微軟：遠距辦公讓員工有數位超載的過勞現象

受到疫情防護政策影響，混合辦公模式成為新常態，雖然提升工作彈性，但工作壓力也隨之攀升，為了有效舒緩混合辦公需求，微軟提出相關的解決方案給業界參考。

微軟在今年三月公佈的 2021 工作趨勢報告中指出，數位超載已成為混合辦公新時代的迫切問題，全球受訪者有 54% 表示感受到工作過度，39% 則指出自己是明顯疲勞。

如今，微軟工作趨勢指數Pulse 報告指出，用戶有「數位超載（digital overloads）」的過勞現象，顯示遠距辦公雖帶動生產力提升，然而長時間面對大量會議與資訊，有損員工身心健康、連帶也對企業營運造成影響。

微軟統計，Microsoft Teams 用戶數大幅成長，截至今年 4 月全球每日活躍用戶數已達 1.45 億人，比去年同期成長約 2 倍。而在過去一年裡，Microsoft Teams 用戶的每週會議時間大幅增加 148%；Email 發送量也爆增 406 億封。

此次微軟釋出的新工作趨勢指數報告 ─ Work Trend Index Pulse Report 當中發表一項由微軟人因工程實驗室（Human Factors Lab）執行的研究調查，針對微軟及非微軟員工進行 EEG 腦波檢測，實驗組連續參與四場 30 分鐘的視訊會議，中間沒有任何休息；對照組則在每場會議之間休息 10 分鐘，結果發現腦部活動的表現大不同：

• 腦部 Beta 波隨工作時間增加而明顯上揚：實驗組因為無法獲得休息，腦部 Beta 波愈來愈高，代表壓力累積；對照組因獲得短暫休息，在所有會議結束時，腦部 Beta 波仍維持穩定。
• 左右大腦額葉波不對稱（frontal alpha asymmetry）：實驗組因馬拉松式地參與會議，左右大腦額葉波出現負向不對稱，代表專注力下降；對照組則出現正向不對稱，仍能維持高度專注力。
• Beta 波陡升陡降：一場會議結束後立即進入下一場，使得實驗組的腦部 Beta 波在短時間內暴衝又滑落，在腦電圖上呈現許多針狀尖峰；尤其是在會議結束及開始前，壓力明顯上升。對照組不但較少針狀尖峰，而且在休息時十分鐘內，Beta 波明顯下降，代表壓力減輕。

此實驗帶來三項關鍵啟發：

• 會議之間短暫休息，能讓腦部「Reset 重新開機」，減少壓力的累積。
• 不間斷的會議將降低專注力和投入能力。
• 會議之間的轉換期，可能是高壓力的來源

換言之，這項最新研究顯示，居家工作若無適度休息，壓力將大幅增加，專注力也隨之下滑；而最簡單的解方就是：短短 5 到 10 分鐘的休息，伸展、喝水、讓思慮放鬆，就能維持效率。

此外，微軟還透過 Microsoft Teams 的 Together mode 能幫助減緩會議中的疲勞；利用 Virtual commute 功能重新設定工作與家庭生活的界限；而 Microsoft Viva Insights 則整合了 Headspace 冥想和正念功能等等。至於 Microsoft Outlook 最新發表的自動排程功能，在會議時程設定完成之後，系統即自動縮短會議時間 5 至 10 分鐘，作為休息空檔，讓遠距辦公者能確實休息。

如此一來，不僅改善員工身心健康，也有助於管理者強化團隊向心力、為企業營運效能加分。

微軟表示，如何重新找回工作團隊的緊密連結，在這個邁入辦公新時代的轉型期，顯得格外重要。微軟不斷透過調查分析，找出混合式辦公帶來的問題，提供企業管理者思考調整的契機，此次發表的報告結論及相關軟體工具，只是微軟造福新時代辦公族群及企業效能的一個開始，未來微軟將持續發現問題、推出更多功能來助力個人、企業與組織。