沒指揮權怎跨部門溝通？經理人必備的無權力說服術與向上溝通指南
許多經理人在工作上最頭痛的問題，往往出現在跨部門合作的專案。你可能會發現，業務部抱怨行銷部提供的客戶名單不好，行銷部認為產品本身沒有賣點，產品部覺得業務專員給客戶太多承諾，工程團隊則認為產品部提供的客戶需求不切實際。每個人都有自己的KPI、資源限制和優先順序，身為專案負責人的你，只能在一場又一場會議裡疲於奔命地協調。
問題在於，你通常沒有命令這些人的正式權力。隨著跨職能團隊、跨部門專案日益普遍，中高階主管愈來愈常面臨這種「有責無權」的困境：專案成敗由你負責，權力和資源卻掌握在別人手上。強硬施壓，很容易引發反彈；靠私人交情，也很難支撐大型、長期的跨部門合作。
要讓跨部門合作產生效果，中高階主管需要一套可以發揮自身影響力的工具。《哈佛商業評論》綜合專家學者對於人際網絡、說服、衝突管理的研究，以及業界的實際領導經驗，提出一套真正有用的工具，讓中高階主管可以在沒有正式職權的情況下，依然可以讓不同部門順利合作，完成專案。
打破「穀倉效應」：善用人脈網絡
談到跨部門溝通不良，我們很容易把原因歸咎於個人：某個主管很難合作、某個部門太本位主義、某位同事總是很慢才回訊息。
但在中型與大型組織裡，很多衝突其實來自於結構。每個部門都有自己的目標、預算、人力與績效指標。業務部需要短期營收，產品部關注產品路線，工程團隊考慮技術問題，財務部則需要控制成本。當大家各自把自己的工作做好，卻缺乏共同目標與有效的跨部門連結時，自然會出現各自為政的現象，又稱為穀倉效應（silo effect）。
要突破這些封閉的穀倉，中高階主管可以運用組織內部的「非正式人脈網絡」。在這些網絡裡，有些人在組織各處廣結善緣，特別知道誰懂某項技術、哪個團隊做過類似專案，或是哪位主管擁有獨特的資源。因此他們擅長把原本不相關的技術、市場、資源或人才連結起來，找出合作的機會。
然而，他們通常都是蜻蜓點水，沒有培養足夠深厚的關係，不太能動員必要的資源與協助，有效推進跨部門合作。中高階主管本身還需要建立綿密強大的人脈網，才能了解不同部門的運作方式與利害關係，進而有效動員資源、取得不同部門的支持與協助。
換句話說，中高階主管必須雙管齊下：一方面要尋找哪些人脈擅長找出合作機會，一方面本身也要建立廣泛的人脈網絡，確保有效執行跨部門合作，破除各自為政的穀倉效應。
沒有指揮權的領導藝術：經理人的「說服力」
當你無法運用正式職權要求他人行動時，你可以發揮你的說服力，來影響他人行為。
要成功展現說服力，有六大原則可以參考。
- 喜歡原則：他喜歡你，你就能說服他。如果你和他人擁有共通點，他人更容易把你當朋友，你也就更能發揮影響力。例如，你可以和其他部門主管、甚至新上司在工作時做一些閒聊，找出共同的嗜好、共同支持的球隊、共同喜歡的電影等。
- 互惠原則：你怎麼對人，別人就怎麼對你。你可以以身作則，讓其他部門的同事及員工仿效你的作為，例如你率先示範信任他人、積極合作、在他人需要協助時伸出援手。日後在跨部門合作時，他人也更容易展現同樣的行為。
- 社會認可原則：同儕之間的水平影響力往往大過上對下的垂直影響力。執行跨部門專案時，與其親自出馬，說服其他部門的同事或員工一起協作，不如找一位該部門有影響力、也支持這項專案的成員更有效果。
- 前後一致原則：多數人會設法遵守他們公開許下的承諾。讓其他部門的同事公開且明確承諾，會在某某期限內完成專案的某項任務，會比他們私下承諾更有效。
- 專家權威原則：人們相信專家。跨部門合作時，你要展現自己的專業能力，例如你可以在會議開始之前寒暄階段，找機會自然提及自己的相關背景與經驗，建立起專業的形象。
- 稀有原則：人們對於稀有的東西會想要更多。中高階主管在跨部門溝通時，如果強調獨特的優點、獨家的資訊等，往往更容易獲得其他部門的青睞。
化解跨部門的棘手對話：破解四大抗拒溝通的障礙
跨部門溝通最棘手的時刻之一，是你覺得已經用了許多客觀數據與扎實論點來說明，卻怎麼也無法說服他人同意你的觀點。這個現象在同一部門已不少見，在跨部門溝通更是多到不可勝數。
根據研究，這類說服困境大致分為4種。
- 對方抗拒你的想法，卻不說明原因。遇到這種情況時，很多人的反應是補充更多數據、解釋更為詳盡，但這樣往往於事無補。資訊愈多，不見得愈有幫助。這時你應該明確詢問：「你認為我這個想法有哪些值得商榷的地方？」「我忽略哪些可能的風險？」
- 你認為問題出在對方。當有人否定你的想法，你卻覺得這個想法正確無誤時，你很容易認為對方是錯的，忍不住想指出對方的謬誤。然而，這時你應該找出他們想法背後的憂慮與信念。例如，你可以問：「可不可以請你舉個例子說明你擔心的風險？」「過去你有遇到類似的問題嗎？」
- 沒有互相傾聽，只有互相攻擊。覺得對方都沒有在聽自己說話，只是在等待輪到他反擊。這時，你應該先停下來確認自己是否正確理解對方的意思。你可以先總結對方所說的內容，然後確認是否理解正確，例如「在我們繼續討論之前，我想先確認一下，你剛才說xxx，所以你認為xxx，我這樣理解正確嗎？」
- 對方拒絕你，讓你陷入困境。也許對方拒絕你的建議，但卻沒有提出替代方案。在這種情況下，你很可能會想提出另一套論點來擊敗對方。但這樣不會讓你找出其他的可能性。這時，不妨坦白說出你的困境，然後邀請他們一起解決這個問題，例如：「如果我們不按照我的建議去做，或是找到更好的方案，我擔心我們會來不及。你會怎麼解決這個問題呢？」
向上管理的說服術：量身打造影響力
跨部門專案走到最後，往往還是得面對一個關卡：向上溝通。你需要上司批准預算、調整優先事項、出面協調資源，或者在兩個部門僵持不下時做出決定。這時，很多經理人會犯一個錯誤：把全部注意力放在「我要說什麼」，而忽略「我的上司怎麼做決定」。
專家建議，經理人可以依照上司的五大決策風格，找出應對之道：
- 魅力型主管：他們容易對新構想產生興趣，能夠快速吸收大量資訊，也偏好用視覺來理解資訊。但他們也從經驗學到，要現實面對最初的熱情，因此不會輕易對新構想買單。因此，在向這類主管報告時，最好是用圖表說明，同時主動說明風險與因應方案。
- 思考型主管：他們最難說服，因為他們希望看見大量數據、選項、成本效益分析等，不太喜歡冒險。面對這類主管，別只準備漂亮但簡略的報告。市場數據、方案分析、風險評估都要準備好。
- 懷疑型主管：他們對每一項資訊都抱持高度懷疑的態度，尤其是那些不符合他們經驗與世界觀的資訊。面對這類主管，你的個人信用非常重要。如果你們之間尚未建立足夠信任，可以借助他信任的第三方（例如同事或業界前輩）。溝通時也要顧全他的顏面，避免讓他覺得被你「糾正」。
- 追隨型主管：他們做決定時，很重視過去成功經驗與其他可信任人士的做法。他們真正想知道的是：「有人做成功過嗎？」因此，同行案例、公司過去的成功專案等，都比單純強調「這是最新做法」更有說服力。
- 操控型主管：這類主管受到自己的恐懼感與不安全感所驅使，厭惡模糊與不確定，重視事實與細節。他們只從自己的觀點看事情，也時常倉促做出不合邏輯的決定。面對這類主管，資料必須清楚、詳盡，而且不能用推銷的方式說服他，而是只提供他需要的資訊，然後讓他說服自己。
結論：跨部門溝通真正要管理的，是「影響力」
跨部門專案卡關時，很容易產生一種無力感：如果這些人都是我的部屬，事情就不會這麼不順利了。但愈往中高階管理職邁進，就愈少事情單靠命令就能完成。
因此，下一次跨部門專案遇到問題時，可以依據前面提供的幾種做法，讓你在沒有正式權力的情況下，能夠發揮真正的影響力，推動專案繼續前進。
FAQ
Q：跨部門合作時，往往沒有正式權力可以要求其他部門的成員執行任務，這時只能束手無策嗎？
其實還有很多方法可以運用，關鍵在於發揮權力之外的「影響力」。
Q：執行跨部門專案，很常遇到部門各自為政的「穀倉效應」，該如何解決？
運用非正式人脈網絡，一方面尋找哪些人脈擅長找出合作機會，一方面也要建立綿密強大的人脈網絡。
Q：沒有指揮權時，如何說服跨部門的同事或員工？
依據六大原則來進行：喜歡原則、互惠原則、社會認可原則、前後一致原則、專家權威原則、稀有原則。
Q：如何化解跨部門抗拒溝通的現象？
請對方說出我的建議值得商榷的地方、找出對方想法背後的憂慮與信念、複述並確認自己是否正確理解對方的意思、坦白說明自己的困境並邀請對方一起解決。
Q：如何向上溝通，讓上司接受你的建議？
依照不同類型的上司，有不同的溝通方式，例如，針對懷疑型主管，就該先建立自己的信用，或是透過他信任的第三方來說服。
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