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新手主管最容易犯的錯?KKBOX最年輕總經理:千萬別對下屬說這句話

根據美國高階主管領導顧問公司CEB調查,6成新手主管會在2年內陣亡。如何從「好員工」晉升為「好主管」,顯然是每個職場人的必修課。

新手主管要注意的3件事:

  • 別拿自己的工作能力批評衡量下屬,而是要想辦法激發部屬的潛能。
  • 新手主管不只要向下管理,也要和上司維繫信任基礎。
  • 別只想著當好人,要當個「勇於做對的事情」的人。

不論職位大小,第一次擔任主管絕對是所有工作人職場上的里程碑。

所謂「新官上任三把火」,但對於沒有管理經驗的新手主管,一不小心就會把這三把火燒到自己身上。

行事曆上滿到不行的跨部門會議、下屬帶著你也不確定的問題前來請教、原本稱兄道弟的同事因職稱變得尷尬、進度拖延讓你忍不住跳下來親自處理……,不少優秀員工在成為主管之後才赫然驚覺,原來遇到的挑戰與先前截然不同。

如果你也是每天忙得焦頭爛額的新手主管,別急著懷疑自己的能力,KKBOX史上最年輕的總經理黃嘉宏,也曾面臨過與你相同的處境。

從清大資工系畢業,黃嘉宏先是進入科技業擔任工程師,之後轉戰創投圈,接觸的案子遍佈美國、中國大陸與東南亞。

創投經歷讓黃嘉宏從科技圈跨足商務圈,也對投資公司所能拓展的社會影響力感到滿足。但他同時也發現,實務經驗的不足是職涯上最大的罩門。

「我每天當個甲方評估人家,其實別人心裡可能覺得,你根本沒有管理一間公司的實際經驗,憑什麼來對我指指點點?」了解到自身的不足,黃嘉宏毅然決然離職,選擇加入串流媒體平台KKBOX開拓視野。

根據《Cheers》的「100位經理人好習慣」調查結果,第一次當主管的平均年紀約落在30.6歲。黃嘉宏剛加入KKBOX擔任集團內容策略與發展部經理也是30歲,只不過短短3年過後,他便接手音樂事業群,成為KKBOX史上最年輕的總經理。

如此華麗的職涯發展看似順風順水,黃嘉宏卻坦言,第一次擔任主管職時其實也懵懵懂懂,甚至犯下不少錯誤。針對新手主管面臨的挑戰,他以自身經歷總結出4項「避雷心得」:

建言一:千萬別說「我做得到,為什麼你做不到?」

「剛當主管時常覺得,這事情我5分鐘就可以做好,你為什麼要花那麼久?」黃嘉宏提到,能被升為主管職,通常工作表現一定亮眼,但也常會缺乏同理心,覺得下屬做事沒效率或無法理解指令,反而因此犯下溝通上的重大錯誤。

「我犯下最大的錯誤就是說:『我做得到,為什麼你做不到』,這會造成溝通上的巨大障礙。」

黃嘉宏解釋,他不是想讓部屬難堪,而是真的想知道對方為什麼這樣做事?但在下屬聽來並非如此,「他只會覺得你在罵他,也對自己的表現產生懷疑。」

久而久之,下屬對他越來越畏懼,不懂的地方不敢詢問,反而花上更多時間在「猜測」怎樣才能令他滿意。結果就是溝通成本增加,事情延遲更嚴重,主管對下屬更不滿,對上司也無法交代,形成惡性循環。

「這是很可怕的複利堆疊,也是我印象最深刻的犯錯類型。」

透過與同仁間的1on1對談,黃嘉宏驚覺問題的嚴重性,決心做出了改變,「先聆聽、再溫和詢問,並把想知道的事和想達成的結果在對話前先表達清楚,才能建立起安全的對話圈。」

建言二:不想當夾心餅乾,別忘了對上儲值「信任存摺」

除了與下屬間的良好溝通外,黃嘉宏也提醒新手主管常忽略、卻非常重要的一件事──向上管理。

「一定要隨時跟自己的主管報告進度,否則新手主管就是夾心餅乾,裡外不是人。」

新團隊的磨合需要時間與經驗,黃嘉宏認為,新手主管剛端出來的成果,上面一定不會滿意,因此讓上司了解狀況,包括團隊目前遇到的問題、多久能做出調整、什麼時候能達到預期目標,都要讓上司提前知悉。

黃嘉宏強調,會被拔擢為主管,代表你與上司間有一定的信任基礎,「做好向上管理、維持信任水平,才能為跟團隊爭取到更多資源與時間,把事情做得更好。」

建言三:確保所有人目標一致,切忌不懂裝懂

自黃嘉宏上任總經理以來,KKBOX推動了不少轉型策略,例如將每年3小時的音樂風雲榜演唱會改為2天的音樂祭,吸引超過10萬名粉絲參與,將線上能量轉為線下;近期也與Podcast託管平台Firstory共同推出動態廣告插播功能,以更彈性的變現機制,協助創作者獲益。

但身為非該產業出身的高階經理人,想在一間成立近20年的企業做出改變,其實並非易事。新手主管如何帶領團隊打破窠臼、華麗轉身,又在公司文化、制度與人事關係間取得平衡?

黃嘉宏認為,誠實的資訊交流與共同的目標確立,是成功的箇中關鍵。

「遇到問題不要瞎扯瞎掰,不然每個人都會為你的瞎掰付出代價,」黃嘉宏表示,轉型的過程中有許多未知,沒有人會知道答案,需要沒有門戶之見的大量溝通,才能讓所有人對齊目標邁進。

但過程中如果有人不懂裝懂,提供了錯誤的資訊與觀點,整個集團都將一起為這個錯誤買單,「誠實的資訊穿透、頻繁的溝通、還有期望的建立,是轉型中非常仰賴主管做好的幾件事情。」

建言四:學會當個「不討好人的主管」

黃嘉宏最後提醒,新手主管剛上任難免充滿恐懼、害怕與不確定感,頂頭上司必須協助排除這些負面因素。但學會當個「不討好人的人」,卻是新手主管最為困難、也最需要自行克服的一點。

「不要想讓大家都喜歡,而是要做一個不讓每個人都喜歡的人。」

沒有人不想被評價為「好人」,但想把事情做對的過程中,必然會有人因此感到不適,甚至受到挑戰。但黃嘉宏認為,只要這件事是「for the greater good」,能為公司、員工與客戶都帶來更好的結果,就不能因為部分人的意見而拖延。

「當你成功一次、兩次,所有人就會拋下質疑,相信你做的事情都是為他們好。這時候你就會發現,當一個不被大家喜歡的人,其實沒有那麼困難。」不要怕得罪人,而是學會基於事實勇敢與所有人溝通,是黃嘉宏對新手主管們最重要的提醒。

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