身為管理者，你是否曾遇過，必須時時提醒交件期限快到、總是拖到最後一刻才把工作完成的員工？想要管理這類型員工，有效與其共事，美國心理學家、壓力管理專家尼爾．費歐（Neil Fiore）指出，大部分的拖延問題，其根源都來自 3 大議題：受害者心態（做完這個工作，就還有更多工作要做）、被工作壓得喘不過氣，以及對失敗的恐懼。管理階層要改善這些問題，可透過賦予員工自主性；協助員工面對目標，給予支持；並提供適當安全感和肯定，來減少拖延。
1.提高工作自主性
比起主管發派工作，提高員工自主性，能夠幫助員工擺脫消極配合的受害者心態，放下對權威的反感，激發創造力與動力。強迫式的管理風格雖然可以發揮效果，但也容易讓員工產生負面反應，像是「你要」、「應該」、「必須」這類的用詞，會使員工產生無力感、矛盾與抗拒，而用拖延來表達這些情緒。
管理者若能提供員工合理出口，就能大幅降低拖延的情況。例如讓員工參與工作計畫、選擇執行的方式，讓員工覺得這是他自己設定的工作目標，進一步提高工作品質與責任感。
2.聚焦在能夠處理的目標
當員工承接重大任務時，容易有種「工程浩大」的壓迫感，不知從何著手，而一再拖延。面對這種情況，管理階層可以將工作拆解成容易執行的小部分，讓員工能立刻展開行動。
與此同時，管理者也能促使其定時交出進度。像是「下周五要交完整的企畫案，那我們這星期二開個會，到時先擬一個初稿，再一起討論？」
3.創造互信的工作環境
員工做對事就給予讚美，就算是批評，也要有建設性，重點在改善的建議；盡可能減少員工花時間在煩惱「我這樣做夠好了嗎？會不會被罵？」而遲遲無法展開工作。
假如真的做得不夠好，要避免直接評判或威脅，應先安撫員工，像是「這項業務你之前沒做過，一開始難免不夠周延。」再提供改善的建議，例如「你把客訴處理得很好，我希望你可以再想想，要怎麼避免下次再發生。」從過程中建立互信，增加員工安全感，減輕對犯錯和失敗的恐懼。
（本文取材自《擊敗拖延，就從當下的三十分鐘開始》，遠流出版。）
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