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理財

主管必知:激勵員工 4 祕訣,協助部屬擺脫「不想努力」的氛圍

哈佛商業評論

更新於 05月24日08:50 • 發布於 05月17日08:50 • 《哈佛商業評論》全球繁體中文版編輯部

身為主管,如果你帶領的團隊工作態度消極,如同一盤散沙,以致於績效低落,你在每年上司考核你的績效時,肯定不好受。員工可能因為每天做著重複的工作,而感到疲憊不堪、士氣低靡,同時也失去了目的感,不知為何而做,產生職場倦怠,甚至不少部屬已經「安靜離職」(quiet quitting)或是真的想著要離職。

面對這種狀況,除了給下屬加薪和晉升之外,還能怎麼做呢?以下我們提出4個方法,來協助主管激勵員工,為團隊注入新的活力。

激勵員工祕訣1:強調意義與目的

基層員工在第一線負責執行,很容易對繁冗瑣碎的工作感到倦怠,不知道自己到底在忙什麼。對於這樣的情況,釐清工作的意義與目的,可以幫助你的下屬回答一個核心問題:「我為什麼要做這份工作?這跟我有什麼關係?」下屬若能理解工作的意義與目的,就會改善工作的態度與投入程度,進而提高公司的生產力。主管可以經常向員工強調他們所做的事為什麼很重要,以及這個工作帶來的正面影響,並連結到員工個人的價值上,來為員工增添工作的動力。

假設你是某家商業雜誌的主編,你的編輯期望能發揮影響力,但每天做著繁雜的文字工作讓他感到厭倦,這時你可以告訴他:「你不只是在編輯文字,我們的雜誌會出版到全國各地,全國讀者會因為看了你編的雜誌而有新的觀點與想法,你的工作可以影響我們整個國家。」

激勵員工祕訣2:設計工作內容

如果員工的工作就是每天按表操課、了無新意,久而久之他們就會喪失工作熱情。一份工作必須具有挑戰性,才會對員工有吸引力,不會讓他們覺得無趣;然而,挑戰性也不能太高,必須具有可行性,才不會讓員工覺得不可能完成任務而變得消極,甚至直接放棄。因此很重要的是,主管要與部屬討論,共同設計工作內容,依個人狀況做調整,以確保工作內容兼具挑戰性與可行性,這樣做也能創造出更好的工作績效。

例如,一位管理顧問公司的合夥人,在分配工作給部屬時,總會跟部屬長談,然後依據他們的興趣、性向、能承擔工作量的多寡,以及是否能從中學習,來分配和設計工作。結果,這位合夥人的每位部屬表現都很優異,同時,他的團隊也總能為公司創造更多的獲利。

激勵員工祕訣3:取得小進展

面對每天源源不絕的工作量,員工難免會覺得彷彿看不到盡頭,如同在進行沒有終點的馬拉松。所以員工若是能在工作中取得進展,就能夠獲得成就感,並從中得到激勵。但很多主管不知道的是,這個進展不一定要是非常大的突破,即使只是小小前進一步,也能大大鼓舞員工。而這種小進展日積月累下來,就能產生巨大的力量。具體來說,主管可以為下屬設定一系列階段性目標,並提供充裕的資源與時間,來協助他們取得小進展。

舉例來說,當主管接到一項為期兩年的大型專案計畫時,可以將此計畫設立短期的里程碑,定時與員工共同檢視是否達成每項小的里程。如此,一方面可以隨時提供員工必要的協助,一方面可讓員工感覺到工作有進展,不會因為最終目標遙遙無期而失去動力。

激勵員工祕訣4:表達認可與感謝

如果你的部屬辛勤工作,取得績效,你卻沒有什麼明確的表示,他們就會覺得心灰意冷。對於員工的貢獻,主管要表達認可和感謝,讓員工覺得自己受到重視。許多主管低估了感謝的力量,其實表達感謝能給員工很大的激勵與努力的動力。

舉例來說,主管可以在例行會議或公司尾牙上,公開表揚一位工作成果優異的員工,頒發「優良員工」的獎項給他。而除了表達對員工本人的感謝之外,主管也可以手寫感謝函,或是提供旅遊補助等獎勵給員工,甚至是他們的家人,以感謝這些家人對加班員工的支持。

如果你的部屬意志消沉、團隊籠罩著一層陰鬱的氛圍,你可以向他們強調工作的意義、設計兼具挑戰性與可行性的工作內容,幫助他們取得小進展,最後也不要忘了感謝你的員工和他們的家人。如此一來,你就能有效激勵員工,提振士氣與工作績效,讓你的團隊撥雲見日。

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