จุดจบคนผัดวันประกันพรุ่ง! 5 เคล็ดลับบริหารเวลา เมื่อ "เส้นตาย" มาเยือน

'ส่งพรุ่งนี้ เดี๋ยวคืนนี้ค่อยทำ'

ประโยคคุ้นเคยจากด้านมืดของจิตใจ ที่มักผุดขึ้นมาในหัวยามต้องส่งงาน และหากคุณเป็นอีกคนที่รอให้ถึงวินาทีสุดท้ายจึงจะมีแรงฮึด เราคือเพื่อนกัน

แต่แม้การรอจนกว่าจะถึงเส้นตายค่อยลงมือทำมันเร้าใจกว่า การบริหารเวลาให้ดีและการทำงานให้เสร็จก่อนเส้นตาย กลับเป็นวิธีที่ทรงพลังกว่าหลายเท่า หากจะวัดกันที่ผลงาน

"เดดไลน์" ไม่ใช่ "ไกด์ไลน์"

แม้คำว่า "เส้นตาย" หรือ "เดดไลน์" (Deadline) จะฟังดูจริงจัง แต่น่าแปลกที่คนทำงานหลายคนกลับเมินเฉยต่อเส้นตาย และมักติดนิสัยตั้งเดดไลน์เอาไว้เฉย ๆ จนบางครั้งน่าจะเรียกว่า "ไกด์ไลน์" ในการทำงานให้เสร็จมากกว่า

แต่การเมินเฉยต่อเส้นตายบ่อย ๆ จนทำให้ทำงานไม่ทันหรือต้องเร่งปั่นงานในนาทีสุดท้าย ทำให้เกิดความเครียด และอาจทำให้เผลอใช้ร่างกายหักโหมโดยไม่จำเป็น

เดดไลน์มีฤทธิ์ "อันตราย"!

หลายคนคิดว่าการ "ปั่นงาน" ตอนใกล้หมดเวลาไม่มีพิษมีภัย แต่รู้ไหมว่า "เดดไลน์" อันตรายพอ ๆ กับชื่อแสนดุของมันเหมือนกัน เพราะนอกจากสร้างความเครียดแล้ว นักวิจัยยังพบว่าความกดดันเมื่อต้องทำงานใกล้เส้นตายยังทำลายเซลล์สมอง ลดความคิดสร้างสรรค์ และสร้างความเคยชินให้สมองแล่นเฉพาะตอนเกิดเหตุฉุกเฉินเท่านั้น

เพื่อให้การเผชิญกับเส้นตาย เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและไม่หนักหน่วงจนเกินไป เรามีเคล็ดลับบริหารเวลาเมื่อต้องต่อสู้กับเดดไลน์มาฝาก

1.สร้างเดดไลน์ปลอม

คิดเล่น ๆ ว่าหากกำหนดส่งงานคือวันศุกร์ เราควรเร่งมือทำให้เสร็จล่วงหน้าสัก 1-2 วัน เผื่อเวลาให้ตรวจงาน และให้เวลาสมองได้พักผ่อนก่อนวันส่งจริง วิธีนี้เวิร์กที่สุดหากคุณเป็นคนช่างลนลานเมื่อทำงานใกล้เส้นตาย

2.อย่ามองว่า"ความกดดัน"ทำให้เครียดเสมอไป

ปรับมุมมองเรื่องความกดดันเสียใหม่ เพราะบางครั้งความเร่งรีบเหล่านี้ก็ทำให้เราได้วางแผนการทำงานอย่างจริงจัง ลองทำลิสต์สิ่งที่ต้องทำ สลับกับการดูปฏิทิน ไปพร้อม ๆ กับไล่เรียงขั้นตอนว่าต้องทำอะไรก่อน-หลังอย่างเป็นระเบียบ เปลี่ยนความกดดันให้เป็นความกระตือรือร้นและความตื่นเต้นในการทำงานแทน

3.เรียงลำดับความสำคัญและลงมือทำซะ

ก่อนถึงเดดไลน์ ลองแบ่งเป็นข้อ ๆ ว่าต้องทำงานไหนก่อนและหลัง เมื่อไล่เรียงเสร็จแล้วก็ลงมือทำได้เลย จากนั้นค่อย ๆ เช็กดูว่างานไหนต้องปรับหรือแก้ สิ่งสำคัญคือลงมือทำให้งานเป็นรูปเป็นร่างขึ้นมาก่อน สู้!

4.อย่ามองโลกในแง่ดีเกินไป

ธรรมชาติของคนชอบท้าทายเดดไลน์คือการชอบคิดว่า "เราเก่งพอที่จะทำงานนี้ให้สำเร็จได้ในเวลาอันสั้น" แต่บางคนลืมคำนวณเวลาเผื่อต้องต่อกรกับเรื่องราวไม่คาดฝัน (คอมฯ พัง ลืมเซฟงาน ไฟดับ ฯลฯ) เพราะฉะนั้นเราจึงต้องหมั่นสำรองเวลาให้งานที่เราจะปั่นด้วย เผื่อเกิดเหตุสุดวิสัย จะได้ใช้เวลาเล็ก ๆ น้อย ๆ เหล่านี้แก้ปัญหา

5.สังเกตว่าตัวเอง "ฟิตที่สุด" ตอนไหน

มนุษย์ทุกคนมีช่วงเวลาที่สมองแล่นต่างกัน บางคนทำงานได้ดีตอนเช้าตรู่ บางคนมีสมาธิมากตอนกลางคืน ลองสังเกตตัวเองว่าเราโฟกัสได้ดีที่สุดช่วงเวลาไหนของวัน และใช้ช่วงเวลานั้นทำงานที่ใหญ่และสำคัญที่สุด นอกเหนือจากนั้นก็ใช้เวลาทำส่วนที่สำคัญน้อยลงมา เช่น ค้นคว้าข้อมูลเพิ่ม หรือเช็กงานที่ต้องทำนอกเหนือจากงานที่ต้องส่ง

การทำงานในช่วงเวลาที่สมองแล่นที่สุดยังช่วยลดความเครียดจากการต่อสู้กับเดดไลน์อีกด้วย

อย่างไรก็ตาม การทำงานหวดเส้นตายไม่ใช่ทางเลือกในการสร้างงานที่เป็นมิตรต่อร่างกายและสุขภาพจิตเลย แม้เราจะบริหารเวลาในการทำงานส่งตามเส้นตายที่กำหนดได้แล้ว แต่เดดไลน์ยังอาจทำให้เกิดความเครียดสะสม และผลกระทบแง่ลบเหล่านี้ตามมา

• ความเครียดถามหา - การมีเส้นตายอยู่ตรงหน้ามีแต่จะกดดันตัวเอง คิดง่าย ๆ ว่าหากได้รับมอบหมายงานมาเมื่อ 5 วันที่แล้ว แปลว่าเราเริ่มคิดเรื่องงานชิ้นนี้มา 5 วันแล้ว ถ้าอย่างนั้นทำไมถึงไม่เริ่มลงมือตั้งแต่วันแรกที่ได้งานไปเลยล่ะ?
• เสี่ยงเจอเรื่องโชคร้าย - เพราะเราไม่รู้ว่าในแต่วันจะมีเหตุการณ์อะไรเกิดขึ้นบ้าง หากเรามัวแต่รอวินาทีสุดท้ายเพื่อทำงาน และเกิดเหตุสุดวิสัย เช่น ป่วย เกิดอุบัติเหตุ หรือหัวหน้าให้งานด่วนเพิ่ม
• เสร็จช้า เสียเปรียบ - หากทำงานเฉียดเดดไลน์มีแต่ความกดดัน ทำงานเสร็จก่อนเดดไลน์ก็ให้ผลตรงกันข้าม นั่นคือความสบายใจขั้นสุด! แถมยังเหลือเวลาให้ชิลล์กับงานอื่น ๆ อีกด้วย
• หมดเวลาแก้ตัว - งานชิ้นที่เสร็จในวินาทีสุดท้ายมักให้ผลงานที่ดีที่สุด ดังนั้นการเหลือเวลานิด ๆ หน่อย ๆ ก่อนเดดไลน์จึงมักมีเวลาให้เราได้ตรวจสอบข้อผิดพลาด หรือพัฒนางานในมือให้ดีที่สุดก่อนส่ง
• โดนทำโทษ! - ในบางครั้ง การส่งงานสายก็มีบทลงโทษ บางคนโดนปรับเงิน หรือส่งผลกระทบต่อฝ่ายอื่น ๆ ดังนั้นเพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งเหล่านี้ ก็จงส่งงานก่อน!
• เป็นคนไม่ตรงเวลา - การเป็นบริหารเวลาเป็นมีภาษีกว่าเสมอ ไม่ว่าในฐานะนักเรียนหรือคนทำงาน แน่นอนว่าการเป็นคนส่งงานก่อนเวลาย่อมมีแต่คนรักและอยากร่วมงานด้วย
• ไม่มีเวลาเหลือให้สมองได้พักผ่อน
• ถ้าเสร็จก่อน จะมีเวลาช่วยเหลือผู้อื่นมากขึ้น - สำหรับการทำงานเป็นทีม เพราะเมื่อเราทำงานส่วนตัวเสร็จ เราจะได้ใช้เวลาที่เคยลนลานกับการปั่นงานไปหยิบยื่นน้ำใจให้ผู้อื่นบ้าง ได้คะแนนจิตพิสัยไปเต็ม ๆ

การเปลี่ยนตัวเองเป็นคนไม่ผัดวันประกันพรุ่งอาจไม่สามารถทำได้ในวันนี้หรือวันพรุ่ง แต่การค่อย ๆ บอกเลิกอุปนิสัยบางอย่างของตัวเอง เช่น "การปั่นงานชนเดดไลน์" น่าจะเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีให้เราได้จัดการเวลาทำงานอย่างเป็นระบบระเบียบ ไม่สร้างความเครียดให้ตัวเอง ทั้งยังมีเวลาให้สมองได้ผ่อนคลายอีกด้วย

-

อ้างอิง

forbes.com

psychologytoday.com

timemanagementninja.com

vault.com