每個公司都有自己的政策，但是，說到員工是怎麼管理自己的工作量時，很多經理人都不太清楚他們的同事都把時間花在哪裡。
同樣地，對於員工而言，最不清楚的部分就是他們該怎麼使用自己的時間，不管是工作上或是工作以外的時間。下班以後，員工要多頻繁地回覆訊息？他們必須要參加聚餐或是其他「強制的娛樂」活動嗎？經理人和客戶會期待員工及時完成臨時交辦的緊急任務嗎？他們應該要讓他們的伴侶知道，要讓他們做好心理準備，當公司高層來訪時，可能會需要深夜外出嗎？
高達八成的工作者，會在下班後查看電子郵件
這些問題至關重要，因為會直接地影響我們的行事曆，並且緊接著影響到我們分配給其他人生領域的時間。一份最近的調查發現，百分之八十三的職場人士會在下班後查看電子郵件；同一份研究也指出，三分之二的受試者在度假時會攜帶工作相關的裝置，像是筆記型電腦或是智慧型手機；而有大約半數的受試者表示他們曾經在與家人或朋友的聚餐場合，發送工作相關的電子郵件。
工作到很晚，或是需要在下班時間回覆工作相關的訊息，就意謂跟家人和朋友相處，或是留給自己的時間減少了。如果這些要求超過了員工所同意承受的，信任感和忠誠度就可能會被侵蝕，連帶著個人的健康和關係也是。
問題在於，一般而言我們並不知道這些問題的答案是什麼，直到我們身在其位。
從員工的觀點來看，有很多事情依然是無從得知。當任務和專案比原本所計畫和預期的花費了更多時間，經理人就自己猜測原因何在。是員工能力不足嗎？還是他缺乏動力？她在找其他工作嗎？他們都把時間花去哪裡了？作為表現不如預期的回應，經理人常常會要求員工做更多的事以及更長的工時。但是這個膝反射似的反應，是在要求員工比所預期的付出更多，也讓工作關係變得更緊張，甚而致使他們以微妙的方式反彈。
反彈是什麼樣子呢？大部分的時候是不經意的，我們會發現自己在做不是那麼重要的事情，在辦公桌前顯得鬆懈，跟同事聊天聊太多，並且整體的產出下降。
工時提高不代表產出增加
其他時候，我們（可能是無意識地）會假意在工作，進而傷害到公司，做那些看似是工作的事，卻不是對公司而言最要緊的事。（試想：把時間花在附加的小計畫上頭、拉攏人脈、寄出更多電子郵件，或是召開更多不必要的會議。）這種反彈行為在工時變長時，可能會有所增加。事實上，研究發現，每週工時超過五十五小時的人，生產力會下降； 這個問題還會伴隨著錯誤率提高，無端增加同事的工作量，結果是要花費更多時間，產出卻變得更少。
這種瘋狂的情況要怎麼解決呢？
「使用一份詳細規劃的、時間箱式的行事曆，有助於釐清雇主和員工之間核心的信任約定。」 經由定期的檢視，雙方都可以知道，員工的時間是否花費得當，並且協助他們把時間分配在更重要的任務上。
有位在一家曼哈頓的大型科技公司工作的廣告業務，艾波，在她的時間表中掙扎不已。為了獲得管理職，提高銷售量的壓力不斷增加，她必須要做得更多，這讓她原本友善的性情變得暴躁。這些壓力以更多的會議、未經規劃的談話，和更多的電子郵件的方式，感染了她的時間表，多餘的工作把她的時間塞滿，讓她沒有時間專注於更優先的事情上： 照顧客戶，談到更多買賣，並且展現出更好的成果。
我在艾波的辦公室跟她見面的時候，她看起來心力交瘁，只剩下兩個月的時間，她就得達到年度業績一千五百萬美元的三分之一，而我可以看出來，她心不在焉。艾波害怕自己無法達標，並且認定她自己就是問題所在──她一定是工作得不夠認真，所以還要再做得更好。
在她的心裡，「更好」的意思是花更多時間在工作上。
努力地想要提高生產力的這個想法把艾波弄得很悲慘，也導致她忽視了生活中的其他領域。但是生產力本身並不是她的問題所在，她是個生產力很高的人，可以在很短的時間內榨出很多成果，而問題在於她缺乏一個時間箱式的行事曆，再加上她畫地自限的想法，以為問題在她而非在於她的時間管理。
「我動作太慢了。」有一天在吃午餐的時候，她這麼告訴我。但是艾波沒有任何問題，她動作並不慢，可是她的確對於她的新角色缺乏必要的生產力工具。
雖然，規劃她的工作時間對她而言並不是那麼自然的一件事，艾波把她的工作天根據她想完成的最重要任務分成幾個區塊。她先劃出需要專注工作的時間，她知道製作新提案給客戶時，如果不被打斷，可以做得更快更好，每一次的分心都會讓她慢下來，而且重新開始繼續製作提案也會愈來愈困難。
接著，她保留了一塊時間，用來打電話給客戶和開會，再來是下午的時間，用來處理電子郵件和訊息。我鼓勵艾波跟她的經理大衛分享她用時間箱所安排的行事曆。
令她感到驚訝的是，當他們兩個人坐下來討論她的時間安排，艾波發現，對於她想要讓自己的一天更有規劃時，大衛表示非常支持。「他知道我當時是蠟燭兩頭燒，」她告訴我：「當我提出一份週計畫表，他看起來真的是鬆了一口氣，他告訴我，如此一來，他就知道何時可以打電話來或是傳訊息給我，而不是去猜測我是不是正跟家人在一起，這相當有幫助。」
確實把時間運用在「刀口」上
當她跟大衛坐下來談，她發現那些把行事曆塞得水洩不通的任務中，有一些對於大衛而言，與她用來談生意的時間相比，根本沒那麼重要。多虧了他們這項新達成的共識，大衛同意讓她不必出席那麼多的會議，或是帶那麼多人，並且向她再次保證這些不會對她的事業展望有負面影響，只要她把這些時間用來處理最重要的任務：增加營收。
為了讓他們保持同步，他們決定每週一上午十一點花十五分鐘的時間開個會，檢視艾波當週的計畫，確保艾波把自己的時間用在刀口上，如果必要的話，也讓他們可以彼此調整。
在會議的最後，她發現她可以對自己的工作時間安排有更大的控制權，也減少了晚上她跟手機形影不離的時間—這是她犧牲個人時間所換來的。艾波非常喜歡這個結果：能夠詳細地看出她整週的時間安排，這樣的安排符合她的價值觀，分心減少了，而最終，給她更多時間去做她真正想做的事。
（本文摘自《專注力協定》，時報出版）
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