「老闆，公司可以買 ChatGPT Pro 版嗎?，現在我都用自己付錢的 AI 工具。」隨著生成式 AI 日益普及，AI 工具已成為知識工作者的標準配備。麥肯錫（McKinsey）在2024年的調查指出，65% 的組織經常使用生成式 AI，幾乎是前一年的 2 倍。而領英（LinkedIn）與微軟（Microsoft）共同發布的〈2024 年工作趨勢指數報告〉顯示有 75% 的知識型工作者表示會在工作中使用 AI，當中有 78% 的人會自備AI工具工作（BYOAI，bring your own AI）。
麻省理工訊息系統研究中心（MIT CISR）的研究員尼克．范德繆倫（Nick van der Meulen）和芭芭拉．H．威克瑟姆（Barbara H. Wixom）在《史隆管理評論》（MIT Sloan Management Review）發表的觀點認為，BYOAI 是管理的新挑戰，禁止使用是弊大於利，愈是限制反而會讓員工想方設法規避，反而會讓企業的數據、資安問題暴露於風險。領導者要如何接受這些工具，並指導員工使用，或是回應需求？
選項 1：開放BYOAI，建立負責任的AI應用文化
隨著工作者使用 AI 愈加普及，職場上BYOAI的討論方興未艾，企業必須在提升生產力的同時，妥善管理潛在的風險。企業可能會出現混合的AI工具用法，例如員工會用ChatGPT、Claude等寫文案，但對於數據或是模型處理，企業可能也會開發自家的系統，《富比士》（Forbes）建議企業可以考慮以下策略，來建立屬於自己的 AI 體系。
首先，企業應建立清晰的指導方針，包含可使用的 AI 工具清單、可以處理的數據類型，以及如何負責任地使用這些工具，並且確保員工了解並遵守相關規定。接著，企業需實施一套審查流程來評估和批准員工推薦的 AI 工具。這個流程應涵蓋安全性、合規性以及與現有系統的相容性，以確保引入的工具不會對企業資訊安全和運作造成威脅。
除了政策和審查流程，企業應提供培訓資源，幫助員工了解不同 AI 工具的能力、限制和風險。這不僅能夠提升員工的AI素養，也有助於建立負責任的AI應用文化。此外，為方便員工選擇合適的工具，企業可以創建一個經批准的 AI 工具儲存庫。此清單包含不同功能的工具選項，既滿足業務需求，又符合企業標準。
為了及時發現和解決潛在風險，企業應實施 AI 使用的監控和分析系統，追蹤 AI 工具的使用情況，以識別受歡迎的工具、評估其影響，並提前檢測可能的安全隱患。對於一些關鍵業務功能，企業可以考慮開發或自定義專屬的 AI 工具，以確保這些工具能夠滿足具體的業務需求和嚴格的安全標準。
選項 2：公司評估需求、採購解決方案，統一管理
當員工提出 AI 工具的採購需求，企業要思考的維度不僅是購買與否，而是長遠看來公司的AI需求是否能被現成的工具滿足，例如員工希望能訂閱 AI 的逐字稿軟體，此時從企業轉型的面向而言，或許可以考慮開發內部使用的逐字稿軟體，從AI策略的角度切入，因為AI選擇方案各有所異。常見可分為 2 類，第一是自行建置，成本可能很高，包括伺服器、資料庫、儲存、大型語言模型（LLM）和檢索增強生成（RAG）的成本。企業還需要考慮開發和維護的持續成本；第二是購買解決方案，成本通常包括年度平台費用、導入成本和每月訂閱費用。雖然前期成本通常較低，但企業可評估長期開銷，並與自行建置的成本比較。
購買現成的解決方案通常比自行建置更快、更簡單，而且對企業內部技術團隊的依賴程度較低。企業可以選擇符合其行業特定需求的解決方案，並獲得供應商的持續支援和更新。但挑戰在於現成解決方案的靈活性可能有限，而且可能無法完全滿足企業的所有特定需求。較適合公司內部無專門 AI 團隊、需要快速部署解決方案、對數據安全有較高要求、預算有限或希望降低風險的企業。
根據員工使用場景決定方案的優先順序
無論採取哪種途徑，了解需求是導入 AI 的基礎。企業應積極傾聽員工的建議，了解他們在工作中最需要支援的領域，從而選擇更合適的 AI 解決方案，避免資源浪費。舉例來說，重複性高、依賴數據處理的任務，通常可以透過自動化和智能分析來提升生產力，如資料分析、客服回覆或文書處理等工作。了解團隊的時間分配，可以幫助找出 AI 的最佳應用場景，像是員工都把最多的時間花在哪裡？有沒有可以用的工具協助？例如自動生成會議資料或總結員工調查反饋等。
市調公司顧能（Gartner） 的分析師埃塞爾·里扎奧盧（Eser Rizaoglu）建議企業評估 AI 的實際應用案例時，還要額外考慮到業務價值與可行性來確定優先順序，例如用於內容生成、數據分析等，這就要仰賴跟人資採購緊密的合作，每個 AI 的應用需求不同，因此企業需要根據特定場景來判斷是自己開發、購買現成 AI 工具還是BYOAI更合適。
資料來源：MIT Sloan Management Review、SHRM、Harvard Business Review、Forbes、Writer
核稿編輯：張玉琦
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