ทำไมสังคมญี่ปุ่นจึงยังต้องใช้นามบัตรกระดาษแทนที่จะใช้นามบัตรดิจิทัล?
แม้ว่าชาติแรกที่คิดค้นธรรมเนียมการใช้นามบัตรจะเป็นชาวจีนเมื่อหลายร้อยปีก่อน แต่ชาติที่นิยมใช้นามบัตรกันอย่างแพร่หลายที่สุด และให้ความสำคัญกับนามบัตรและการแลกนามบัตรว่าเป็น “พิธีกรรมศักดิ์สิทธิ์” ก็คือชาวญี่ปุ่น มีระดับของความตึงเครียดในการแลกนามบัตรและใช้นามบัตรขั้นสูงสุดกว่าชาติอื่น ๆ ทั่วโลก
วันนี้จะกล่าวถึงธรรมเนียมการใช้นามบัตรของญี่ปุ่นแบบคร่าว ๆ และกล่าวถึงสาเหตุที่ญี่ปุ่นยังไม่ประสบความสำเร็จในการใช้นามบัตรดิจิทัล
การแลกนามบัตรทั้ง 3 กรณี
การแลกนามบัตรของญี่ปุ่นแบ่งเป็น 3 กรณี ซึ่งจะมีรายละเอียดในการปฏิบัติที่แตกต่างกันไป
1) กรณีที่เราเป็นฝ่ายยื่นนามบัตรฝ่ายเดียวโดยอีกฝ่ายไม่ได้ยื่นนามบัตรกลับมาให้เรา หรือ อีกฝ่ายยื่นนามบัตรให้เราแต่เราไม่มีนามบัตรยื่นตอบ
มีรายละเอียดมากมาย แต่สิ่งที่ต้องปฏิบัติแน่นอนคือ ยื่นด้วยสองมือ และ รับด้วยสองมือ
2) กรณีที่แลกนามบัตรพร้อมกันทั้งสองฝ่าย
ใช้กระเป๋านามบัตรรองนามบัตรของเราและถือทั้งสองสิ่งด้วยสองมือ จากนั้นใช้นิ้วชี้และนิ้วกลางของมือซ้ายคีบกระเป๋านามบัตรของเราไว้ และใช้มือขวาหยิบนามบัตรของเราไปไว้ในมือซ้ายของอีกฝ่ายซึ่งอีกฝ่ายจะสแตนด์บายมือซ้ายคีบกระเป๋านามบัตรของเขาเอาไว้เช่นกัน (มีรายละเอียดอีกมาก สามารถหาเพิ่มเติมได้ในอินเทอร์เน็ต)
3) กรณีที่แลกนามบัตรพร้อมกันทั้งสองฝ่าย และมีสมาชิกที่ต้องแลกหลายคน
ปฏิบัติเหมือนกรณีที่ 2) แต่ต้องมีการตั้งแถว โดยผู้มีศักดิ์สูงสุดยืนตรงกลางประจันหน้ากันและกันทั้งสองฝ่าย และผู้มีศักดิ์รอง ๆ ลงไปจะต้องไปยืนขวามือถัดไปเรื่อย ๆ เมื่อแลกนามบัตรกันและกันแล้วจะค่อย ๆ ก้าวขยับไปทางซ้ายเพื่อแลกกับคนต่อไป โดยฝั่งตรงข้ามก็ควรตั้งแถวโดยยืนขวามือถัดไปเรื่อย ๆ จากผู้มีศักดิ์สูงสุดของฝั่งตรงข้ามเช่นกัน แต่ในกรณีที่สถานที่นั้นมีพื้นที่จำกัด อาจไม่ต้องตั้งแถวแต่ใช้การสังเกตว่าอีกฝ่ายเรียงลำดับศักดิ์สูงต่ำอย่างไรและพยายามแลกนามบัตรเรียงลำดับศักดิ์ให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้
นามบัตรดิจิทัลในญี่ปุ่นปัจจุบัน
หลายสำนักต่างก็ทำสำรวจ โดยตัวเลขที่สำรวจออกมาได้ล้วนแตกต่างกันไป แต่ที่ผลออกมาเหมือนกันคือ 70-80% ของสังคมญี่ปุ่นยังใช้นามบัตรกระดาษกันอยู่ แม้จะมี 30-40% ตอบว่าอยากให้ใช้นามบัตรดิจิทัลได้แล้ว แต่ในทางปฏิบัติก็ยังเปลี่ยนได้ยากเนื่องจากในสังคมญี่ปุ่นนั้นการแลกนามบัตรกระดาษนั้นไปเชื่อมโยงกับอะไรอื่น ๆ อีกหลายอย่างนอกเหนือไปจากแค่ข้อมูลบนนามบัตร
สาเหตุที่สังคมญี่ปุ่นยังไม่ประสบความสำเร็จในการใช้นามบัตรดิจิทัล
1) มารยาทเมื่อแรกพบ
เมื่อแรกรู้จักใคร ต้องคำนึงถึงมารยาท แต่พอเจอตัวแล้วยกมือถือขึ้นมาสแกน จะถูกมองว่าไม่ค่อยมีมารยาท หรือไม่ค่อยเหมาะสมนัก จึงยังนิยมใช้นามบัตรกระดาษกันอยู่
2) กระเป๋านามบัตร
สังคมญี่ปุ่นจะนิยมพกกระเป๋านามบัตรแยกออกจากกระเป๋าสตางค์ หากใครเก็บนามบัตรในกระเป๋าสตางค์จะถือว่าไร้มารยาทอย่างรุนแรง โดยการเลือกลักษณะของกระเป๋านามบัตรก็เป็นการบอกตัวตนและนิสัยใจคอรูปแบบหนึ่ง บางบริษัทอาจมีกระเป๋านามบัตรที่มีโลโก้บริษัท เป็นการสร้างความน่าเชื่อถือในรูปแบบหนึ่ง หรือมหาวิทยาลัยที่มีชื่อเสียงก็จะมีการขายกระเป๋านามบัตรที่มีโลโก้ของมหาวิทยาลัยเอง จึงยังมีความจำเป็นต้องใช้นามบัตรกระดาษอยู่เพราะเป็นของคู่กับกระเป๋านามบัตรซึ่งเป็นสัญลักษณ์บอกตัวตนของผู้ใช้ โดยกระเป๋านามบัตรควรเป็นกระเป๋าหนังสีสุภาพ และไม่ควรเป็นกล่องเหล็กหรือกล่องพลาสติก
3) การเคลื่อนไหวในการแลกนามบัตร
จากที่กล่าวถึงกรณีการแลกนามบัตรทั้ง 3 กรณี หากอ่านอย่างละเอียดทุกขั้นตอนการเคลื่อนไหว จะพบว่าปฏิบัติยากมาก ต้องอาศัยการฝึกฝนและประสบการณ์อย่างมาก ที่จะทำได้ถูกต้องภายในระยะเวลาเพียงไม่กี่วินาทีสำคัญนั้น สังคมญี่ปุ่นจึงยังพิจารณาการเคลื่อนไหวในการแลกนามบัตรว่าหากทำได้คล่องแคล่วน่าประทับใจ จะสร้างความน่าเชื่อถืออย่างมาก เพราะดูรู้ว่ามีประสบการณ์ทำงานหรือประสบการณ์ในวงธุรกิจมามาก จึงแลกนามบัตรได้คล่องแคล่วไร้ที่ติเช่นนี้ ซึ่งการใช้นามบัตรดิจิทัลจะไม่สามารถแสดงสิ่งเหล่านี้ได้ จึงยังนิยมใช้นามบัตรกระดาษและดูการเคลื่อนไหวในการแลกนามบัตรเพื่อประเมินระดับประสบการณ์ทำงานของอีกฝ่ายกันอยู่
4) การสร้างความประทับใจว่าจดจำอีกฝ่ายได้แม่นยำ
เมื่อแลกนามบัตรจะมีเวลาเพียง 2-3 วินาทีในการจดจำใบหน้าและชื่อของอีกฝ่าย จากนั้นต่างก็แยกย้ายไปนั่งที่โต๊ะเพื่อเริ่มการคุยงาน นักธุรกิจชาวญี่ปุ่นที่มีประสบการณ์จะสามารถจดจำใบหน้าและชื่อของอีกฝ่ายได้อย่างแม่นยำ เมื่อแยกย้ายไปนั่งที่โต๊ะจะนำนามบัตรของอีกฝ่ายมาเรียงลำดับตามลำดับการนั่งของอีกฝ่ายได้ถูกต้อง สร้างความประทับใจให้อีกฝ่ายได้ว่าเราใส่ใจเขามากจริง ๆ ซึ่งการใช้นามบัตรดิจิทัลจะไม่สามารถสร้างความประทับใจในลักษณะนี้ได้
5) ผู้บริหารญี่ปุ่นอายุ 50 ขึ้นไปยังใช้ดิจิทัลไม่คล่อง
เมื่อต้องการติดต่อธุรกิจ และขับเคลื่อนธุรกิจ เรามักจะพยายามติดต่อผู้บริหารระดับสูงที่สุดเท่าที่จะทำได้ แต่ญี่ปุ่นก็คล้ายสังคมไทยคือเมื่อเป็นผู้บริหารระดับสูงสุดก็มีแนวโน้มจะอายุค่อนข้างมากและใช้เทคโนโลยีไม่เก่ง เมื่อต้องไปพบผู้บริหารระดับสูงแต่เราพยายามใช้นามบัตรดิจิทัลในขณะที่ผู้บริหารระดับสูงใช้ดิจิทัลไม่เป็น แทนที่จะได้รับโอกาสดี ๆ อาจกลับกลายเป็นการสร้างความอับอายให้ผู้บริหารท่านนั้นไปแทนได้ จึงเป็นข้อควรระวังที่ทำให้นักธุรกิจญี่ปุ่นยังพยายามใช้นามบัตรกระดาษอยู่ตลอดเวลาหากไม่แน่ใจจริง ๆ ว่าอีกฝ่ายใช้เทคโนโลยีได้คล่องแคล่ว
สรุป
อย่างไรก็ตาม ไม่ได้หมายความว่าสังคมญี่ปุ่นจะไม่เปิดรับเทคโนโลยี เพราะมีหลายบริษัทพยายามพัฒนา Applications ต่าง ๆ ในการจัดการกับนามบัตรกระดาษที่ได้รับมา เรียกว่า ญี่ปุ่นไม่ได้พยายามจะ “เลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง” ว่าต้องกระดาษหรือดิจิทัล แต่ญี่ปุ่นมองว่าทั้งนามบัตรกระดาษก็มีฟังก์ชั่นของมันตามดัง 5 ข้อที่กล่าวไปไปแล้ว และนามบัตรดิจิทัลก็มีฟังก์ชั่นของมันอีกอย่างที่แตกต่างไปจากนามบัตรกระดาษ จึงมีลักษณะของการใช้นามบัตรกระดาษเป็นหลักก่อนเมื่อแรกพบอีกฝ่าย จากนั้นเมื่อรู้จักกันแล้วค่อยใช้นามบัตรดิจิทัลในการจัดการข้อมูลของนามบัตรกระดาษจำนวนมากที่ได้รับมา
เกี่ยวกับผู้เขียน
วีรยุทธ พจน์เสถียรกุล เป็นคนไทยเพียงไม่กี่คนที่เคยศึกษาที่มหาวิทยาลัยในประเทศญี่ปุ่นมาแล้วถึง 4 แห่ง โดยเคยได้รับทุนแลกเปลี่ยนระหว่างที่ว่าการจังหวัด Okinawa และจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยไปศึกษาที่ The University of the Ryukyus รวมทั้งเคยได้รับทุนรัฐบาลญี่ปุ่นแบบสอบผ่านสถานทูตญี่ปุ่นประจำประเทศไทย ไปศึกษาที่ 1) Tokyo University of Foreign Studies / 2) International Christian University / และ 3) Keio University มีประสบการณ์ทำงานที่หลากหลาย เคยเป็นผู้สื่อข่าวและผู้ผลิตรายการโทรทัศน์ให้บริษัท Nippon Production Service (บริษัทในเครือสถานีโทรทัศน์ NHK) / เป็นผู้สอนภาษาไทยที่สถาบันภาษาไทยหลายแห่งในโตเกียว / เป็นผู้เชี่ยวชาญภาษาไทยสำหรับชาวต่างชาติที่สมาคมส่งเสริมเทคโนโลยี (ไทย-ญี่ปุ่น) / เป็นที่ปรึกษาด้านธุรกิจและการตลาดให้บริษัท Corporate Directions Inc. ของประเทศญี่ปุ่น / เป็นผู้ก่อตั้งสาขาภาษาญี่ปุ่นธุรกิจของคณะศิลปศาสตร์ สถาบันการจัดการปัญญาภิวัฒน์ / เป็นผู้อำนวยการบริษัท AIRA Capital และเป็นทีมงานก่อตั้งบริษัท AIRA and AIFUL รวมทั้งบัตรกดเงินสด A-Money / เป็นที่ปรึกษาด้านทรัพยากรมนุษย์ของบริษัท TOYO Business Service / เป็นที่ปรึกษาด้านทรัพยากรมนุษย์ของบริษัท JECC ประเทศญี่ปุ่น / เป็นที่ปรึกษาด้านธุรกิจของบริษัท Business Consultants South East Asia / มีประสบการณ์สอนในมหาวิทยาลัยมากกว่า 10 แห่งในประเทศไทย / เป็นที่ปรึกษาและจัดฝึกอบรมให้องค์กรหลายแห่ง
ปัจจุบันมีธุรกิจเล็ก ๆ ของตัวเองคือ บริษัท Consulting Agency for Talent จำกัด ทำธุรกิจให้คำปรึกษาด้านพัฒนาองค์กรและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ (HROD และ HRD) / เป็นนักวิชาการอิสระ / วิทยากรอิสระ / นอกจากเขียนคอลัมน์ที่ Conomi แห่งนี้แล้ว ก็เขียนคอลัมน์ให้ธนาคารไทยพาณิชย์ / เขียนคอลัมน์ให้ The PEOPLE Online Magazine / เขียนคอลัมน์ให้ Marumura และยังคงใฝ่เรียนรู้สิ่งใหม่ต่าง ๆ อยู่เสมอแม้ว่าจะมีปริญญา 7 ใบแล้วก็ตาม
ติดตามผลงานเขียนทั้งหมดของวีรยุทธได้ที่
Facebook : รวมผลงานของวีรยุทธ – Weerayuth’s Ideas