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科技

超越 Excel 和 Google Sheets!No Code 工具 Airtable:管理專案進度、製作圖表都能輕鬆搞定

FC未來商務

更新於 03月05日00:25 • 發布於 03月04日23:00 • NoTime NoCode

本文經 NoTime NoCode 授權轉載

過去在我們 NoCode 工作術系列文章中,大部分都會運用本篇想跟大家介紹的 No Code 資料管理工具——Airtable!

你可能會好奇,為什麼大部分的 No Code 自動化場景,會選用它作為管理資料的資料表工具,而不是使用 Excel、Google Sheets 或 Notion?這次就讓我們介紹 Airtable 的優勢及好用的原因,推薦大家一起來體驗這個強大的 No Code 資料管理工具吧!

為什麼推薦 Airtable 資料管理工具?

Airtable 就像是你的多功能助手,讓資料和專案管理變得簡單易用。無論是整理內容、建立表單,還是管理專案進度或製作圖表,Airtable 都能輕鬆搞定。它甚至也與第三方工具服務整合,還能幫你自動化工作流程。

連 Airtable 官方對自己的定義,都說它不僅僅是資料管理工具,更是幫助你建立未來應用程式的平台!

只要你的情境是「需要一個後台管理資料…」Airtable 都能彈性實現。當你實際體驗後,你會發現 Airtable 不只是把你的資料整理得整整齊齊(欄位公式、關聯資料都只是基本),它還能讓你像玩樂高一樣組合你的資料畫面及工作流程,方便你用它追蹤行銷活動、客戶意見,甚至是把你的專案進度變得清晰可見,都能讓你跟團隊的協作溝通變得更輕鬆容易~

Airtable 不同情境
Airtable 不同情境介面。

我們最喜歡 Airtable 的三大特色

1. 滿足資料管理的「前(蒐集)」、「中(編輯管理)」、「後(應用呈現)」所有應用場景

Airtable 的強大之處在於能將資料表輕鬆轉化為表單,以便於收集資訊並同時自動整合這些資料回表格中。更驚喜的是,它還可以將這些資料轉換成一個互動式的展示介面,大大簡化了內部和外部協作的各種應用場景!

想像一下,你在經營一家充滿活力的生活用品和家具專賣店,熱切期待新季商品的到來。你使用 Airtable 建立了一份表單,讓供應商輕鬆填寫他們的新產品資訊,包括商品特色、顏色選擇以及選用的材質。

而供應商送出的表單資料會自動同步到你的 Airtable 資料表,這也方便你和團隊有效管理這些商品,包括了上傳後製過的產品照片、設定合適的價格和更新發佈狀態。

當一切準備就緒,你再利用 Airtable 的互動式介面,將既有商品資料轉換為一個專業的商品展示頁面。不僅能幫助門市的服務團隊向顧客展示最新商品,還能根據顧客的需求(如類別、顏色、材質或價格)進行快速搜尋和篩選,甚至直接在介面上協助顧客完成訂購和安排出貨。

Airtable 在整合前、中、後端資料應用的過程中,除了提升後台管理的效率,也優化了面對顧客的銷售人員在展示產品時的便利性和即時性,為顧客帶來了順暢的服務體驗。(延伸閱讀:透過 NoCode 網站建置工具 Softr,即使不懂設計、不懂程式也可以 10 分鐘建立一個快速實現想法的網站!

Airtable 資料管理前、中、後應用情境
Airtable 資料管理前、中、後應用情境。

2. 彈性設定自動化工作流程

除了我們之前介紹過的 3 款 No Code 自動化工具可以幫你自動化工作流程外,Airtable 也內建自動化流程的設定功能!可以讓你自由定義當某欄位變更狀態、或點擊按鈕時,觸發後續一系列的自動化流程。

舉個例,假設你是一位活動企劃人員,正在使用 Airtable 追蹤一系列迫在眉睫的社群聚會。當你將某個活動的狀態更新為「已核准」時,Airtable 就能自動對邀請者清單發送 Email 邀請,並且將活動詳情資訊無縫同步至你公司的活動行事曆中。

若想進一步提升參與者體驗,當參加者確認他們將出席活動後,你可以預設一個自動排程的作業流程,在活動結束時向他們發送一封附帶滿意度調查表的感謝信。這些寶貴的滿意度填答也將自動整合回 Airtable 資料表中,為未來活動籌備提供參考!

通過這種方式,Airtable 自動化流程不僅優化你的時間管理,也讓你能夠更專注於創意和策劃每一次的活動聚會,無需再被瑣事的事務困擾。

Airtable 彈性設定自動化工作流程情境
Airtable 彈性設定自動化工作流程情境。

3. 無縫整合多元外掛模組及第三方應用工具

在前面提到的第 2 點,能夠彈性設定自動化工作流程之外,Airtable 實際上也已經與許多常用的第三方應用工具整合好了,例如 Gmail、Google Calendar、Slack、Trello、Salesforce…等,讓你可以更好地協作、運用 Airtable 內的資料,將 Airtable 作為你跟不同應用工具之間的資料管理中心,減少需要在不同應用程式之間切換的時間,從而提高效率!

而關於 Airtable 與不同應用程式之間更多元的自動化整合應用,可以參考不同的 No Code 工作術文章,透過 Airtable 與 No Code 自動化工具的整合,涵蓋了 AI 客服回覆管理AI 文章內容管理社群貼文發佈管理信件名單發送管理…等情境。

Airtable 進階工作流程自動化情境
Airtable 進階工作流程自動化情境。

再來是 Airtable 內建的「外掛擴充模組 (Extensions)」,可以讓資料分析更加靈活深入。這不僅豐富了資料表格的呈現效果,也簡化了傳統建立圖表步驟。舉例來說,在 Google Sheets 或 Excel 中,建立圖表通常涉及從表格設定資料欄位範圍、選擇圖表類型、設置軸標籤等繁瑣步驟,且需手動更新。

相比之下,Airtable 通過外掛擴充模組 Extensions,只需幾個簡單步驟,就能在資料表旁建立即時更新的動態圖表。大大簡化了原始資料到視覺呈現的過程。

此外,Airtable 還提供了許多其他實用的模組,例如不需離開 Airtable 即可預覽資料 URL 網頁、嵌入地圖以展示不同資料的地理位置(e.g. 門市、客戶位置),甚至包括翻譯工具等。這些功能都能幫你進一步將原始資料轉為更有價值的資訊。

Airtable 外掛擴充功能與第三方整合
Airtable 外掛擴充功能與第三方整合。

結論與真心話小評比

不曉得你看完上面的介紹後,是不是也對 Airtable 開始感到好奇了呢?歡迎你透過 NoTime NoCode 的專屬連結,親自體驗看看 Airtable 的魔力!

Airtable 推薦小評比
Airtable 推薦小評比。

Airtable 很佛心的讓你在免費版就可以體驗上面提到的功能外 (會有一些用量的限制),它也是我們少數看到在資料運用彈性 + 使用者介面設計都做得很好的工具,也因此造就不同國外的軟體產品服務都會優先支援 Airtable 的資料串接及同步(e.g. Softr 網站建置工具Browse AI 資料擷取工具No Code 自動化工具),讓你能夠方便地結合不同的數位工具,以滿足現行的工作需求。

最令人興奮的是,Airtable 即將推出全新的 Airtable AI 功能。只需在資料庫中選擇簡單的指令,它就可以為你自動生成對應內容,從而節省原本需要進行的額外工具、資料串接的處理工作。這將更好地擴展你現有資料的應用範圍,為你帶來更多創意靈感。想像一下,自動為客戶意見表單草擬回應,或為你的產品和服務建立更吸睛的行銷文案,這些未來都將可以被更快速地實現!

所以,如果你對 No Code 感興趣,或想提高工作效率,一定要試用、體驗看看 Airtable 唷!

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