從非必需品到組織必備良藥，知識管理 AI 解方
「叡揚資訊在 2023 年 3 月初通過了 ISO 30401：2018 知識管理驗證。是由 SGS 頒發的全球首家資服業者。
ISO 30401 知識管理驗證是指企業對於知識的創造、獲取、留存以及如何充分運用的有效方法，這在每個組織都不盡相同。在過去，我們只能仰賴相互的參訪觀摩以及參加競賽來精進改善；現在，通過驗證，有了依循的規範及標準。
叡揚創新協同事業處處長王瑞斌表示，從專案啟動到取得證書的半年裡，在專業顧問的課程引導下，以部門執掌來分組，對執行業務所需的知識，進行了全體的大盤點。原本預期簡單的 「資料整理」就可以搞定，然而，隨著越來越多的知識缺口被挖掘，深刻體認到 : 大盤點必要的性。而盤點的意義，在於發掘、填補知識缺口，將隱性知識外顯化，並妥善保存下來。
這讓人聯想到幾家國營事業客戶所面臨的退休潮挑戰。大量資深工程師、老師傅陸續申請退休，在這個世代交替的過程中，要想讓老師傅們的技能以及 Know-How 都能被有效的發掘並妥善的傳承下來，靠的就是系統化的知識管理手段。
利用這次機會，對於許多以不合時宜的既有程序及資料，進行了微調、整頓、翻新。如果，長期人力不足及高流動率是將來企業經營的常態，那麼，透過這樣的持續改善提升，未來能以兩個人來做三個人的事，將會變得非常高效。聯新國際醫院院長室助理副院長張玲華為院內知識管理總召集人曾表示：「標準化能幫助第 5 個人跟第 1 個人做的一樣好，而知識管理能讓第 100 個人做得比第 1 個人更好！」，這就是 PDCA 持續改善的威力。
ISO 30401：2018 知識管理系統 _Annex SL 架構
缺口補齊、內容調整正確之後，自然是進入整理、入庫、留存的環節，這正是叡揚在軟體方面的擅長強項。但是在資料就定位之後，如何在未來被充分有效的運用？我們更可以從中感受到工具軟體好壞帶來的巨大差異。
快速精準的全文搜尋引擎、AI 推薦相似詞
過去在做知識的瀏覽及查找時，靠的是專家的整理、分類、標註及內文中的關鍵字，可以想像得到這是個耗費心神的任務，並且，一段時日沒整理，資料就不好找。後來更引進了群眾智慧的概念，讓大家一起來標註，這個做法確實增進了效率、即時性，但總歸還是仰賴人工。
近幾年，隨著語意分析技術及各類機器學習演算法的快速進展，叡揚也大量採用來做智能輔助，讓沒時間被標註整理的資料，也有機會被查找出來再利用，所以在很多功能中都能看到這些技術的身影，巧妙地融合了專家、群眾、演算法的成果，知識管理系統大大升級變得更聰明。
以文找文自動推薦、延伸閱讀
對於近期興起的大型語言模型（LLM）風潮，目前正在快速的變化發展，叡揚除了高度關注之外，也已經將之納入產品規劃中。未來期望能在企業端建置，在確保資料不外流前提下，協助客戶生成可信賴而又不超越授權的內容。近期經過測試發現，大型語言模型除了生成內容這用途之外，拿來做語意分析，效果非常的好，這也有助於讓系統更加智能。
紙本文件快速數位化 – OCR 擷取內文索引
紙本經掃描產生的電子檔案，透過叡揚 OCR AI 技術，有機會辨識並擷取出內容文字，在搜尋引擎索引中，供使用者進行內文查詢。
此次通過 ISO 30401 驗證，叡揚以自家知識管理導入顧問方法及自家軟體產品來應對 SGS 的稽核。目前，除了已經著手開始調整顧問課程內容以更符合 30401 條文外，在產品功能上，也激發出很多具體可行的改良點子，未來渴望逐步實現，助力企業無痛轉型，一同朝向永續發展前行。
（圖片來源：叡揚資訊；資料來源：叡揚資訊）