「抱歉，我忘了」容許這句話出現，代表你的組織大有問題！

機制化有個大前提，就是要「遵守期限」。要先能做到最基本的遵守期限，機制才有辦法發揮作用。

以「報告、聯繫、商量」為基礎，總之必須徹底遵守期限，否則就無法有任何進展。

舉例來說，假設某項工作已經設定好截止期限，若下屬事先已經知道這樣的時間估算太樂觀，很可能會趕不上期限，就必須及時回報並提出「目前的工作量實在很大，請允許我更改截止期限。」之類的請求。

組織不能容許「抱歉，我忘了」

那麼，這樣的習慣是否已普及於你的組織中呢？

只要確認「抱歉，我忘了」這一藉口能否被接受，便可得知。

這句話也許來自你自己、來自下屬，又或是來自主管，而且可能發生在各式各樣不同的情況下。在一個可以讓人說「我忘了」的環境中，機制是無法發揮作用的。

工作不可能沒有截止期限，沒有期限的工作就只是「興趣」罷了。

「那件事處理得怎樣了？」
「抱歉，我忘了。」

當這樣對話顯得理所當然時，那就糟了。

首先，有可能是因為「責任分配不明確」的關係。

任何工作都具有同樣的結構，有團隊目標與個人目標，每個人各自分擔不同任務，並設定截止期限，然後於落實「報告、聯繫、商量」情況下，全體一同往前邁進，除此之外別無其他。

下屬要執行被指派的任務，並在工作的同時，向主管報告狀況。

「為什麼不早說？」
「抱歉，因為覺得當時的氣氛好像不適合說……」

若是有像這樣的溝通，就會有改善的餘地。這類例子經常在與「心理安全感」有關的情境中被談論到，但這其實存在著更基本的問題。

「我會努力記住。」
「下次不會再忘記了。」

僅靠這樣的回答是無法解決問題。

如果是主管指派工作給下屬，一定要同時決定具體的期限。例如，「請在○月○日的 17 點之前完成。」

此外，為了避免到了當天 17 點下屬才報告說：「對不起，來不及完成。」還要叮嚀下屬：「如果知道會來不及，請務必及早於截止期限之前通知我，並同時報告何時能完成。」

要像這樣「徹底落實截止期限的絕對性」，從而做好組織機制化的準備工作。

「如果太陽升到最高點時還沒登頂，就要立刻原路折返。」據說，專業的登山者都能夠果斷地做出這樣的判斷。

由於會有像是「明明就快到了。」、「好不容易來了，真是可惜。」

這樣的個人情緒，所以要透過「機制」來做出明確的決定。然而，這樣的判斷，外行人是做不來的。

若是沒有人負責下判斷，情況會如何呢？

常常會變成多數決，或是隨當下氛圍決定。例如，「嗯，應該到得了吧！」也就是，採取精神論而忽視規則。

萬一有人因此受害，大家很可能就會以「這是全員一起做的決定」為藉口來逃避責任。

雖說大部分工作都與人的生死無關，但其基本原理仍與此相同。敷衍隨便的決策方式，就算是一群「外行人」也做得出來。真正的專業會決定規則，畫出界線，並徹底遵守機制。

（本文出自《機制化之神》，悅知文化）