你要做的是：去現場拿第一手資訊（調查表問不到的員工真實想法、客戶猶豫的真正原因），或是設定「我們要解決什麼問題、依據什麼判斷」。比起縮短報告資料的製作時間，想出方法讓 AI 彙總這些現場資訊，即時共享給適當的主管，對經營更有幫助。

請 AI 加入工作之前，先問自己這三件事

• 這件事原本是為了解決什麼問題、達成哪個目標？

• 這個問題現在還在不在？

• 有了 AI 之後，能不能重新設計整件事的做法？

AI 讓產出效率變容易了，也讓你更少有理由停下來問「這件事還要不要做」。建議每隔一段時間，把你用 AI 在做的事列出來，逐一確認目的還在不在。

訂閱《一天一AI》日報，每天跟你分享超實用的AI小技巧！

延伸閱讀：
叫AI教你新東西只會拿到一堆知識？複製這段提示詞，任何主題都變成能上手的實戰課

ChatGPT語音陪你面試、談加薪！超真人對話降低緊張感，完整提示詞一次收藏

延伸閱讀

Gemini Gems即將停用？3招備份技巧打包AI提示詞，再無痛轉移到Spark Skills
ChatGPT Work怎麼用？盤點14種上班族好用功能，如何打造超高效AI職場工作流？
「加入《數位時代》LINE好友，科技新聞不漏接」