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如何成為新時代的專案經理

根據估計,2027年時,專案導向的經濟活動在全球的價值將達到20兆美元;在趨勢的推進下,專業領導人要如何調整並改善專案管理流程,收穫價值數兆美元的效益?

進入21世紀,隨著當代更頻繁的組織轉型、更迅速的新產品開發,以及新科技的快速應用等因素,「專案」已經取代傳統的組織營運模式,成為這個時代的經濟引擎。

根據統計數字,到了2027年,全球從事專案管理工作的人數,可能上看8,800萬人,而專案導向的經濟活動價值,也會達到20兆美元。

為了迎接這個逐漸擴大的市場,不少具有前瞻性的公司已經有所行動。美國最大的獨立廣告代理商「理查茲集團」(Richards Group),就取消了幾乎所有的管理層級與職稱頭銜,該公司大部分的員工,只有一種職稱,就是「專案經理人」(project manager)。

當然,我們都很清楚什麼是「專案」,但「專案管理」又是什麼呢?

所謂的「專案」,就是一系列規畫好的活動,目的是為了交付某種成果,比方某種產品、某種服務、某種科技能力,而且要在有限的時間與資源內完成。

而我們現在所使用的專案管理方法,大部分發展於1970年代與1980年代,強調以標準化的流程來提高效率和產能,因此組織通常會以一套標準化的方法,來管理所有的專案。日積月累下來,這些強調標準化的做法,已經跟不上迅速變化的時代。根據調查,如今全球在進行的專案,只有35%是成功的;換句話說,我們投入的資源,有高達65%都被浪費了!

不過,這個情況可以改善,只要我們翻轉過時的專案管理思維,修練以下的六項技能,就能在這個越來越以專案為中心的商業世界裡,成為專案經理中的明日之星。新世代專案經理必備的六項技能,分別是:

1. 專案管理技能

專案經理人最基礎的技能,就是能夠運用正確的工具和方法,來決定專案是否可行。專案經理人必須善於與相關的伙伴合作,也必須知道如何有效地辨識並管理風險。

專案一旦展開,為了掌握精確的執行狀況和品質,專案經理人需要建立良好的彙報機制。如果發現計畫出現延遲或變動,專案經理人要預期會產生什麼影響,並研擬替代方案或解決方案。

2. 產品開發與領域專業

專案經理人必須對某個專案本身的各項細節,包括可以向客戶交付什麼樣的產品、技術、功能、或服務,擁有足夠的熟悉度。只有足夠熟悉這項專案,才能在合作團隊與利害關係人的心中建立威信;並以專業的語言,與專業人士溝通。

此外,要足夠理解專案,才能準確評估專案最後產生的效益,以及如何達成這些效益,抓出正確的資源與預算。

3. 策略與商業敏銳度

專案經理人需要了解自己的組織策略以及財務狀況,甚至關鍵競爭對手,如此才能把專案的效益與目的,與企業的優先要務或發展目標,產生正向的連繫;而這是贏得高層支持,並獲得資源的重要條件。

4.領導力與變革管理技能

新時代的專案經理人,需要高超的領導力和變革管理能力。他們必須知道如何打造高績效的敏捷團隊;如何在多元文化中保持良性溝通;還要評估、栽培和指導共事的執行團隊,並以每個人都能接受的方式,解決意見分歧。

5. 敏捷度與調適力

在這個充滿不確定的環境裡,專案經理人必須適應敏捷工作法,根據有限的資訊來制定計畫和決策。他們無法預知所有問題的答案,因此必須經常改變策略,甚至可能要取消專案。專案經理人應該積極的進修相關的課程,並取得認證,以建立扎實的知識基礎。

6. 倫理與價值觀

專案經理人是整個團隊的模範,要創造安全、尊重、不輕易批判他人的工作環境,讓團隊成員可以在這樣的環境裡培養信任與團結,並坦誠開放地溝通。

在專案的起步階段,就要建立一套倫理規範,做為整個專案團隊前進的指引。

卓越的專案管理能力,不只能讓工作變得更好,也能讓世界更好。如果所有的專案經理人都具備全新的管理思維,我們就能藉由提升專案執行的品質,為市場增添價值數兆美元的效益。

以上摘自《哈佛商業評論》全球繁體中文版12月號內文「專案經濟來臨!」在以專案為中心的商業世界裡,我們必須修練六項新技能,才能增進工作效益。這六項新技能分別是:第一,專案管理技能;第二,產品開發與領域專業;第三,策略與商業敏銳度;第四,敏捷度與調適力;第五,敏捷度與調適力;第六,倫理與價值觀。

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