工作永遠做不完、提案總是拖到最後一刻！團隊效率不彰，主管還得幫忙擦屁股！你深受這些情況困擾嗎？Cheers彙整15個有效提升工作效率的方法，幫助上班族與管理者事半功倍。
讀完這篇文章，你可以學到3件事：
- 找出工作效率不彰的根源，克服拖延症的心魔問題。
- 提升專注力才能提升工作效率，揪出導致分心的時間小偷。
- 管理者需提供明確的目標，並給予創意人員彈性的時間與空間。
英國著名博物學家湯瑪斯．亨利．赫胥黎（Thomas Henry Huxley）曾說：
「時間是最不偏私的，給任何人都是24小時。」
但是同樣的工作量，有的人毫不費勁，總能準時完成；但也有人工作產能低於平均線，常常拖垮部門進度。
深究工作效率不彰的問題，可能不在你的能力，而是你的心魔與錯誤的工作方法。
工作人提升工作效率10招
一、找出導致拖延症的根源心魔
亞馬遜暢銷書《Stop Wasting Time》作者加蘭．庫爾遜（Garland Coulson）列出5種拖延症人格：
1. 害怕失敗的憂慮者。
2. 害怕不完美，總是在修改增補的完美主義者。
3. 不懂拒絕的好好先生。
4. 缺乏專注力、無法扛下重大任務的瞎忙族。
5. 總是在最後一刻完成工作、但交件品質低落的隱性拖延症患者。
大部分的拖延症源自於「逃避」機制的啟動，逃避不完美、逃避自以為的失敗、逃避別人的眼光、逃避壓力。
加蘭．庫爾遜建議，上班族面對「心魔」，可透過自我覺察與自我評估，找到工作效率低落的根本原因，再藉著心理諮商、冥想、靜坐以及正向思考練習…等心靈療法，降低情緒對工作效率帶來的負面影響。
二、盤點工作制定待辦事項清單
緩解拖延症心理層面的問題之後，提升工作效率下一步，就要從改善、優化工作方法入手。將手上的工作一一羅列做成清單，建議可以使用雲端工具或備忘錄APP，並在電腦或手機上同步增修。這些待辦事項須定期更新，每做完一項，就打勾或畫線刪除。看著待辦事項越來越少，工作會更有動力。
三、排定工作順序，重要緊急為優先
待辦事項該從何做起？建議要標註優先次序。你可以採用美國前總統艾森豪發明的「艾森豪矩陣」工作分類法：
盤點手上的工作並畫分為「重要且緊急」的事情、「重要但不緊急」的事情、「不重要卻緊急」的事情、「不重要也不緊急」的事情4個類別。
先處理「重要又緊急」的事情，例如明天要完成的工作結案、下週要交出的提案報告；「重要但不緊急」的事情則須另排時間處理；「不重要卻緊急」的事像是寄快遞、訂會議室等，可以找代理人完成；至於「不重要也不緊急」的事情，不必列上待辦清單，有空再處理即可。
四、用番茄鐘工作法提升專注力
人類的專注時間有限，根據麻省理工斯隆管理學院講師波岑（Robert Pozen）的研究顯示，持續工作時間超過90分鐘就會疲勞、失去專注力。這時可參考企業家弗朗西斯科．西里洛（Francesco Cirillo）創立的「番茄鐘工作法」以工作25分鐘、休息5分鐘的頻率，全神貫注一段時間後，進入休息、放空狀態，再接續下一輪極度專注工作狀態，產能更高。
五、一次只做一件事，一天不超過三件
人們總是很貪心的想要一次處理完所有工作。不過，創業家蘭蒂・佐克柏（臉書創辦人馬克・佐克柏的姊姊，卻在其著作《選3哲學》中主張：
一次只做1件事，一天做3件事情就好
身兼企業CEO與母親的她認為，每天專注完成最重要的3件事，反而可以擁有愉快的人生。
六、除了專注力 還需要不被打擾的勇氣
所謂知易行難，上班族們儘管知道提升工作效率之道，但往往在實務上，可能才正要投入在某項計畫，就被其他訊息打斷……
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