我輔導的一位客戶在美國西岸廣告公司擔任主管。他領導一個常駐紐約的團隊，而且在加州也有同事。我問過他哪個時段精力最充沛，他回答說，「早上！我毫無疑問是晨型人。」接著我又問道，「所以你早上主要在策略工作上全力以赴？」他答道，「不，我整個早上都和東岸的團隊開會，因此我實際上是在下午能量低落時處理大部分工作。」你可以看出為何他自覺生產力沒能發揮到了極致。他聚焦於工作的時段並不適切，沒有考量到自身的精力水準。
相較於計畫做什麼事，做事的時機甚至更事關重大。雖然我們無法掌控某些時間區塊（例如會議時間），但我們該了解自由時間區塊並非全都具有同等的價值。重要的是，弄清楚自己做特定工作的最佳時機。
我們都能意識到自己何時精力最充沛且靈敏，以及什麼時候很難進入心流狀態。遠距工作讓許多人省下通勤時間，中午可以散步和休憩，早一點或晚一點開始工作，這使得人們能夠清晰地重新審視自身的精力流。
有些人屬於夜貓族，而有些人則屬晨型人。這是內建於我們的系統裡的模式。牛津大學出版社刊行的睡眠學會二○一六年調查報告8等新近研究顯示，我們的 「時型」（chronotype）——個人晝夜節律（circadian rhythm，或稱生理時鐘） ——主要取決於基因。我和我先生兩人的行事曆正好相反。當我覺得精疲力竭（通常大約在下午兩點），此時卻是他最喜好的健身時段！我喜愛早晨六時起床為一天做好準備，而我先生習於晚間十一點我昏昏欲睡時大談財務問題。這些晝夜節律已是我們內在根深柢固的一部分。如果我們能夠把它們琢磨透徹，將可使空檔時間發揮最佳效用。
不是你的行事曆上所有時間區塊都具有同等的價值。
仔細觀察自己的生產力模式
我總是要求剛來上輔導課程的高階主管們在登記資料時回答一些問題，當中之一是，假如你明天有一整天的時間，不必開會、無人打擾、不須出席常設委員會，但有一大堆事情得完成，這時你將如何規畫這一天？這個問題能有效促使你著手想清楚自己最富生產力的時段。
對某些人來說，答案可能是：早上九點起床、處理 email 或看產業新聞、散步、午餐、埋首工作到晚上七點或八點，甚至可能持續工作到午夜時分。而有些人或許在清晨五時起床、中午健身、下午二至四時休息、傍晚前精力耗盡時做做輕鬆的 email 分類。在你的桌上備好記事本，用兩週時間隨時記錄自己實質感到生產力旺盛的時刻，並寫下各項相關的條件。我自己感受到的最能進入心流狀態的時段大致是：
- 早上八點到下午一點之間的時段
- 當沒有人和我共處一室時
- 喝過咖啡後兩小時之內
- 聆聽演奏樂曲（但不致過於投入）時
- 使用筆電、沒盯著雙螢幕、可以處理多項工作時
觀察自身生產力最旺盛和最低落的時段，持續數週把它們記錄下來，並找出自己的生產力模式，好對自己的獨特精力流產生更深入的了解。
找出你的「威力時刻」
你一旦摸索出自己的生產力模式，就能時時盡力模擬那些理想的工作條件。這有助於你實際上縮小範圍，找出我所說的 「威力時刻」（power hours）——你一天裡最高效的兩到三個小時。 高效可有多種不同的意思，而威力時刻指的是全力以赴、心無雜念、有策略地工作。按理想來說，你在威力時刻致力於個人三大優先事項相關的任務。你可以把威力時刻想像成最優質的使用精力點數的時段。這是你感到最「得心應手」的時刻。在這些時段裡，若坐下來開會就是浪費時間，因為那是你把個人生產力發揮到極致的最佳時機。就我個人來說，威力時刻通常是上午九至十點。
有時你會發現，你的威力時刻裡有一部分時間不是自己能夠自主安排，比如說經理召集會議或是送小孩上學的時間。這也無妨！你就試著在某種程度上配合那些事情。盡力把威力時刻安排來從事自己的工作，即使一週只能做到一至三次，或者每三個小時僅有一小時能用來做自己的事，也將使你感受到自己對工作和待辦事項的掌控出現了巨大的改變。
我先前提及的主管已開始每週兩天上午只埋首於自己的要務。他竭盡所能把所有與東岸團隊的會議安排在其他三天早上。據他表示，這使他整週的生產力至少提升了三成。他不再於精神不濟時工作而致灰頭土臉。有無數客戶告訴我，時程安排上的這種轉變使他們的整體生產力與過往有天差地別。
「離峰時刻」該做什麼
我把一天中精神最不濟的時刻稱為 「離峰時刻」（off-peak hours） ，這是「威力時刻」的反面。我所謂的離峰時刻並不是發生於工作日之外，而是落在能量達到巔峰的時刻之外。倘若你是「晨型人」，離峰時刻可能是在下午這段期間，而假如你是「夜型人」，你在早上八點或許還沒有足夠的精力著手執行一日清單。在這個離峰時刻，你能做什麼呢？這時就適合喝杯咖啡並了解一下最新的情況、送交各項費用請款單、處理可迅速回應的 email，或做其他低度耗用精力的事情。
雖說似乎有違直覺，然而當精神不濟時，我們卻有可能會更具創意。當我們較不能專注時，將較能考慮更廣泛的想法和進行各式連結，因為這時大腦將會有點「模糊不清」。根據阿爾比恩大學（Albion College）心理學副教授馬雷克．維斯（Mareike Wieth）的研究，人們在下午或其他感到有點累或昏昏沉沉、難以專注的時刻，將較有創意。此時也非常適合散散步、讓心思自然而然遨遊。
重要的是記得，儘管我們的時型主要由基因決定，仍然可以時時確認自己的作為行不行得通，並始終能夠測試我們關於特定工作最佳執行時刻的種種假設。在寫作此書期間，我相信自己在威力時刻將能寫出最好的成果，於是把每天的威力時段用來寫書。然而，數週之後，我發現這些精力充沛的時刻更適宜用來擬寫作大綱、修修改改、做出寫作相關的決斷。與原先的預期相反，我在能量低落時寫作更具創意，而且最能進入心流狀態。最後，我全然依據這個領悟調整了日程表和工作時段。
（本文出自《上線時間管理術》，商業周刊）
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