工作向外擴張，填滿有空的時段。給的時間少，花的時間就少。
《戰爭與和平》大約五百頁的地方，托爾斯泰筆下的其中一位主角安德烈（Prince Andrei）碰到了一個還算永不過時的問題。這位理智的貴族對於俄軍改革抱持著宏大的想法，他來到彼得堡，訴說自己的想法。不久，他就進入某個重要的委員會，理論上，這是一大榮耀。托爾斯泰寫道，他赴了一個又一個的約，卻發現「為了準時抵達各個地方，這生活的構成、一日的安排把他大部分的生命力都給吸走了」。確實， 「那些日子他整天忙得團團轉，沒時間思考一件事實―他一事無成。」
一讀到這段文字，我立刻在底下畫線，畢竟，嗯，誰不會有同感呢？
有時會覺得一整週又一整週的時間全都消失在一大堆必須要做的事情當中，要在表單上簽名並掃描，要確認籌畫事宜，要安排開會時間，然後一有其他事情冒出來，作戰計畫要改變，要重排開會時間。家事、雜事、為另一天所做的準備作業，有可能會讓晚上和週末的時間就這樣消失不見。這些活動意味著我們覺得自己忙得要命。沒有人無所事事，但到了一天的尾聲，卻不太明白自己有了什麼進展。安德烈的軍隊不是這樣，我們的個人目標或事業目標或許也不是這樣。
生活中的所有管理工作與維護工作好像把時間給吃掉了。不過，這當中有個部分最是奇特，我們忙著做的事情很多其實不太花時間，最起碼根據時間日誌是這樣。幾通電話、幾張表單、幾封回信，我們在腦海裡檢查這些工作而耗費的時間，比實際檢查工作的時間還要久，而想到這些工作的存在就不由得傷透腦筋，工作所影響的心理層面也因此向外擴張。
行程塞得這樣滿滿的，還有個更大的問題，就算這些工作很討厭，但還算是不太費心力，而且工作一結束，會有明顯的「完成感」，從而心滿意足。生活中很多重要的事情，比如跟家人培養關係、推動事業有所進展等，都沒有那麼明顯的「完成感」。雖然重要的事情值得花時間，而且值得花很多時間，但是獲得的回報並沒有像完成待辦事項那樣立即又明顯。所以，輕鬆完成小工作帶來的成就感，會不知不覺間把一天的時間切得零碎，就算在重要的事情上沒有進展，還是會覺得有所進展。
分批處理小事的好處
對於必須完成卻不是優先事項的事情，請選定一小段的時間著手處理。也許是某個上班日下午騰出半小時去做，也許是每週五投入更多時間去做，也許是週末選一天，花九十分鐘集中處理家事、雜事或個人工作。小工作在你面前或在你的收件匣冒了出來，不要直接就去做，請把這些小工作列入清單，安排分批處理的時間，到時再一起處理這些小工作。
「分批處理小事」的規則有兩大作用：
1.這條規則會讓你不得不排列優先次序。
如果你給自己一小時的時間，快速掌握收件匣裡尚未處理的小工作，那你就不會對著不重要的回信想來想去。如果你有一小段時間，要買生日禮物，要安排剪髮時間，還要應小孩學校的要求，填寫必要表單，那你就不會仔細搜遍一大堆的生日禮物。如果你每週六有一小時的時間收拾家裡，那你會專心投入在影響力最大的行動上。工作向外擴張，填滿有空的時段。給的時間少，花的時間就少。
2.小工作不會一直是可有可無的選項。
你很清楚，會有明確的時間可以去訂購禮物、簽署表單、打電話給牙醫。把「深度工作力」排進行程，或者花時間專心培養關係或恢復精神。你不想打斷自己，準確來說，你不應該會想打斷自己。如果在星期六時段以外的時間，看到地板髒了，覺得不好，那麼請提醒自己，有打掃的時間，現在不是打掃時間。不用因為沒做某件工作就感到內疚，讓自己放鬆一下吧。只要分批處理小事，就可以把其他的時段空下來，投入更有意義的工作或有趣的事情。
這條規則聽來簡單， 卻很難實踐， 大部分是因為大家對於生產力的意思還抱持著一些根深蒂固的觀念，而這條規則牴觸了這些觀念。把清單上的小事給劃掉， 會覺得很有生產力； 花大段時間設法處理複雜的事情， 卻不會覺得有生產力。不過，時間和注意力無可取代，問題就在於我們要把時間和注意力放在哪裡。
如何分批處理小事？
我向效率時間的參與者介紹這條規則，然後請參與者依照六步驟的過程，在生活中培養這個新習慣。
1.學著找出小工作
我請大家回頭思考過去二十四小時的情況。有哪些不緊急的小工作排進了每天的待辦清單？ 就算當時在做別的事，有哪些小工作是一想到就會立刻完成的？常見的答案有：幫小孩報名參加活動、寄包裹、付帳單、回覆邀請函、東西物歸原位、購買家用品、安排例行的約定、寄出對方要求的資訊等。小工作的性質瑣碎，很難逐一列出，所以不用完整列出生活中所有的小工作，只要學著去辨識這些不太重要的事項，就能分批處理了。集中注意力一、兩天，就會開始懂得辨識了。
2.決定自己需要多少時間
我請大家自我評估，過去七天，在事業上、個人上的小工作，投入了多少時間（在這次的計算中，準備食物、洗衣等經常要做的家事，我沒要他們納入；你有意願的話，也可以納入這些家事，但是過程看起來會有點不一樣。）大家的猜測主要落在一星期兩小時左右，通常是一到四小時的範圍內，但有一位參與者說的數字相當於清醒的每一分鐘。
在我看來，大部分的人每星期一到四小時，還算適當，處理複雜家務或在職場上獲得較少行政支援的人會比較接近四小時，生活比較簡單的人接近一小時。這個時間範圍並非無關緊要，很多人肯定喜歡每星期多花一到四小時的時間閱讀或投入嗜好。有時會覺得好像是二十四小時全年無休的時間制，但實情不完全是如此。
在任何家務的心理負荷上，誰要承擔多少比例，在社會上可說是重要問題，即使如此，還是要認知到並非全年無休―這點很重要。同樣的，很多職場對支援人員的投資不足，卻用了預料中的老套台詞，期望員工把沒做完的工作接手做完。只要是碰到的情況有不公平的感覺，這些問題就值得處理。然而，也有些事情是我們個人可以做的，藉此把自己碰巧承擔的負荷比例給減輕。在此有個重要的體悟，這些工作給人的感覺往往會比實際更重大，因為要是不謹慎處理，我們就會一直有負擔。你的生活可以用來記得以下的事情：了即將到來的旅行，你需要預約狗保姆；你開會的那週，共乘汽車要換別台。儘管每件事只要花三十秒寫簡訊或電子郵件，但還是要記得。
3.確認時間的安排，確認哪裡可能會卡住
我請大家思考一下，在上班日的什麼時候可以安排時間處理小工作（包括上班時間必須處理的個人工作）。我也詢問了處理家中事務的每週家事時段是什麼時候（也許每天會有一小段時間從事日常工作）。大家什麼時候可以處理？ 什麼可能會導致無法分批處理？
人們預先考量到了各式各樣的難關，比如，有些工作本來就比其他工作更被動。
「如果有個最後期限突然冒出來，而上司要我立刻答覆，那麼就算我在那天的尾聲安排了時間，也無關緊要了。」有人寫道：「比如說，我不得不放下手邊的一切工作，為了一篇突然冒出來、跟我正在管理的活動有關的新聞報導，去找出統計數據。再過三小時就是報紙的截稿期限。我不能說『嗯，我的分批處理時間是排在下午四點半，所以我到時再開始做。』」
這樣說或許沒錯， 但我們還是可以區分「緊急的事情」 和「不緊急的事情」。就算最後期限很緊迫，但往往還是有其他各種工作（比如填寫人資偶然傳來的表單）可以分批處理。針對幾天份量的或一週份量的工作進行分析，把工作分類成「可日後處理的工作」以及「無法日後處理的工作」，這樣應該會有所幫助。目標是區分這兩種類型的工作，不會忙得那樣團團轉。
有些人擔心，就算設法在分批處理時間前一律忽略小事，小事都會把他們給找出來。有人預期會有這個問題，發誓要「在自己處理其他事情時，把手機設為勿擾，並關閉新電子郵件的『叮』提醒音。」還有人決定關閉全部通知，在一天的幾個時間點，在沒實際打開電子郵件與訊息的情況下瀏覽電子郵件與訊息，確認沒有緊急的事情。
有些人則是怕自己心裡會一直在煩那些小工作。某個人解釋道：「如果我可以擺脫多餘的念頭，我的大腦會運作得比較好。」提到這個難關的人，之所以會立刻做好這些小工作，是因為他們擔心自己會把小工作給忘了，或者擔心清晨三點還記得，或者擔心自己無法劃分工作，在工作做完以前都一直想著工作。
4.開始把事情寫下來
我瀏覽效率時間調查問卷的答案時，體會到一點，很多人都擔心自己忘了做某些工作，或擔心自己一直想著未完成的工作，但實際上卻沒有擬定待辦工作清單，正如某個人所說，只有「腦海裡的清單」。有些人會列工作清單，但在私人生活上，卻失去了列工作清單的能力，結果一有工作冒出來，就發狂似地處理工作。
如果聽起來很像是你的情況， 那就該培養新習慣了。人腦很不適合用來保存清單。工作出現在你眼前時，請把工作寫在你知道自己會看的地方，例如：手帳、行事曆，甚至是一封寄給自己的電子郵件（如果你會把電子郵件處理成可行的工作清單）。
我把星期五的「未完工作清單」放在週曆頁面，清單裡的工作可依照需求加以增減，並在通常相當有空檔的星期五的某個時間點處理這些工作。友人麗莎．伍卓夫（Lisa Woodruff）是Organize 365 公司的老闆，她就教人保有「星期天的籃子」。將所有的小工作都丟進這個籃子裡，比如圖書館的書、同意書、寫給自己的小紙片，然後在星期天的分批處理時間，把籃子給清空並處理完畢。
把工作集中起來或列出來，就不會把工作給忘掉，而且一旦選定了分批處理時間，那麼在分批處理時間之前，應該就不會擔心那些工作了。你很清楚，等時間到了就會去處理，現在不是處理的時間。讓原本是「煩人的工作」，變得很像是安排在下週三早上八點的牙醫約診。大部分的人都不會因為牙醫約診的事「未完成」，就時時刻刻惦念著牙醫約診的事。這是一件已確立的工作，有指定的時間，所以我們的腦袋不用擔憂。當你指定星期五下午一點半填寫表單，也是同樣的情況。
把事情給寫下來，待辦清單引起的焦慮感並不會因此一筆勾銷，但焦慮感確實大幅減輕了。在忙碌的生活中，只要稍微減輕焦慮感，就會帶來莫大的改變。
「我試著在手邊留一小張寫了備註清單的便利貼，隨時想到有件小事是我平常會停下來去做的，就把那件小事給寫下來，並且確信這件小事之後在『分批處理』的時間會完成。」有個人如此寫道，並且表示此舉有利減少令人分心的情況以及經常落後的感覺。
5.把合適的工作安排在合適的時間
有幾個人擔心我是在建議騰出一大段的黃金時段來處理所有的小事， 而這引起抗拒感以及這些台詞：「在我的行事曆，工作日的較長時段是極其奢侈的物品，我會用這段時間發揮深度工作力。我保有一份清單，上面列了一次就可完成的工作，可以在工作會議之間必然有的五分鐘空檔處理。」
在我看來，如果你的上班日只有一個兩小時的時段，那就不應該用這個時段來分批處理小事。在你生產力最高的時段，也不應該分批處理小事。我把這個壞習慣叫做「清理甲板」，這個用詞來自托爾斯泰的時代，意思是在打仗前，先把船上甲板的所有物品都固定放好。
清理甲板在海戰時也許是聰明之舉， 但在日常生活中卻會造成反效果。實際發生的情況是大家在上班日的開端都有著宏大的意圖和很長的待辦清單，大部分的事項都是小事， 有幾件是大事。大家會很想先分批處理所有小事， 這樣一來，理論上，之後腦袋會很清楚，可以專心處理大事。不過，實務上，這種做法很少有用，因為大家會筋疲力盡。小事在早上十點左右做完了，你去開會，你反覆查看電子郵件並閱讀頭條，午餐時間到了，你的活力垮掉了，再也無法處理大事……
大部分的小事， 最好是在非高峰期間， 找出一個三十分鐘到六十分鐘的時段處理；當日最重要的工作，請運用一大早的活力。至於會議之間的幾分鐘空檔呢？ 用來減壓、思考下一個會議、跟同事聊天或閱讀，或許會比較好。
6.找出有用的方法
把不緊急的事情全都推到星期五， 也許很理想， 但是實務上， 別人會設法讓不緊急的事情變得緊急―突然換別的事情做，有時確實感覺不錯。幸好，完美不用是良好的敵人。如果你打算進行多次分批處理，那麼選定的分批處理時間不用很長， 甚至不用什麼都通通包， 只要有十分鐘到六十分鐘的時段， 可以處理多件小工作，就算是合乎這條規則。原本應該是專注的時間（或專屬的放鬆時間），卻不斷想東想西，才是問題所在。有了這樣的壞習慣，就做不了別的事情。
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