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親子

會議變成老闆一言堂?讓員工在會議上暢所欲言的6個方法

遠見雜誌

更新於 02月23日12:36 • 發布於 02月25日09:00 • 實習記者林芸懋

根據調查,高階主管平均每週高達23小時都在開會,但是,會議是否都有發揮效用則不一定。會議通常也是檢驗領導力的重要場域,如果員工不願在會議中分享意見,只在「會後會」私下表達看法,恐令公司士氣低落、績效降低。想要聽到下屬真正的想法,真正發揮會議效益,領導者可採取6個方法,打造溫暖舒適的會議氛圍,鼓勵員工發言。

教室裡有一群正在討論園遊會攤位的高中生。在台上主持會議的那個學生,是班上最活躍、最有話語權的領頭羊,他眉飛色舞談論著心目中最棒的攤位和活動策略。台下有些人低頭滑手機,有些人仰頭皺眉,但沒有一個人舉手發言,投票表決時也全體通過。

結果,一到放學時間,學生們聚在一起,抱怨著剛剛的安排,並且熱烈分享自己的意見。

如果這種場景發生在學校內,最壞的結果,就只是留下不太愉快的活動記憶,但如果公司內部的例行會議也是如此,那就是管理者行動的時候了。

員工不願意在會議上發言,卻在私下的「會議後會議」中暢所欲言,不僅會對公司和員工本身產生好幾種負面影響,影響程度還遠比想像得更嚴重。

員工不願意在會議上發言,卻在私下的「會議後會議」中暢所欲言,影響程度還遠比想像得更嚴重。取自pexels
員工不願意在會議上發言,卻在私下的「會議後會議」中暢所欲言,影響程度還遠比想像得更嚴重。取自pexels

員工不願意在會議上發言,卻在私下的「會議後會議」中暢所欲言,影響程度還遠比想像得更嚴重。取自pexels

無效會議等於浪費時間和產能

淪為形式的會議,可說是公司浪費數種資源的罪魁禍首之一。首先,這相當浪費所有與會者的時間。

《哈佛商業評論》所報導的美國一項研究表明,現今高階主管的開會時長相當驚人──他們平均每週都會花23個小時在會議上,這還不包含突發的會議時數。

員工當然也必須花費時間參加會議,因此,一旦會議流於形式,毫無產出價值,不僅會浪費他們的工作時間,更是剝奪或打斷他們專注工作的時間,降低他們的創意或效率。

長此以往,公司浪費的不只是時間,更包含失去的生產力。

此外,無效會議還將降低員工的幸福感。北卡羅來納大學的校長教授史蒂文.羅格爾伯格(Steven Rogelberg)曾進行一項研究,結果發現會議的效率程度和員工的工作滿意度相關。

如果員工覺得自己沒有權力說實話,可能就不願意發言,或是只願意說出老闆愛聽的話,這不僅讓公司的士氣低落、績效不佳,更重要的是,員工只在「會後會」才說出該在會議上說的話,無法讓公司做出最好的決策。

領導力教練蘇珊.露西亞.阿農齊奧(Susan Lucia Annunzio)認為,在討論困難複雜的議題時,相當需要經歷豐富的領導小組全心投入,如果大家不願意充分討論、坦承所有意見,關鍵決策的討論過程難免倉促不周。

若開會時所有人能充分討論、坦承所有意見,對關鍵決策幫助極大。取自unsplash
若開會時所有人能充分討論、坦承所有意見,對關鍵決策幫助極大。取自unsplash

若開會時所有人能充分討論、坦承所有意見,對關鍵決策幫助極大。取自unsplash

讓員工勇於發言的6個心法

那麼,領導者該如何減少「會後會」召開的機率,同時在正式會議上讓員工自發提供寶貴意見?

阿農齊奧提供了3個可在會議上施行的方法:

肯定提出異議的人:即使不同意某項意見,領導者也不應立刻打斷或反駁,而是表達感謝,並詢問這能如何解決問題,或帶來什麼利益,以此展開更有生產力的討論。

在定案前邀請與會者發表意見:在各種想法或計畫拍板定案前,可以要求所有人立刻表示同意,或是說明反對和擔憂。

親自開啟爭議話題:由領導者開啟爭議性話題,能鼓勵員工發言,讓會議氛圍更開放和誠實。

《商業知識庫》(Business Knowledge Source)的一篇文章,也傳授管理者兩個實用的改善措施:

打造舒適的會議環境:領導者可以制訂會議規則,禁止與會者打斷發言、禁止使用無禮或情緒性的用詞,並讓所有人知道,不管他們的意見聽起來有多不切實際或瘋狂,都會好好被聆聽。

限時小組討論:比起面對數十人,人們在小組中總是更覺得自在安全。領導者可設定小組討論時間,為較內向寡言的員工創造更舒適的環境,並要求所有人作筆記,這樣在回到全體會議時,就能獲得更多需要討論的意見。

再一個方法也是最重要的一點,領導者必須展現出渴望聆聽各種意見的開放心態

《哈佛商業評論》的一篇文章指出,領導者應當表現出正向的傾聽態度,在他人發言時,可以直視對方,不時點頭,表現出尊重與在意,並且在發言結束後,簡短重述對方的意見,讓對方感受到重視與肯定。打斷發言、以攻擊性態度立刻反駁對方,甚至是出口斥責,則是扼殺發言風氣的大忌。

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