每月月報格式重排到厭世？實測Gemini in Sheets，丟上月報表當範本，排序小計公式一次到位

早安呀！貓貓表示：贊助區已開放，罐罐補貨需要大家的力量！

最近在社群上看到一個示範：把原始報表資料丟進 Google Sheets，打開 Gemini 側邊欄，一句話就整理出跟上個月一模一樣的格式，排序、小計、公式全包。

這⋯⋯黑魔法吧？

所以我去試了，請 Gemini in Sheet 看著 6 月的數據報告，把 7 月的原始數據整理成報告的格式。結果它真的做到了！有夠實用。

我把實測心得，整理成圖卡給你！

還有哪些情境想靠 AI 幫忙？點此留言，向我許願吧！

Gemini in Sheets 是什麼？

Google Sheets 右上角有個 Gemini 圖示，打開就可以在側邊欄使用 Gemini。你用自然語言下指令，它直接幫你改：排序、加公式、插入小計列、條件格式都行。企業方案主要支援 Business Standard／Plus 與 Enterprise Standard／Plus，個人帳號則需 Google AI Pro 或 Ultra。各方案都有使用量限制。

有原始數據和完成的報表，它可以參照整理

我在做月報的情境超常用到：每個月都要整理數據成效，有固定的報告格式（欄位和計算規則）。我從後台取得當月原始數據，自己調整格式、刪除不要的欄位，做成報表。現在 Gemini in Sheets 可以參照上個月的報表，將本月原始數據改成和月報相同的欄位結構與計算邏輯。

prompt 要怎麼寫？我的做法

在原始數據的檔案中，開啟側邊欄 Gemini，這樣問：「把這個資料表的數據，整理成跟我指定的檔案一樣的排序方式、小計位置和總計格式。」Gemini 會產生執行計畫（排序、算小計、寫公式、套格式），你看過計畫後按核准，它才會動手。不滿意可以繼續補指令微調。

在哪裡指定參考檔案？

在側邊欄對話區塊可以加入「雲端硬碟檔案」，選擇你指定參考的上個月報表讓 Gemini 參考。這個檔案你要有檢視權限。

AI 這麼方便，還需要學公式嗎？

資料量大、來源太多或規則複雜時，Gemini 可能只讀取部分內容，造成欄位遺漏或公式錯誤。可以先指定特定分頁或儲存格範圍，把任務拆成幾個步驟。若是每月固定重複的計算，也可以請 Gemini 協助寫出公式、QUERY、樞紐分析表或 Apps Script，之後直接重複使用。

AI 做完，不代表可以直接交報告！！

完成後至少檢查：原始筆數是否一致、公式範圍是否正確、小計與總計是否吻合，以及有沒有遺漏分類。涉及客戶、營收或其他敏感資訊時，也要先確認公司的 AI 使用規範與帳號資料政策。

訂閱《一天一AI》日報，每天跟你分享超實用的AI小技巧！

延伸閱讀：
Gemini完整教學地圖！Notebooks、Spark、提示詞架構全打包

周報自己整理到厭世？實測Gemini Spark，可讀Gmail和日曆，每周五自動寄給團隊

延伸閱讀

每天8點自動發 Threads！用Claude Code做出「口吻像你」的機器人，非工程師60分鐘搞定
家人過世留下股票怎麼處理？不能直接賣！過戶流程、遺產稅計算一次看
「加入《數位時代》LINE好友，科技新聞不漏接」