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待辦清單(To Do List)怎麼做才能事半功倍?高效工作必備APP推薦

從億萬富翁凱文·奧利里(Kevin O’Leary),到Meta(原Facebook)前首席營運長雪莉·桑德伯格(Sheryl Sandberg),都靠To-Do List(待辦清單)攀上生涯巔峰。你也可以讓待辦清單成為你成功的踏腳石。

為何要寫To-Do List?
為什麼要寫下To-Do List? 它對高效工作者的存在意義及重要性是什麼?

原因很簡單,因為──人非萬能。

曾入圍英國新聞獎最佳科學記者獎的作家海倫·湯姆森(Helen Thomson)在《難以想像:探秘世界最離奇的大腦》一書中指出,人類的短期記憶非常有限,最多只能記得7件事,維持時間僅15~30秒。

所以寫下To-Do List,就好比在大腦擴充無形的記憶體,讓你在同時處理多項事情之餘,仍能掌握箇中細節,並且可以清楚列好優先次序,讓工作更有效率。

像Meta前營運長Sandberg,就時常帶著一本螺旋裝訂筆記本,用來時刻提醒自己的工作安排。她每天早上會空出時間,將繁瑣的工作項目、行程寫下,定時掌握每項工作進度,並在完成後給自己一份獎勵,以提升動力。

每當完成一項待辦事項,她便會將它從To-Do List上劃掉,若完成一頁的工作事項,她會撕下該頁並開啟下一頁的任務。

全球首屈一指的學習軟件公司 SoftKey創辦人、擁有4 億美元身價的知名企業家凱文·奧利里(Kevin O’Leary)也透露,他總是根據To-Do List開始一天的工作。

O'Leary在上床睡覺前,會寫下隔天早上預計完成的三項工作,無關乎事情的大小,即使只是寄郵件、打電話或整理通訊錄,他也會清楚列下,並在第二天確實付諸實行。他曾表示,正是因為這些高效習慣,幫助他致富。

由此可見,To-Do List並非成功人士所獨有,反倒是成功人士因為使用此管理工具,而達到事半功倍。一般工作者加以使用,也有機會讓職涯跨步成長。

寫下To-Do List,從何處著手?
To-Do List並沒有既定格式,主要是按每個人的習慣及需求而定,但大致上皆會涵蓋4個重點:時間、待辦工作內容、完成度、備註事項。

曾獲《富比世》(Forbes)雜誌選為全美前5大高階經理人教練的管理大師大衛‧艾倫(David Allen),針對如何擬訂To-Do List來管理工作成效,提出一套GTD(Getting Things Done )理論。

GTD,指的是「儘管去做」,意指若訂下一個目標,就要將所有的條件,例如時限、預算、資訊、任務等記錄下來,並且進一步將思考化成下一步行動(Next actions)。

根據Allen的理論,在擬訂To-Do List時,不該在目標欄位只粗略地寫下「召開專案會議」,而要細分成工作子項目後,再謄上待辦事項。因此列出的目標將會是「寄給部門同仁會議通知」、「列下討論議程」…。

此外,Allen建議,最好依據不同的工作環境羅列待辦內容。如此一來,在執行過程中,就不會因為切換環境、或轉換心情而浪費時間。而處理一項工作若花費不到2分鐘,應立即完成;如果可以委派,請將任務分配給其他人。

舉例來說,若你是社群工作者,可以將必須依靠電腦及網路環境才能完成的工作先列出,在同一時段一起執行,例如回覆Meta粉絲專頁私訊、與Instagram粉絲互動、收信及回覆電子郵件等。這些待辦事項的共通性在於都屬於「回覆型」的任務,集中處理將有助於大腦運作較不費力。

不過,一旦待辦事項具時效性,就必須改以優先次序為主,這時可以參考「艾森豪矩陣」(Eisenhower Decison Matrix),快速決定事件的輕重緩急。

艾森豪矩陣是由第二次世界大戰時的五星上將杜懷特·大衛·艾森豪(Dwight David Eisenhower)所提出的快速決策方法,他認為所有任務皆可依照「緊急程度」跟「重要程度」分成四類。

1.緊急且重要:必須先完成的任務。(例如:舉辦成果展、重要合約簽署)

2.不緊急但重要:需為這類任務預留時間。(例如:成本計算、故障排除)

3.緊急但不重要:可尋找wiseman(貴人)或委託人脈協助。(例如:訂會議餐點、訂製合身正裝)

4.不緊急且不重要:有時間再來處理即可,必要時可移除。(例如:將桌上假花換成真花、鋪上紅地毯)

簡言之,在思考待辦清單時,必須同時掌握時效性、以及重要性,而在正式寫下各項任務時,要能拆解成實際可執行的內容,才能確保不會遺漏了某些工作。

擬訂To-Do List,3個NG不要犯
掌握上述要點,並不代表你能靠著待辦清單,使每項任務準確達標。許多人擬訂To-Do List時,仍會因為失誤,無意中因小失大。以下是《Cheers》所整理在擬訂To-Do List 時常見的3個NG點。

NG點1:任務清單太冗長

一天只有24小時,扣除工作之外,還得預留休息及吃飯的時間,若過於貪心想事事都做,恐怕最後樣樣做不成,因此任務清單最好每天不超過10項。

NG點2:沒有設定截止日

工作效率往往伴隨著適度的壓力,若所有的任務皆未設下截止日期,可能導致錯把享樂列為優先,導致工作被無限拖延,最後造成難以挽救的局面。

NG點3:未設適當的獎勵機制

切記,人不是機器,大腦的運作是需要給予回饋的;當你在設下困難的目標時,若有適當的獎勵,不僅做得更有動力,更有機會讓成果加速推進。

善用App工具,完成To-Do List更輕鬆
電腦玩物站長Esor Huang指出,談到任務清單管理工具,他推薦工作者可以參考在全球已有逾1,500萬用戶的「Any.Do」,這款APP不僅支援電腦、網頁版、iOS、Android等不同裝置,且操作簡單、容易上手。

打開「Any.Do」頁面,使用者可依個人需求開出不同的待辦清單,在安排任務時,可以依照內容的緊急與重要性來區分。最特別的是,針對拖延症嚴重的使用者,App還內建「管家」功能,適時提醒你的重要計畫,幫助你徹底落實「今日事、今日畢」。

另一款也是Esor推薦的App是「Remember The Milk」,在這款App中,使用者可以清楚看見自己「今天」、「明天」和「逾期」的待辦清單,有利於隨時調整工作的節奏與進度。

此外,App還能用顏色標註待辦事項的優先次序,讓落後的目標一目了然。使用者也可以輸入執行地點、任務被延期的次數等細節,使得這款App不只是提醒工具,也可當作執行筆記,讓你在每次完成任務後有機會反思改進。

撰寫To-Do List看似只是一個小動作,卻能將眾多龐雜的任務目標具體落實,化為一項項清楚的工作,在寫下來的同時,任務的執行細節也變得更清晰,透過減輕你的記憶負擔,讓更多心力專注在達成目標。

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