請大家試想一下，自己身邊感覺善於表達者，他們的電子郵件和言談方式，多半都相當簡潔。
並不是因為他們將內容簡化而顯得簡潔，而是懂得省略多餘的資訊，只歸納出最精簡的重點。溝通感覺上，並不會覺得他過於平淡，也不致於冷漠，這時候總是會認為「這個人的電子郵件一向清楚易懂」。
那麼，所謂的「傳達」究竟是怎麼一回事呢？每當想向對方表達些什麼時，腦中到底如何運作的呢？想要把表達的內容變得簡潔，首先得讓自己的腦袋清晰，這時候大腦進行的動作就是──抓重點。
聰明人懂得抓重點
我長年從事大學、入社應考等申論題撰寫的指導工作，不如就以此經驗為例進行說明吧。所謂申論題應試，就是針對某個題目，將自己的想法合乎邏輯地加以說明的考試。
為了能寫出合乎邏輯的文章，我一向指導學生使用自創的「邏輯模式」＝「四段構成」。其實不只是申論撰述而已，舉凡商業書信等各種寫作或是對話的場合，都可活用這種四段模式的技巧，將想要表達的內容合乎邏輯且精簡扼要地予以歸納。
所謂的「四段構成」如以下所述：
第一段：拋出問題→「‧‧‧‧‧‧嗎？」
這是為了表達自己已針對題目的問題點，進行思考整理，並準備針對該項議題陳述意見的開場。「雖然題目如此主張，但這是正確的嗎？」 諸如此類，將題目轉換成「是非題」藉以拋出問題作為開場。
第二段：表達意見→「固然‧‧‧‧‧‧不過‧‧‧‧‧‧」
針對自己拋出的是非題，表明個人選擇的立場。這時候，通常會引述「反對意見」，先說出「固然‧‧‧‧‧‧」；隨即再以「不過‧‧‧‧‧‧」論述加以反駁，表達出自己的意見。
第三段：展開論述→「背景原因是‧‧‧‧‧‧」、「畢竟‧‧‧‧‧‧」
針對自己為何持有如此意見，闡述個中背景、原因、歷史原委等，此為申論時最重要的部分。
第四段：結論→「因此‧‧‧‧‧‧」
整理全文，最後再次明確表示自己的主張為贊成或反對。雖然各所大學的應試申論題不盡相同，但通常申論文作答的限定字數為八百到一千字，要在如此限定的篇幅下，最好以四段構成來撰寫。
而且，我們平時經常寄出的商業電子郵件等書信，多半篇幅更短。如果在這種狀況下，試著套用四段構成作為書寫架構，將會變成以下內容：
第一段：拋出問題
新商品「○○○」真的適合於九月發售嗎？
第二段：表達意見
固然大部分的企業向來都在九月，規畫推出新商品，不過在氣候快速暖化的當今，若顧及消費者需求，應該將發售日往前訂在更早的日期為宜。
第三段：展開論述
雖然尚未得到確定訊息，不過業界中都在盛傳，我們的競爭對手 A 公司和 B 公司皆準備提早發售，各大媒體也緊盯著他們的動向。
第四段：結論
參酌以上這些狀況，我認為應該搶先A公司和B公司進行發售為妥。
以四段構成歸納而成的文章，由於展開的論述十分合乎邏輯，因此不僅能說服對方，還能讓對方心生共鳴。
舉凡公司或家裡的一切事務、腦中思緒等世事，往往十分複雜，難以一言蔽之。不過要是有了這樣的思考模式，大量的資訊內容就能精簡地整合歸納出完整的陳述。而此模式的極致，就是接下來談的── 「四句」歸納法。
「簡短歸納」很困難？訣竅在──四段構成
以申論題為例，再來說明一下。有許多從未寫過申論題的學生，無法突然文思泉湧、寫出八百字的文章。這時候我會先依照「四段構成」的邏輯模式，指導他們將接下來準備擬寫的內容以「四句」來歸納，換言之就是：
．針對題目所言，表示贊成還是反對？
．為什麼會有這樣的想法？
．還有其他的想法嗎？
．最終的主張為何？
能依照前述要點來歸納己見的學生，在這個階段將十分清楚腦海中想要寫什麼內容，全文架構已成形。接下來，只要稍加潤飾經過重點歸納的短文，立刻就能寫出八百字的申論題作答。而且還能隨心所欲地發表自己的主張，將想法傳達給閱讀文章的人。
不過，有些學生就是學不會抓重點，無法將該寫的重點歸納成簡短的文章。像這樣的學生往往會漫無目標地寫出內容鬆散、拖泥帶水的八百字文章。 想當然耳，由於從文中看不出撰寫者的主張為何，因此這篇申論文肯定無法合格過關。
換句話說，這些學生可能無法思考關鍵：想做任何表達時，最小單位為「四句」。
比方說論文寫作，往往需要先釐清自己的研究主題為何，然後針對主題闡述假設觀點；接著寫出足以佐證的實驗結果，以及相較過去的研究結果，為何自己的研究略勝一籌的要點；最後，再根據前面所述導出文章結論「因此我反對○○說法」。
其實歸根究柢來看，論文就是以這樣的「四句」邏輯堆疊架構而成的文章，不是嗎？若以此模式思考，小說也是一樣的道理吧。主角內心浮現某個疑惑或疑慮，但卻苦惱著「真的是那樣嗎？」就在此時，他忽然巧遇以前的友人而靈光一閃，或是發生了平常不會發生的狀況，導致他發現了什麼重要的線索，最後他終於確信「自己的猜測果然沒錯」。
所謂的「起承轉合」同樣以四個段落來構成，這和我所說的「四段構成」極為類似。
就此看來，其實所有想要傳達給他人的事物，基本上都屬於「四段構成」，換言之不就是「四句邏輯」嗎！更進一步可以直言，世間萬物的構成，就是由所謂「四句」的小積木一一堆疊而成的。
基於此故，養成以「四句」思考、書寫、說話的習慣，正可謂培養「表達力」的捷徑！
（本文摘自《關鍵「四句」！日本熱銷 250 萬冊溝通大師的精準表達術》，商周出版）
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