โปรแกรม payroll ตัวช่วยสำคัญในการบริหารทีม สำหรับนักธุรกิจรุ่นใหม่?

ปัจจุบันเทคโนโลยีใหม่ๆ สำคัญมากกับการทำงานและการทำธุรกิจ เพราะช่วยในเรื่องความสะดวก และสัมพันธ์กับเรื่องต้นทุน ทำให้มีโปรแกรมมากมายที่เกิดขึ้นเป็นทางเลือกสำหรับคนทำธุรกิจ และโปรแกรม payroll หรือโปรแกรมเงินเดือนก็เป็นหนึ่งในนั้น ขณะที่หลายคนอาจยังนึกภาพไม่ออก ว่าโปรแกรมเงินเดือนช่วยอะไรได้บ้าง ครั้งนี้จึงเป็นการนำเสนอความสำคัญของโปรแกรมเงินเดือนสำหรับนักธุรกิจรุ่นใหม่

ทำไมนักธุรกิจรุ่นใหม่ต้องใช้โปรแกรมเงินเดือน

โปรแกรมเงินเดือน เป็นเครื่องมือที่ช่วยจัดการเงินเดือนพนักงานในบริษัทแบบอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้การทำงานนั้นรวดเร็วขึ้น แบ่งเบาภาระพนักงานโดยเฉพาะทีม HR หรือฝ่ายบุคคล ที่มักจะต้องจัดการเรื่องนี้ การใช้งานโปรแกรมเงินเดือน พนักงานจะทำเงินเดือนได้สะดวกมากขึ้น ซึ่งตอบโจทย์คนรุ่นใหม่มากกว่า เพราะในยุคปัจจุบัน เป็นยุคของการอาศัยเครื่องมือต่างๆ เพื่อช่วยอำนวยความสะดวก ให้ทำงานรวดเร็วขึ้น

นอกจากความสะดวกที่เหมาะกับคนรุ่นใหม่ อีกเรื่องก็คือความแม่นยำ ซึ่งมากกว่าการทำเงินเดือนแบบ Manual โอกาสผิดพลาดเกิดขึ้นได้ต่ำกว่าหรือแทบจะไม่มีเลย จึงเป็นมืออาชีพมากกว่า ทำให้โปรแกรมเงินเดือนเหมาะกับนักธุรกิจรุ่นใหม่

โปรแกรมเงินเดือน บริหารทีมได้จริงหรือ?

เมื่อพูดถึงการบริหารทีมหลายคนอาจนึกไม่ออกว่าจะเกี่ยวข้องกับโปรแกรมเงินเดือนอย่างไร ในความเป็นจริง โปรแกรมเงินเดือนไม่ได้บริหารทีมโดยตรง แต่โปรแกรมเงินเดือนจะเป็น “ตัวช่วย” ในการบริหารทีมได้ เหตุผลมีดังนี้

1.โปรแกรมเงินเดือนช่วยให้ทำงานไวขึ้น

หนึ่งเหตุผลที่โปรแกรมเงินเดือนช่วยบริหารทีมได้ และเหมาะกับนักธุรกิจรุ่นใหม่ เพราะเป็นตัวช่วยที่ทำให้ขั้นตอนการจ่ายเงินเดือนนั้นไวขึ้น ไม่ต้องนั่งคำนวณเงินเดือนด้วยตัวเอง สะดวกรวดเร็ว เหลือเวลาไปทำอย่างอื่น ทำให้มีเวลาไปจัดการส่วนอื่นได้เยอะขึ้น รวมถึงเหลือเวลาในการวางแผนงานเพื่อขับเคลื่อนธุรกิจ ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญมากกว่า การพึ่งพาโปรแกรมเงินเดือนจะทำให้ชีวิตนักธุรกิจรุ่นใหม่ง่ายขึ้นกว่าเดิม

เมื่อมีเวลามากพอที่จะจัดการกับแผนงานอนาคตและสามารถจัดการได้อย่างลงตัว ก็จะช่วยให้สามารถดำเนินการตามแผนได้เป็นอย่างดี จึงมีส่วนช่วยในการบริหารทีมให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

2.โปรแกรมเงินเดือน ช่วยประหยัดต้นทุน

การใช้งานโปรแกรมเงินเดือน ช่วยประหยัดต้นทุนเรื่องของการจ้างคน เนื่องจากการทำเงินเดือนบางที่ต้องใช้แรงงานคนที่ทำส่วนนี้โดยตรง ซึ่งมีต้นทุนค่อนข้างสูง อีกทั้งยังมีความซับซ้อนมากกว่าเมื่อมีเรื่องของการจัดการคนเข้ามาเกี่ยวข้อง ยิ่งคนเยอะ ความคล่องตัวในการดำเนินธุรกิจก็จะลดลงไปด้วย ตรงกันข้ามถ้าหากหันไปใช้โปรแกรมเงินเดือนแทน ก็จะช่วยประหยัดต้นทุนส่วนนี้ลงไป ซึ่งนอกจากเหลือเวลาไปทำอย่างอื่นแล้ว ยังเหลืองบประมาณไว้ใช่ส่วนอื่นด้วย ภาระการจ้างคนเข้ามาทำเงินเดือน อาจเปลี่ยนไปเป็นต้นทุนพัฒนาทีมหรือบริหารทีมอย่างอื่นได้ ยิ่งถ้าหากเป็นธุรกิจกลุ่ม Start Up การเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือนย่อมเป็นทางเลือกที่ดีกว่า เพื่อให้ขั้นตอนการจ่ายเงินเดือนสามารถทำได้เองอย่างเชี่ยวชาญ โดยไม่ต้องจ้างพนักงานเข้ามาทำโดยเฉพาะ

3.โปรแกรมเงินเดือน ช่วยให้ปลอดภัยด้านการจัดการภาษี

การทำเงินเดือนเป็นเรื่องที่ค่อนข้างซับซ้อน เพราะนอกจากเงินเดือนที่มีหลากหลายอัตราแล้ว ยังมีในเรื่องของภาษี ซึ่งถ้าหากคำนวณเองแบบ Manual โอกาสที่จะตกหล่นหรือผิดพลาดค่อนข้างสูง และเรื่องนี้เกี่ยวข้องกับกฎหมาย หากเกิดข้อผิดพลาดขึ้นมา อาจทำให้ธุรกิจชะงักได้เลย กระทบต่อระบบการบริหารทีมภาพรวมได้

หากเลือกใช้งานโปรแกรมเงินเดือน ซึ่งเป็นระบบอัตโนมัติ มีระบบการคำนวณที่แม่นยำทั้งยังมีการคำนวณภาษีเอาไว้ให้เสร็จสรรพ ทำให้ไม่ต้องคำนวณเองให้วุ่นวาย อัตราความผิดพลาดต่ำ ช่วยลดภาระการทำงานและช่วยในการบริหารทีมให้มีประสิทธิภาพ

4.โปรแกรมเงินเดือน สามารถบันทึกข้อมูลไว้ใช้ในอนาคตได้

ในการบริหารทีม ข้อมูลเป็นเรื่องที่ค่อนข้างสำคัญรวมถึงข้อมูลเงินเดือน ยิ่งถ้าหากต้องมีการโปรโมทตำแหน่ง ซึ่งสัมพันธ์กับการขึ้นเงินเดือน สิ่งนั้นยิ่งทำให้ข้อมูลย้อนหลังเป็นเรื่องที่ต้องนำมาพิจารณาควบคู่กันไป การเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือนเป็นเรื่องที่ค่อนข้างตอบโจทย์ เพราะสามารถบันทึกและเก็บข้อมูลเอาไว้ได้จำนวนมาก โดยไม่ต้องเปลืองเนื้อที่ และสามารถเรียกใช้ข้อมูลได้ง่ายดายมากกว่า การเก็บบันทึกเอาไว้ในกระดาษที่ถูกรวบรวมอยู่ในแฟ้มใหญ่ๆ จำนวนมาก แบบนั้นเป็นเรื่องยากเมื่อต้องการดูข้อมูลย้อนหลัง ทั้งสิ้นเปลืองเวลาและกระทบต่อการบริหารทีมภาพรวมได้

นอกจากนี้ยังพบว่าโปรแกรมเงินเดือนบางรุ่นมีระบบการบันทึกที่เกี่ยวกับพฤติกรรมของพนักงานได้ด้วย เช่น ขาด ลา มา สาย ซึ่งส่งผลดีต่อการเรียกใช้งานในอนาคต ประกอบกับการประเมินพนักงาน สู่การบริหารทีมให้ขับเคลื่อนไปข้างหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

5.โปรแกรมเงินเดือน ตอบโจทย์ New normal

เมื่อกล่าวถึงยุค New normal ซึ่งเป็นยุคที่พฤติกรรมคนเปลี่ยนหลายอย่าง เช่นการทำงานแบบ Work form home ที่คนไม่ต้องเข้าออฟฟิศ การตอกบัตรแบบเดิมๆ ถูกเปลี่ยนไปใช้โปรแกรมที่สามารถเช็คอินเข้างานออนไลน์ได้ และบางครั้งสิ่งนั้นเกี่ยวข้องกับโปรแกรมเงินเดือน

เนื่องจากการจ่ายเงินเดือนหลายครั้งก็เกี่ยวกับการเข้า-ออกงาน ประจำวัน การขาด ลา มาสาย กลายเป็นเรื่องที่ต้องพิจารณาคู่กันกับการจ่ายเงิน แต่เมื่อมีการ WFH ในยุค New normal โปรแกรมเงินเดือนก็เข้ามามีบทบาทมากขึ้น เพราะบางโปรแกรมสามารถบันทึกข้อมูลเหล่านี้ได้ หรือบางโปรแกรมก็สามารถเชื่อมต่อกับระบบสแกนนิ้วได้ ทำให้โปรแกรมเงินเดือน เป็นทางเลือกที่เหมาะกับนักธุรกิจรุ่นใหม่เป็นอย่างดี เหมาะกับการบริหารทีมทางไกล แม้ไม่ได้เข้าไปทำงานที่ออฟฟิศ

ทั้งหมดนี้ก็เป็นเหตุผลที่ทำให้โปรแกรมเงินเดือนเหมาะกับนักธุรกิจรุ่นใหม่ ไม่ว่าอยู่ที่ไหนหรือขนาดธุรกิจเล็กใหญ่ ก็ใช้โปรแกรมเงินเดือนได้อย่างเหมาะสม ปัจจุบันมีทางเลือกหลากหลาย ที่รองรับความต้องการของนักธุรกิจรุ่นใหม่แต่ละราย สามารถเลือกใช้งานได้ให้เหมาะกับงบประมาณที่มี เพราะโปรแกรมเงินเดือนที่หลากหลายก็มีฟังก์ชั่นและระดับราคาที่แตกต่างกันออกไป