讓打掃阿姨用Slack，新創Pickone實施遠距辦公的心法指南
共享空間平台Pickone除了提供場地租借的平台之外，還擁有自空間品牌小樹屋，也圍繞著場地租借服務建立了活動管理平台onEvent、活動報名的金流工具Payper。
目前公司包含打掃場地空間的外勤超過30人，但卻沒有辦公室。「我們大概是少數台灣公司，人數到這個規模還是沒有辦公室的。」Pickone的創辦人暨執行長張雲淞說。
遠距辦公的第一守則：建立文化
Pickone也不是一開始就採用遠距辦公模式，重點是在創立初期只有四個員工時，就先建立起未來的公司文化：自主、信任與坦白。
自主，即是自我管理；信任，則是相信同事的能力與時程規劃；最後就是有話直說的坦白。「如果能做到這些，同事間的溝通是不需要物理距離的。」張雲淞說，而他也認為每個員工都有自己的工作方法與工作時程，也沒有權利去挑戰他人不同的作法，「像是我們技術長（CTO）都半夜開始做事，但他會把事情搞定。」
漸漸的辦公室越來越少人出現，現在一個月用不到五天的情況下，張雲淞就把租約停掉了。但也因為沒有辦公室，讓Pickone研發出一套獨特的遠距辦公模式。
註：Pickone仍需要線上打卡，並記錄工時。
PRO + OKR + ARCI：消弭遠距辦公溝通問題
遠距辦公最大的問題仍是溝通成本，所以Pickone採用積極的PRO溝通法則（Proactive、Responsive、Over-Communication），用高頻率地來回溝通，消弭遠距離的溝通成本。
Proactive：主動提出想法，看到問題主動提出，不要害怕當第一個揭露事情的人。
Responsive：看到同事丟出的問題立刻給予回應，就算當下沒有想法，也先給個「收到了，我想一下」。
Over-Communication：不斷地問、不斷溝通。
此外，Pickone也實行Google、LinkedIn等大公司都在用的OKR（目標與關鍵結果，Objectives and Key Results）管理方式。
OKR的「O」是指目標（Objectives）、「KR」則是關鍵結果（Key Results），主要用來協助員工了解最新的目標是什麼，並制定實作規劃。因為張雲淞發現，遠距辦公容易讓員工「不知道公司在幹嘛」，利用OKR讓團隊討論出大方向目標，並擬定可以量化的關鍵結果。
舉例來說，Pickone的其中的一項年度目標是「大幅提升用戶體驗」，每個專案組別會針對這個目標，再提出對應的OKR：
O：讓客戶延長租用時間的流程能更流暢
KR：客戶手機加時預訂流程可以在15秒內完成
O：系統保持穩定，遭遇攻擊時可以在短時間內恢復正常
KR：確保所有產品，正式環境資料庫完全遺失或伺服器損毀造成服務中斷可以在10分鐘內完成恢復服務
而為了準確地追蹤每個人的專案進度，則採用ARCI專案管理法則（註），明確知道每一項工作由誰當責、誰負責、該諮詢誰、誰會被知會、參與者有誰。
「ARCI」是4個英文單字的縮寫，分別是Accountable（當責者）、Responsible（負責者）、Consulted（事先諮詢者）及Informed（事後告知者）。當這4種角色各司其職時，才能有效且順利地完成工作業務。
遠距辦公的好處：珍惜會議、有益招募
但張雲淞也相當老實地說，Pickone大多時間都實施遠距辦公，所以沒有比較基準，但是他認為遠距辦公有幾個好處：
第一個是特別珍惜開會時間 ，好不容易湊出時間開會，對於開會的品質以及會議的目的、內容、時間控管都很要求，也不會把不必要的人亂加近來。
第二個則是對於招募非常有幫助 ，「大家對於遠距工作、在家工作、彈性工時還是有嚮往。」張雲淞笑著說。但他認為公司來說省下了辦公室的成本，員工則省下了通勤的時間，而且只要符合Pickone的工作模式，也可以更彈性的安排生活，讓員工對工作的滿意度提升很多。
「沒有辦公室隱含著自由的意味，大家的時間更彈性，該專注的時候也不容易被打斷。雖然溝通成本可能提高了一些，但我覺得得到的好處遠高於這個成本。」張雲淞說。
讓打掃阿姨用Slack，why not？
除了正式員工之外，Pickone有10多名外勤人員，負責自有品牌小樹屋在台北25個據點、120+個空間的清潔打掃。
「我們不外包清潔公司，小樹屋一天就要處理上百張訂單，每張訂單結束，都會有人來做基本的打掃。」張雲淞說，因為租借的時段不定，Pickone必須自行聘僱相關的外勤打掃人員。
針對這些不用進辦公室，在外奔波的外勤人員管理，張雲淞也不斷挑戰舊有的方式，「阿姨們（外勤人員）都習慣用LINE，我們一開始也用LINE通知他們，因為臨時訂位的人很多，一天也許會通知他們30次以上。」
不過，Pickone本身有開發通訊軟體Slack的推播機器人，「為什麼不直接讓阿姨們用Slack？我們還可以省下開發LINE Bot的成本。」張雲淞笑著說，儘管他們一開始也不太相信阿姨們能切換到Slack，「但我們還是幫60歲的阿姨裝了Slack。」
現在在Pickone的Slack群組中有一個清潔群組，會自動通知、推播清潔人員新的打掃目的地。「我們覺得理所當然不可能的事情，其實很多時候根本都沒有去想解法。」張雲淞說。
就像是讓阿姨們用Slack，聽起來很也許很困難，但誰知道阿姨們用起來得心應手呢？
責任編輯：蕭閔云