跟部屬說「你一定沒問題」，反而會造成他的壓力？一張圖看懂垂直溝通技巧

即使是平時隨意交談，上司也需要發揮口語表達能力和說明能力。

舉例來說，年輕員工在面對新工作時似乎感到不安，此時你是否會對他說這句話呢？「沒問題！如果是你的話，一定做得到！」

雖然這是鼓勵對方積極正向的一句話，但年輕員工的心態未必會因為這句話就變得積極向上。

那麼，該怎麼說比較適當？

請注意，盡量不要跟對方說「如果是你⋯⋯」之類的話，以避免牽扯到個人因素。上司沒有對其他年輕員工說，只對自己這麼說，反而對當事人造成壓力，而這也與他們不想在群體中過於引人注目的想法相抵觸。

對協助內容有概念，年輕人感到安心

首先，不妨思考一下上司口中的「沒問題！」有何具體的根據。 關鍵在於「協助和時間的承諾」。

上司或前輩的支援就是年輕員工感到安心的理由。對年輕員工做出承諾，如果有不明白或不會做的地方，無論要教幾次都無妨，一直教到他們懂、會做為止。

在這個時候，上司或前輩的時間安排也要一併告訴他們。許多年輕員工可能會擔心「我有問題想請教，但上司不在」或「前輩看起來很忙，現在提問會不會打擾到他？」如果事先告知無法回應問題的時段、開會或外出的時間，能讓他們更放心地選擇合適的時機交流。

事先決定確認進度的時間也是不錯的方法。 例如「一小時後我再來確認進度，所以請先用你自己的方法做做看」等，那麼在約定的時間之前，彼此都能專心處理自己的工作，年輕員工也不用時不時在意上司或前輩的情況。

這個方法對於什麼都不懂的新進員工相當有效。上司或前輩不僅要處理自己的工作，還要關心年輕員工的工作情況，所以這個方法特別適用於入職第一年，還十分焦慮不安的時期。

另一種方法就是將工作分解成幾個步驟並設定里程碑。

不是要求他們一口氣完成所有工作，而是設定成幾個小目標，例如先確定數量、然後確實核對金額、最後撰寫淺顯易懂的說明文件等，進而輕鬆地處理工作。

就像這樣，透過言語具體地表達出來，年輕人就能安心投入工作。在「沒問題！」三個字的背後，也存在許多需要額外說明的因素。

我經常聽到上司說：「怎麼就連這種事都得一項一項說明啊！」但逐項說明這些事情所仰賴的就是口語表達能力。為了擺脫鼓勵部屬只靠精神面和毅力撐過去的傳統風氣，這也是必要的措施。

（本文摘自《新世代也能帶出班底人才》，方言文化）