公司內部常發生的各種問題，大都是缺乏溝通所導致。而對主管而言，最重要的一點就是與部屬之間的信任感，良好的關係就是建立在這強而有力的互信基礎上。要讓部屬覺得「有這樣的主管讓我有衝勁」「願意跟隨這個人」，領導者就必須積極互動、主動溝通。
平時就要建立順暢的溝通，時常詢問部屬「有困難嗎？」
1. 及早了解部屬面臨的問題
我認為社長最重要的工作之一，就是像從前沿街叫賣的小販一樣，主動接觸每個員工。即使是社長，如果不主動發問，也未必能全盤掌握公司內的大小事，反而容易忽略員工的心聲。
所以，我會在公司內還有各分店繞來繞去，詢問大家「有困難嗎？」一旦員工遭遇困難，最有能力解決的人就是社長。因此，我認為到處詢問員工是否遇到困難，應該是社長的工作。換成部長、課長這類中階主管也是相同的道理。
藉由主動詢問部屬「有困難嗎？」可及早掌握問題，進一步研擬對策。
此外，遇到部屬就詢問「有困難嗎？」，部屬會覺得可以跟這位主管商量很多事，久而久之，會在主管詢問之前就主動提出問題，積極討論。
一般來說，當部屬遇到困難時不太會主動找上司商討。但如果主管經常主動詢問，部屬也會覺得開口更容易。當問題變得嚴重之後，解決起來就需要更多的資源與能量，重點就在於最好能在還不嚴重的階段就及早因應。
當然，也有主管一個人沒辦法解決的問題。這時候就再跟高層的上司討論。先掌握、理解部屬面臨的問題，再呈報必須靠上司解決的部分，這就是中階領導者重要的角色。
「我們課長不願意跟我們討論，也沒什麼主動的作為。」如果讓部屬有這種感覺，就不配當個領導者。
2. 以「輕鬆但堅持」的態度詢問
有時即使主動詢問部屬「有什麼困難嗎？」對方可能也只會回答「沒問題」。雖然多問幾次或許會讓對方覺得厭煩，但仍然要反覆多問。可以在詢問的時候抱持「輕鬆但堅定」的態度。
不要用「上對下」或是「質疑對方」的態度， 而是輕描淡寫的發問。
不要問「那件事情進行得怎麼樣了？」而要採取像是「那件事情有什麼困難嗎？需不需要幫忙？」的口氣。話語中避免帶有「我覺得不太順利」的意思，而是不著痕跡的讓對方感覺到：「我知道你很努力，但是不是遇到瓶頸了？ 」
過去我在公司的前輩教我：「下屬需要上司幫助的時候，時常難以親自說出口。」身為領導者，我一直把這句話銘記在心。當個領導者，絕不能把事情全丟給部屬，必須隨時提供適當的支援。
要將部屬的想法轉達給上司，上司的理念傳達給部屬
1. 不能說「沒辦法」「這是上頭的決定」
身為領導者有些話絕對不能說出口，說了只會影響其他人的士氣。這句話就是「這是上頭決定的」。
中階主管身在公司高層與基層之間，必須扮演雙方的橋梁。
站在這個立場，若說出「這是上頭決定的」，就等於放棄了自己的使命，甚至會因此同時失去部屬及主管的信任。
「這是上頭決定的，沒辦法啊。我也覺得莫名其妙。」說了這句話，就等於根本不需要中階主管一職。
中階主管接到上司指示時，得先自行了解該業務的內容，同時必須理解這項工作的意義和必要性，以及跟其他業務的相關性。要是無法理解，就要向上司確認，自己了解後，用簡單易懂的方式對部屬解釋，同時下達指示。
要將部屬的提案或報告上呈時也一樣，先要理解內容，再加入自己的意見提交給主管。面對上司時，要將部屬的說法以自己的話來說明。
萬一這個提案遭到部長否決時，連理由也不問，或者問了之後自己也不能接受，卻對部屬說：「我覺得很不錯啊，但部長說不行就是不行。」這麼一來完全發揮不了作用。
部長究竟為什麼不採行這項提案呢？你必須先找出能接受的理由，萬一無法信服，就要更進一步追問。要是無法接受，事後也沒有好好對部屬解釋，就會立刻失去部屬對你的信任。
假設即使提案遭到否決，但部屬知道你曾為此向主管力爭，相信日後會死心塌地跟隨你。
2. 理解目標詳細內容，再用自己的話來說明
即使是公司的大方向與年度目標等事項，中階主管也該先行正確理解詳細內容，再用自己的話來向部屬說明。如果部屬有疑問，必須不厭其煩一再說明到對方能了解為止。
「我也覺得莫名其妙啊，但這是高層的意思，只能照辦啦。」要是這樣告訴部屬，對方會認為：「既然你也覺得莫名其妙，為什麼不向高層爭取呢？」
中階主管要匯集部屬的想法轉達給上司，同時要將上司的意向清楚明瞭的讓部屬理解，因此是公司裡非常重要的角色。
善用正面詞彙鼓勵部屬，不使用負面的詞彙
1. 不要只會說「做不到」
不知道是天生個性使然，還是曾經受過什麼創傷，總之有人凡事都以否定的態度來面對。
「一定辦不到啦。」「不管做什麼總是不順利啊。」這類負面的詞彙，會讓聽的人心情也變差，連帶降低了其他人的士氣。
主管千萬不要使用這類詞彙。
思考「該如何把事情做好」，朝著成功的方向激勵部屬，並下達指示，這才是領導者該扮演的角色。
當然，部屬之中也會有人一聽到主管的指示就說些「做不到的理由」。「因為 ○○ 所以做不到。」「因為 ○○ 所以沒辦法。」連嘗試都沒嘗試，就直接說辦不到，是因為沒幹勁呢？還是沒能力去做？遇到這種狀況，必須要確實指導部屬。
另外，也有一種人會把做不好的理由歸咎到他人或是公司。「那個部門不願意幫我 ○○。」「公司不願意支援 ○○。」我把這類人稱為「不願意一族」。
這種人不善盡自己的本分，只會把做不好的理由推給他人或公司。像這樣開口閉口都是抱怨、不滿的人，不僅在工作上不會有好表現，也很難有幸福的人生。
2. 用言語為周遭增添活力
日本自古以來有個詞， 叫作「言靈」。意思是言語的背後隱藏著神奇的力量，據信自己說出的話具有一股力量，最後會帶來如同這句話的結果。也就是言語會化為現實。
動手嘗試之前先說「反正做不到」「不可能」的人，保證不會成功。因為沒有實際去挑戰，自然沒有任何成功的可能。相反的，永遠保持積極正面的態度，思考著「該怎麼做才行？」「一定能找出一條成功的路！」「有沒有什麼方法能清除障礙呢？」這種人才會得到成功之神的眷顧。
此外，看到這麼積極進取的人，身邊的人也會忍不住想助他一臂之力，希望他能成功。
在公司裡很少有單打獨鬥的機會，幾乎都是團隊合作，或者跟其他部門協調。因此，
言談正面的領導人，會帶領周遭的人保持積極正向的態度，也更容易將工作帶上成功之路。
領導者是團隊中帶來最大影響的人，如果領導者正向進取，整個團隊也會顯得很有活力。身為領導者，要記得言談必須保持積極正面。
（本文整理、摘錄自《圖解帶人的技術》，今周刊出版）
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