就算是進公司第一年的新人，一定也有機會要對主管說明某些事情，來獲得主管同意。例如在公司尾牙請主管領頭乾杯，這也是重要的「簡報」。
使用數字或邏輯等語言、提高「報告．連繫．討論」的品質、讀取數據資料或是反過來製作資料等，都是為了最後對主管或客戶做簡報，以獲得「我懂了」或是「OK」等肯定的答覆。而簡報這麼重要的工作，也一樣會因為使用「數字」而驟然提高品質。
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「簡報」到底是什麼？
說明做簡報的方法之前，讓我先以一句話定義簡報：
「傳達自己的『主張』給對方，並在『短時間』之內獲得對方『同意』的行為。」
此定義中有三個重要的關鍵字，分別是「主張」、「短時間」、「同意」。
首先，每個簡報一定都有主張。如果只是陳述某件事實，那只是單純的說明而已。更進一步地，簡報對象可能業務繁忙，如何在短時間內結束簡報就成為關鍵重點。 還有，目標一定是獲得對方的同意。 我再強調一次，單純的說明稱不上是簡報。
根據上述的定義，以下介紹準備簡報時應該依循的架構。
以「3－1－3」架構來簡報
我因為工作的關係，經常有機會做簡報。我在準備簡報時，一定會利用「3-1-3」架構設計簡報。
- 3：三分鐘結束（短時間）
- 1：鎖定一個主張傳遞（主張明確）
- 3：該主張的依據不超過三個（對方能夠理解）
這個「3－1－3」架構是從公司新人到經營者，所有商務人士都應該掌握的簡報基本原則。舉例來說，假設為了加強業務能力，想參加外面舉辦的一日研討會，為了獲得主管同意，你必須向主管做簡報：
- 3：「部長，現在可以給我 3 分鐘的時間嗎？」
- 1：「其實，我想參加外面舉辦的一日研討會。」
- 3：「研討會可以彌補我不足的知識。透過知識的運用，可以更加熟練製作會議資料的技巧。研討會的日期我剛好比較有空，不會給其他同事帶來麻煩。」
特別是剛進公司不久，比起在數人面前操作投影片做簡報，像這樣以主管為對象的「小簡報」機會應該占絕大多數吧。因此，請把這個「3－1－3」當成公式確實準備，挑戰 3 分鐘結束的小簡報吧。
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兩件事，要用「3－1－3」×2 而非「6－2－6」
順便提一下，想傳遞的事情有兩件時的做法。如果因為有兩個主張，所以架構設計成「6－2－6」，這樣極可能會模糊簡報的焦點。
所以不應該採用「6－2－6」的架構，請以兩個「3－1－3」的架構準備簡報。始終都要把「3 分鐘－1 個主張－3 個依據」當成一個基本架構思考。 例如書有兩百多頁的內容，分散在數章之中，每章就是一個主張。各章之下再區分為更詳細的項目，這樣讀者容易閱讀，主張也容易傳遞。
另外，瞭解了簡報是由各細項組成一整個區塊的概念，就算主管提出意料之外的評論，你也能夠回到原項目，重新再以「3－1－3」的架構說明。對做簡報感到不安的商務人士，請務必從準備階段開始就要用心思考。
商周出版
（本文整理、摘錄自《所有老闆都看重！上班族必備的工作數字力》，商周出版）
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