最高效的會議是「全員閉嘴」！一圖看：亞馬遜如何用「強制默讀法」提升開會效率

如果是一般公司，應該都會要求製作會議報告的人，必須先向其他出席成員說明議案的概要。但亞馬遜不採取這個做法，而是各自默讀眼前預先準備好的會議報告。

即使開會前已寄出報告，依然會保留一頁式簡報 5 分鐘、6 頁式報告 15 鐘的閱讀時間。 這段時間重要的是保持沉默。在大家各自閱讀時，完全不接受提問。

良好的報告與靜默，排除無效率的提問

亞馬遜在決策會議中採取這樣的做法，當然有它的用意。

假設由製作報告的人在會議一開始口頭說明概要，正在說明第二頁時，某個與會者因為在意某個說明而插嘴：「請問一下！」很容易發生這種中途被打斷的狀況。但實際上或許第 4 頁的內容就能澄清他的疑問。

提問人由於還沒掌握住整份報告的內容，因此會產生疑問。在進行簡報時，常會發生中途有人發問，簡報者表示「這部分後面會說明」的狀況，就是同樣的情形。

貝佐斯非常討厭這種情況。詢問已經寫出或預定說明的內容，就是浪費時間。

閱讀時遇到不明白的部分先打問號，若之後某一頁說明了，就把問號畫掉，只需提問最後仍留下的問號，這樣可以節省更多時間、效率更高。基於這個想法，所以把開會一開始保持沉默各自閱讀制訂為規範。

對於決策會議，貝佐斯徹底要求必須先安靜閱讀報告。閱讀完畢後，主持人會詢問：「有沒有問題？」然後再進入討論。

有些主持人會在討論前先簡述報告摘要，但這並非絕對必要。經過 15 分鐘，所有與會者都看過一遍報告了，就可以立刻開始討論。

另外，亞馬遜認為最理想的會議是讀完報告後，不需任何提問就安靜結束的會議。

如果是一頁式簡報，讀完後主持人詢問：「有沒有問題？」若沒人提問就代表通過。即使是 6 頁式報告，也是逐頁詢問有沒有問題，6 頁都沒有疑問或擔憂的話，就會直接宣布「依照內容進行！」結束會議。

創意激發會議則另當別論。以決策為目的的會議，只要沒有人提出質疑，就不必再討論，只需同意內容就能結束會議，這在亞馬遜被認為是最理想的會議。

（本文摘自《亞馬遜會議》，三民出版）