你平常都怎麼安排工作行程、記錄待辦事項？智慧型手機當道，想必多數人都會利用各種記事本、日曆 App 來完成這件事情。不過，這些數位工具儘管方便，通常只能幫助你「記錄」，甚至讓你一看就覺得自己很忙，卻不一定和生產力畫上等號。
《子彈思考整理術》作者瑞德．卡洛（Ryder Carroll）從小患有注意力缺失症，難以在對的時間，控制自己的注意力到對的地方，導致他沒辦法管理自己的想法、計畫，累積愈來愈多的待完成任務。
為了解決這個問題，他就試著把所有的想法和任務，都寫在一本筆記本中以共同管理，最後以這套筆記術中類似子彈的黑點符號命名為「子彈筆記」。
這套筆記術不只是記錄，還能釐清想法，幫助自己專注在目標上，所以除了不容易專心的人，工作混亂、不知如何理清輕重緩急的人也十分受用。卡洛認為，子彈筆記術有 3 大好處：
1. 系統化整理想法
寫子彈筆記的第一步是在筆記本的前面幾頁，建立索引與頁碼頁，因為雜亂的筆記有「明明有寫，卻找不到在哪裡」的困擾，想法也會隨著時間和忙碌轉淡，索引和頁碼便可以快速找回之前記錄下來的工作心得。
除了每天的待辦事項，也能加入閱讀或旅遊規畫等主題群組，還可以透過頁碼的「串聯」，更有效率地整理想法。
舉例來說，你最近執行的計畫，可能與過去某些閱讀的心得相關，便可以在該計畫群組的頁碼旁，標著那些心得在哪一頁，未來就能迅速翻找，把整本筆記本打造為想法資料庫。
2. 掌握行動事項
經常占掉筆記本多數篇幅的日誌，不單單是待辦事項。卡洛解釋，描述每項任務與事件皆應該簡短、明確，其實有練習掌握自己行動的意涵，例如「記得提醒上司得重新安排會議時間與地點」，就可以縮短為「上司：調整會議時間地點」。
更進階的寫法是讓任務內容偏向行動方案而非結果，像是「準備令人驚豔的簡報」，不如改為「牢記簡報內容」，把心力集中在能控制的事情就好。
而這套筆記術中，最特別的是有一組輔助的符號系統，可以幫助用者快速記錄、分類和調整任務與事件，同樣能起到掌握行動的作用。
3. 淘汰不重要的任務
符號系統中特別要提到「轉移」符號，代表這件事情從今天的任務，被排至其他天、月甚至年的計畫當中，也是相當新穎的做法，這種註記方式背後的用意，是反思哪些事情才是自己真正的目標。
卡洛指出我們太容易接受指派的工作，沒有想到它的必要性，而定期檢視日誌中轉移了哪些任務，可以幫助我們設定停損點。當某項待辦清單被一延再延，是不是代表它沒有那麼重要，甚至可以直接捨棄？
最後，能夠轉移的不只是單項任務，當年度尾聲或換筆記本時也需要轉移索引，同樣要檢視哪些群組值得留下、哪些應該淘汰。
5 步驟製作子彈筆記本，提高生產力
子彈筆記最基本的架構包含了 5 種頁面，輔以 8 種管理符號，以下就依序介紹這些頁面與符號的製作、使用方式，建議你就拿起紙筆，一起來試試看吧！
Step 1：編列索引與頁碼
經理人月刊第 170 期
Step 2：設定未來誌
經理人月刊第 170 期
Step 3：記錄月誌
經理人月刊第 170 期
Step 4：用符號寫下日誌
經理人月刊第 170 期
Step 5：建立客製化群組
經理人月刊第 170 期
（本文取材自《子彈思考整理術》，天下雜誌出版）
延伸閱讀 \