五個 Google Workspace 小技巧：快速分類信件、用 Gmail 安排會議、待辦事項這樣輕鬆記
讓工作更省力
年假剛結束，大家心都收回來了嗎，如果你也是在工作中會用到一堆 Google 服務的人，不妨來看看 Google Workspace 官方提供的 Gmail、Google 文件、Google 試算表等小技巧，幫你家被工作校褸，還可善用對話式 AI 服務，前身叫做 Bard 的 Gemini 來快速統整，消化大量資料！
（圖片來源：Unsplash）
Gmail
＊用「類別」分類信件＊
不少人上班的第一步，就是打開電子信箱處理郵件，但信件一多，重要的信很可能就會被淹沒，混雜在大量累積的郵件資訊當中。這時候可以善用 Gmail 的「類別」，讓機器學習根據不同訊號，對信件進行分類，幫助收件匣中的雜亂資訊更易於瀏覽，另外也可以手動建立「標籤」，進一步根據自身需求來分類、整理 Gmail 的郵件
▼點選 Gmail 左邊的底部的「更多」
▼往下滑，即可看到「類別」和「管理標籤」的選項，就可以在這邊快速地分類信件啦
＊優先收件匣＊
也可以點開頁面右上角「設定」中的「收件匣」，在「收件匣類型」中，選取「優先收件匣」將郵件分為「重要」、「未讀」、「已加星號」和「其他」等類別，幫你快速整理累積已久的信件、辨識緊急訊息，以快速回信
或也能啟用「多個收件匣」的設定，來根據各種主題和工作項目幫助你過濾郵件訊息，你也可以在設定選項中開啟 Gmail 的智慧撰寫功能，藉由採用 AI 技術產生的自動提示內容，來撰寫英文信件
＊用 Gmail 安排會議＊
Gmail 能讓你在不用切換頁面的情況下，串聯 Google 日曆窗格以及 Google Meet，快速進行會議安排。換而言之，當使用者啟用新的 Gmail 安排會議功能，就可直接在郵件撰寫頁面中「建立活動」或「查找你有空的時間」以安排會議時間，螢幕畫面無需跳轉到 Google 日曆分頁，就能快速發送附有會議詳細資訊的電子郵件。除了工作日程的安排，年後要與分散各地的同事在線上開會，也能透過 Gmail 頁面中的 Google 日曆窗格，快速發送有 Google Meet 視訊通話連結的聚會邀請
Google 文件
＊「＠」不只能 TAG 人＊
此外，使用者更可以在 Google 文件中，以輸入「@」的方式，呼叫出「會議紀錄」的智慧型方塊，並一鍵快速連動已發起的會議通知，建立包含「時間、地點、參與人員」在內的會議筆記和待辦事項。「智慧型方塊」的選擇不僅限於安排會議，還有能在文件中與工作夥伴共同編輯的「電子郵件草稿」、「日曆活動草稿」等功能，且可快速連動發到 Gmail 和 Google 日曆中
順帶一提，如果你正在進行的是比較長期和複雜的工作項目，除了可以用「@」快速建立上市內容追蹤、專案資產、追蹤審查或產品藍圖等，常見工作項目的表格範本，更能透過在文件表格中插入「日期」、「檔案」等智慧型方塊，來製作各種個人化且整齊有條理的文件
在 Google 試算表中，也可以在「下拉式選單」中，建立工作狀態列，來一目了然自作計畫的完成進度。除此之外，也能運用函式功能，來追蹤計畫預算、使用條件格式設定替儲存格著色，或凍結工作表的某一列來，讓 Excel 更容易於閱讀。而上述提及的每項編輯功能，都能夠透過設定文件共用，讓你與工作夥伴一起提升線上協作效率
Gemini
年後隨著開工、開學，一定有許多計畫紛紛準備啟動。無論是想在新的一年執行思考許久的運動計畫，或是列出整年度的推薦讀物與閱讀計畫，Gemini 都能提供相關建議與規劃方向，成為你制定計畫的小幫手。不久之前，採用 Pro 模型的 Gemini 也已正式支援繁體中文，帶來更進階的邏輯推理、歸納總結等能力，幫助使用者能夠更便利、快速地協作（：Gemini 怎麼念？谷歌宣布 Bard 改名為 Gemini 付費版本 Advanced 訂閱月費出爐，臺灣能用）
例如，若是想要制定一個已經擱置許久的運動計畫，幫助自己養成定期運動習慣，就可以透過 Gemini，來了解有哪些運動類型比較適合初學者、建議安排的運動時間、甚至是在運動次數與日程上的規劃建議。Gemini 會進一步整理相關參考資訊與建議，並提供三種不同版本的回應，讓你可以挑選最適合自己需求的版本，邁出規劃第一步
如果想讓 Gemini 提供的回覆內容更加精簡、回答方式更口語，或是希望加入更多補充說明，透過回應下方的「修改回覆」，你可以依照自己的需求，讓 Gemini 以不同風格來調整並修改回覆內容
除此之外，Gemini 的回答內容，也能夠以表格方式呈現，同時提供匯出表格功能，幫助使用者快速整理相關資訊與提供建議，並進行後續修改調整。以剛提到的健身計畫為例，Gemini 可透過表格方式，清楚整理出不同類型的運動項目、依照日期規劃，並提供動作指導說明與注意事項等等。還能透過內建的「分享及匯出」功能，將 Gemini 所提供的計畫建議以 Google 文件等雲端檔案形式匯出，方便後續的計畫修改，並在執行計畫過程中補充紀錄與追蹤調整
以上是關於 Gmail、Google 文件和 Gemini 的一些小技巧，提供給有需要的人參考，當已經工作到焦頭爛額時，不妨就善用 Google Workplace 裡頭的各種功能，來讓工作更有效率吧
（新聞來源：Google 新聞稿）
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