身為主管，你或許也曾遇過這樣的情況：面試時表現自信得體的員工，進公司後的工作表現不如預期，或是團隊中有成員始終無法融入，甚至還會製造內部衝突？
不適任的員工，除了無法順利地完成日常工作，更糟糕的是，其他同事可能還需要負擔額外工作來彌補他們造成的缺失，進一步影響團隊效率。然而，用裁員與資遣的方式來處理不適任的員工不但成本高，而且傷害士氣，這往往是最後一步。主管應該學習處理不適任員工的技巧，在採取裁員和資遣之前，試著運用4大步驟，採取措施，讓不適任的員工也能充分發揮能力，成為團隊的助力。
第一步：蒐集資訊
發現不適任員工後，首先主管需要做的第一件事，就是蒐集資料。主管可以參考類似360度回饋意見評量，從同事、部屬、客戶等多個面向了解員工平時的工作表現和行為，進而更加清楚不適任員工在工作上面臨到的困難或問題。此外，主管也應該透過與員工的日常互動，觀察他們的態度和行為表現，判斷他們不適任的原因是否與環境有關。例如，新員工表現不佳，可能是因為對環境的不熟悉，導致他犯下粗心的錯誤。蒐集這些資料及觀察，能夠更有效地幫助主管釐清員工不適任的原因，並制定相應的解決方案。
第二步：一對一談話
蒐集到足夠的資訊後，接下來主管就應當準備好與員工進行一對一的談話，這場談話，最重要的便是主管需要坦誠地指出問題，這樣才能夠讓員工也能了解自身表現，並針對問題共同探索解決方案。
面談時，主管可以先以較輕鬆的方式開啟話題，例如：「你最近都還好嗎？工作上有沒有碰到什麼問題？」接著就開始進入正題，點出不適任員工的問題，並用具體例子佐證。例如，擔任企畫工作的小明總是無法提出好的企畫案。主管可以點出這個問題，並說明對於團隊造成的影響是什麼，以及為何他這個表現會被判斷不適任。
當闡述完你的想法後，主管也應當預留時間，給員工反饋自身的想法，對於工作表現或是不適任的原因進行說明。
在進行談話過程中，主管還應該了解員工對這項工作有多大熱忱，因為缺乏熱忱會降低他們對工作的投入與專注度。因此，將談話引導到這份工作可以如何協助個人和專業成長，能夠讓員工重燃熱情，並改善工作績效。
第三步：提供建議
在談完不適任員工的工作表現後，主管也應該針對員工情況提供建議或協助，可分成兩種方向進行：
1. 找出最佳切入點，重新找回工作熱情
根據研究顯示，有多達87％的美國員工無法充分發揮，做出貢獻，因為他們對自己的工作沒有熱情。因此，協助員工找到自身的興趣與熱忱，並引導他們思考如何結合自身工作，成為主管重要的課題之一。
首先，主管需要協助員工探索哪些原因可能促使他們對工作產生熱情或成就感。你可以回顧員工過去執行過的專案或計畫，詢問員工對於哪些專案的達成覺得滿足、或是有成就感；又或者你可以請員工回想哪些日常工作讓他覺得印象深刻，以及原因是什麼。
在了解員工的熱情後，主管就可以進一步幫助員工找出他的最佳切入點，也就是找出他喜歡做、且能夠對團隊或組織能有所貢獻的工作。同時，主管也應注意避免給予員工過多的任務，以免造成他們長期處於「電壓不足」的狀態，最終失去工作熱情。
2. 重新設計一份好工作
員工表現不佳，另一個可能的原因是對於工作內容感到不滿意。他可能是因為工作太簡單、缺乏挑戰性，導致自己難以從中得到成就感；也可能是這個工作遠超出他的能力範圍，讓他難以成功。要解決這個問題，主管可以與員工進行「委任對話」，了解員工對於工作內容的想法、討論他希望在團隊或專案中扮演的角色後，重新設計員工的工作任務，以確保新工作內容既富有挑戰性，又能夠符合員工的能力。
舉例來說，一位工程師被賦予開發一款新App的專案任務，但卻遲遲沒有進展。主管在談話後發現雖然這個員工專業能力表現優秀，但卻缺乏與他人溝通的能力，導致專案始終難以推進。此時，主管可以在專案的成員中找尋其他溝通能力佳的人負責溝通，讓這位工程師專注於開發App。
需要注意的是，並非所有員工都能透過調整工作內容，或找到能激勵他們的工作而改善表現。若員工在接受多次指導後仍無法達到公司期望，主管應考慮是否需要採取進一步的行動。
最後一步：資遣員工
當主管已嘗試各種方法，但員工表現仍未改善，且負面影響持續擴大時，資遣可能是最終的選擇。在決定資遣員工前，主管應謹慎評估，確保已經多次向員工反饋他的不佳表現，且已給予充分的機會改善工作流程，並遵循公司和法規進行資遣程序。
在與員工進行資遣面談時，主管應坦率、明確地告知資遣決定和原因。其次，公司還須符合法律規定，提供資遣費，並允許員工利用上班時間外出進行面談或其他求職相關活動，協助該員工盡快找到新工作。
同時，主管也應展現同理心，理解員工在面對資遣時的情緒反應，並耐心聆聽他們的意見，適當地調整自己的回應。主管也需避免表現出同情或悲傷，因為這可能會讓員工誤解，並試圖利用你的情緒。
結語
面對不適任員工，除了運用本文中的4步驟及技巧採取行動，主管也應當自我反思，檢討自己是否在面試及用人上出現問題，才能避免相似情況再次發生。處理不適任員工絕非易事，唯有透過不斷地反思和改進，主管才能更有效地管理團隊，打造高效能的組織。
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