亞馬遜為什麼禁用PPT開會？貝佐斯：簡報可以說服人，但無法解決問題

亞馬遜（Amazon）創立迄今30年間，成長飛輪仍持續轉動不墜，創辦人貝佐斯為這個零售巨頭注入了哪些強大DNA？

讀完這篇文章，你可以學到的三件事：

1. 亞馬遜如何避免無效會議

2. 拒絕滿足於「代理指標」，避免團隊墮落

3. 在處理小傷口的同時，不能停下前進的步伐

今年已屆60歲的傑夫・貝佐斯（Jeff Bezos)，即便已於2021年卸下執行長職務，眾人仍然對於他建立的文化十分好奇。

2023年12月，美國知名podcast主持人雷克斯．弗萊德曼（Lex Fridman）邀請貝佐斯上節目，暢談他的管理心法與組織文化。《Cheers》整理了3個重要觀念，與你分享，貝佐斯如何引領這個巨大的零售帝國，一直走在趨勢之前。

不准用PPT報告，人人都要會寫6頁備忘錄

亞馬遜有個特殊的開會方式，就是每場會議前，貝佐斯都會要求員工將想法寫在6頁備忘錄上，不能使用簡報報告。他坦言，新人進來時，確實會對這樣的開會文化感到有點衝擊。

而這樣的會議要怎麼開？貝佐斯表示，大家會在會議上一起花時間把備忘錄看完。他對人性有很直接的描述，「我們都希望每個人可以在會議前看過會議資料，但問題是大家都不會看，」而若要直接進行討論，大部分人都會假裝自己看過，「就像是大學生在課堂上假裝自己讀過報告一樣，所以我讓他們都來會議現場閱讀。」

然而，為什麼要用文字敘述的備忘錄取代簡報？他也有自己的一套見解。簡報的設計邏輯是為了「說服聽眾」，但這樣的設計邏輯，對於解決內部問題沒有幫助。

但備忘錄則與簡報相反，需要用完整的句子說明對於事情的觀點，這對準備備忘錄的人來說更加困難，但對讀者而言，卻相對容易理解事情的來龍去脈。

在採訪中，弗萊德曼也問及他最感興趣的「代理」心態。

什麼是代理心態？貝佐斯解釋，許多企業都會透過指標來管理公司，這個舉措並沒有問題，但不可不知它會帶來的影響。

設定指標的意義是「管理你在乎的事務」，例如，你特別在意你的服務能否為客戶帶來幸福感，因此你將客戶滿意度設為關鍵指標，要求所有人都朝此前進，這個指標即為「代理」，因為他代理了某項你想要達成的目的。

陷阱在於，指標的意義可能會因為企業策略、環境或是時間推移，逐漸變得沒有那麼重要；抑或是工作者在追求指標的過程裡，漸漸忽略滿足指標的真義，要達到指標背後的目的，反而錯失了某些關鍵需求，陷入盲目追求的窘境。

貝佐斯表示，要能夠不斷地保持警醒，最重要的是建立一個能夠「說真話」的組織文化。不過他也很老實地說，人就是社會性的動物，在組織內指出盲點令人不愉快、也可能會製造衝突，因此多數會選擇隱匿自己心中所想。

要破除這個心魔，作為領導者你得不斷鼓勵所有員工，勇敢進言。

因此，貝佐斯刻意訓練自己在會議中最後發言。「即便是最聰明、最有毅力與執行力的工作者，在會議中也會揣想著，我現在這個想法貝佐斯會怎麼想？他會認同還是覺得不可行？」意即，任何人都會揣摩上意，依照主管的心意行事，而不敢說出真話，這就是組織逐漸墮落的成因。

弗萊德曼提到，貝佐斯很強調組織必須永遠透過客戶的眼睛看世界，使用產品、享受產品、滿足客戶。但產品推出後，你該怎麼持續優化、隨時讓客戶滿意？又能確保組織不會糾結於某些細微末節，而忽略大局？

貝佐斯提到，亞馬遜一直致力於大事，且將大部分時間與精力都投在大事上。他指出，「所有領導者都該去找那些10年內都不會改變的事情。」

以貝佐斯自己來說，亞馬遜的零售業務裡，我知道客戶仍舊想要低價、大量的選擇與快速到貨，因此當你確定了這個大方向後，你就要確定每個行動都能滿足這個需求。

而在這個需求之下，提供的每個服務或產品，很可能都招來顧客不滿，這些不滿需要有人來解決。貝佐斯說，這類型的事情實在太多了，但你不能不理他。

他將這些小事稱之為「被紙劃傷」（paper cut），這些問題看起來都很微小，但卻令人煩惱。他曾表示，就像是一個個不大的傷口，但總是能引起不成比例的疼痛及不適。

貝佐斯的方法是，將這些事情交由獨立的團隊處理，其他人則專注於大方向。讓大軍在修復問題的同時，也能持續全速前進。

（資料來源：Amazon、YouTube）