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討論不聚焦、溝通就會鬼打牆!外商財務長:講話掌握3重點,就能解決 90% 疑問

經理人月刊

更新於 11小時前 • 發布於 11小時前 • 定居美德

泰國工廠的生產比計畫慢了許多。而且距離期末只剩下兩周了。部長問你:「現在是什麼情況?」你該怎麼回答比較好?

A「雖然晚了點,還是能照原定計畫生產。負責人說沒問題,所以請不用擔心。」
B「產量會比當初的計畫少 100 公斤,這段期間預估能生產 400 公斤。再兩個月就能追上原定計畫的產量。」

用數字說明,就能毫不費力地在最短的時間內用最快的速度讓對方知道。這是因為數字能先告知對方想知道的部分,簡單地表達對方需要知道的事。

說到這裡,各位可能會覺得這不是廢話嗎?可是有很多人連這種「廢話」都做不到。

3 個問題解決 90% 的疑問:何時、多少、幾%

以這種情況來說,部長到底想知道什麼呢?首先是「現在的產量」。截至目前實際生產了多少?其次是「未來的產量」。也就是只剩兩週的時間能生產多少?以及,要花多長的時間才能追上原定計畫的產量?再來就是「可能性」。目前的預估有多少實現的可能性?

除此之外,大概也想知道為什麼會延遲及該怎麼因應吧, 但部長最想知道的還是「何時」、「多少」、「幾%」。

當部長將「現在是什麼情況?」的疑問具體化之後,就會提出以下幾個問題:

「現在的產量有多少?」
「還剩兩周,能生產多少?」
「什麼時候才能追上計畫的產量?」
「目前的預估有多少(幾%)實現的可能性呢?」

也就是說,只要像 B 那樣用數字說明「何時」、「多少」、「幾%」,就能回答部長 9 成的疑問。

這種方式不只是對工廠,在辦公室向主管報告時也一樣。

「現在的營業收入是 2000 萬圓,預估未來三周能完成剩下的 1000 萬圓營業額,達成 3000 萬圓的計畫,而完成剩下 1000 萬圓的營業額的機率預估有 75% 。」

「目前的客戶人數為 300 人,只要目前的申購速度能持續下去,大概再過 3 天就能補足剩下的 100人,達成 400 人的目標,達成 95% 應該沒問題。」

一句「沒問題」卻多花將近 7,000 倍的時間調查處理

實不相瞞,我曾經說出 A 這種話,導致多花了將近 7000 倍的時間。

雖然主管詢問多次,但泰國的同事都說「沒問題」。吃完午餐,在東京總公司上班的主管對同在辦公室裡的我說:「這不可能沒問題,再這樣下去可能會出大亂子。」

「你回家拿護照,我陪你一起去泰國。」

接下來的兩周,我們都在泰國的工廠裡為了調查情況與解決問題疲於奔命。

因為沒有用數字說明,結果多花了不只十倍的時間。3 分鐘就能搞定的說明,結果卻花了兩周,也就是多達 7000 倍的時間。

由此可知,只要以「何時」、「多少」、「幾%」掐頭去尾地說明對方想知道的事,說明時間就能縮短到十分之一以下。

這不只能節省你的時間,也能避免浪費主管或周圍的人的時間,還能增加大家對你的信賴。

問題是,泰國的同事真的像他說的 A 那樣,堅信沒問題嗎?現在回想起來,我猜他其實知道有問題。但知道歸知道,卻又提不起勇氣向主管報告壞消息。然而愈是壞的消息愈要趁早報告,這點非常重要。

(本文摘自《話數》,平安文化出版)

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