【工作做不完都在弄 PPT】主管別再要求員工頻繁報告！主動掌握進度讓成果最大化
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你是一個會要求員工不斷報告工作進度的主管，還是讓他們專心做事，自己會去主動了解的主管呢？職涯教育專家建議，與其叫員工製作完美的簡報資料，不如利用「文字報告」與部屬頻繁交流；比起怎麼運用投影片效果，讓屬員們養成用文章來彙整的習慣，才是主管應給予的指導。
文 / 福山敦士，譯者 / Yoshi
切勿苛求底下員工要頻繁報告、聯絡、商量，過度要求，反而會讓部屬消極報告。
你之所以擔心部屬的工作表現，是因為業務流程、教戰手冊尚未準備好的關係，儘管你得為成果負責，但也不要打斷對方的專注力。
主管和員工的溝通相關思考方式，可以分成「提出者責任」和「接受者責任」兩者。提出者責任，是指責任在部屬身上；而接受者責任，則是責任在主管身上。
理想情況是，主管須採取接受者責任，也就是不管屬員向主管商量或匯報什麼事，主管都要為這些事負責，並準確了解報告內容。
如果主管採用提出者責任，往往會從指導、評判的角度看待事情，把注意力集中在對方犯的錯上，「報告寫得不好」、「格式沒做好」、「會議紀錄不符合要求」，導致部屬永遠都在製作完美的資料。
如果從幫助公司實現淨利最大化的角度，這些問題就顯得微不足道，而且是在逼迫員工做額外的工作，妨礙他們發揮本來應有的生產力。
關鍵不在於要求屬員要頻繁報告、聯絡、商量，而是主管要自己從中主動獲取資訊。
利用文字報告與部屬頻繁交流
我在上一份工作時，某些主管的思考方式是提出者責任；有的則是接受者責任。當我在一位提出者責任的主管下面辦事時，我用 Excel 彙整了報告數字，光是數字裡半形全形混用，他就會罵：「這是什麼東西？你打算提供這種資料給客戶嗎？」
我認為點出這個問題本身沒有錯，但當時我常常為此加班，而我不明白這種加班是否會影響成果，也覺得這個經驗，並沒有讓我得到什麼正面收穫。
我的下一個主管，則是採用接受者責任方式，他說：「報告資料可以是文本、Excel 或其他任何形式。」因此，從提供實際數據到諮詢意見，我可以輕鬆以文章形式提交給他。
這增加我們互相交流的次數，我的工作成果也有飛躍性成長，因為我不必花時間修改資料，能專注在我本來該做的事務上，而且與主管間的溝通也很順暢。
主管須以接受者責任的方式去看待提交上來的資料，只要主管不苛求要頻繁報告、聯絡、商量，團隊就可以繼續推進他應當做的工作。
順便提一下，亞馬遜（Amazon）禁止使用 PowerPoint 來製作簡報資料，因為它會讓資料結構變得很單一，動畫效果則會掩蓋掉內容，讓人很難深入討論。
做簡報時，需要與主管分享自己的思考過程，最好的辦法是用文字彙整並傳達，而不是利用 PowerPoint。
事實上，越仔細研究簡報用的企劃書，企劃書就會越修越好，而這些過程需要的是文字交流。比起怎麼運用投影片效果，讓屬員們養成用文章來彙整的習慣，才是主管應給予的指導。
與其把報告做得漂亮，不如做得粗糙
在我的公司，也鼓勵大家用文本形式製作報告，但是，有些人還是會想用 Excel。當他們在製作精美圖表時，反而失去儘早得到反饋的機會。
事實上，有些人太過於拘泥細節，有時候甚至花上一週都還沒做完簡報，雖然將資料彙整完美，的確會有一種大功告成的成就感，但如果拖到時間，反而錯失商機。
一年有 365 天，52 週，除去大型連續假期後，大概也只有 50 週左右，換句話說，拖延一週，等於損失了 50 分之 1 的時間；拖延兩週，則是損失了 50 分之 2，決策時間也會因此受牽連，導致公司失去判斷良機。
即使耗損只有 2％，累積起來還是很可怕。如果只是一個人倒還好，但若關聯到整間公司的話，最終很有可能造成高達 10 億日圓、100 億日圓規模的虧損。
主管的工作不是一直要求部屬要報告、聯絡、商量，而是要自己主動去掌握資訊，讓部屬專心工作，讓成果最大化。
Point：主管的工作是管理事務、掌握現狀、接受資訊。
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*本文書摘內容出自《讓部屬拿出能力的方法》，由 大是文化 授權轉載，並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題。圖片來源：©Natee Meepian’s via Canva.com。
（責任編輯：陳可錞）
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