注意力不足，總忍不住東摸西摸？用「時間箱」為工作排序，優先解決關鍵任務

現在不流行講生產力了。近來，這個概念已被染上負面色彩，令人聯想到過度干涉的管理方式、沒完沒了的工作、對工作生活平衡和心理健康的忽視。 但我仍然能夠很有把握地提出，「提高績效」依舊是重要、值得推崇的工作和生活態度，而箱型時間幫助我們辦到這點。

嘗試做出「做對的選擇」

如杜拉克 (Drucker) 所說，想要完成更多的事情，最重要的是把注意力放在對的事情上。想要把注意力放在對的事情上，就要取捨和培養這麼做的心態，不覺得疲憊、不分心，也不覺得那是苦差事。

這樣一來，我們將更專注在想要和需要完成的事。如果缺乏計畫，漫不經心地過日子，我們的注意力就會被很多不重要的事給分散。

運用「時間箱」分配每項任務

箱型時間能幫助我們完成大多數的任務，我們可以利用時間箱輕鬆辨識出哪些是需要優先處理的緊急任務。至於非緊急任務，例如學習，也可以利用時間箱指定適合的時段，這樣才不會一延再延。

我們也比較有可能在尚有精力處理的時候，正面迎戰經常被有意無意避開的困難任務。至於那些看起來小到不必規劃的單一任務，則可以集合起來，等待一個時間一起處理。最後，那些沒有用處、適得其反的任務，由於不會出現在行事曆上，我們看不到，自然沒有理由去做。

我們試著來量化那些好處。若一個任務的價值可以分成 1～10 分；假設，當你只是見招拆招，任務平均價值為 6 分；再假設，當你事先訂出該做的事，任務平均價值為 8 分，那樣價值就提高了 33%。

要是我們假設 80/20 法則適用於知識工作，那麼提升的幅度更大。 少數關鍵任務就能貢獻大部分的生產力。

所謂的「帕金森定律」

有句老話只要顛倒過來，就能提高生產力。雖然很多人愛拿帕金森定律開玩笑，但這條廣受認可的定律告訴我們 「工作會不斷膨脹，直到填滿可用的完工時間」。

如果你有 30 分鐘可以整理房間，你就會花 30 分鐘整理房間；但是如果你有 60 分鐘，你就會花 60 分鐘。帕金森定律所說的時間損失，其實和拖延有極大的關係。

而箱型時間就是把握這句話的相反面：把工作壓縮到符合排定的完工時間，用比較小的時間箱，來完成相同的工作，聽起來是否很划算。

這個概念有科學研究的支持。在一項研究中，參加實驗的大學生被要求判讀 4 組照片。其中一隊大學生在實驗開始前被告知第 4 組照片取消了，但是他們使用的時間，與維持看 4 組照片的其他隊沒兩樣。判讀 3 組照片的學生依舊用完可用的時間：「只要預期下一項任務被取消或臨時多出時間，可以在手邊工作東摸摸、西摸摸，會使人大幅降低效率，付出高昂的代價。」許多研究都觀察到相同的結果。

在另外一項實驗中，受試者隨機分配到 5 或 15 分鐘，用來完成一模一樣的任務。分配到 15 分鐘的人，依舊以長出許多的時間完成任務。 第三項研究指出，影響期末考分數的因素，有超過三分之一歸咎於拖延。

「帕金森定律」運用起來當然也有限度，你是可以規定自己要在一小時內，從零開始寫出一萬字的報告，但不可能辦到。箱型時間沒那麼神奇，前面所提的研究大多是說，你可以節省四分之一到一半時間。但也有研究指出，時間減少導致品質下降。2014 年，有一項比較近期的研究證實了這點：「有時間壓力的學生，比沒有時間壓力的學生，平均分數低了 3 分。」

不管是把截止時間定遠一點以減少壓力，還是只要做到一定程度就好，聽起來都很有道理。如果單是懂得運用帕金森定律，就能多擠出三分之一的產出，何樂而不為？

確保任務能在時限內完成

箱型時間可以把大型任務拆成方便估算和管理的小型任務，也就是說這套方法能夠幫助你看清楚龐大計畫裡的各種要素。這類大計畫包括：搬家、推出新產品、籌辦生日派對等。

它可幫助你判斷能否在可用時間內完成，還是你需要另做安排。它也幫助你確認，在時間充裕的情形下，被拆解的小任務是否都能在時限內完成。

（本文摘自《箱型時間》，三采出版）

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