5 วิธีสร้างคู่มือ SOP คัมภีร์กลยุทธ์ธุรกิจ รากฐานสู่ความสำเร็จ

คู่มือการทำงาน หรือ SOP เป็นคู่มือปฏิบัติการการทำร้านค้าที่อธิบายว่าต้องทำอะไรตามลำดับขั้นตอนไหนอย่างชัดเจน บอกให้รู้ว่า ใคร ต้องทำอะไร ทำที่ไหน ทำอย่างไร การทำงานก็ง่ายขึ้น คนที่ไม่รู้เรื่องทำธุรกิจก็สามารถมาลงมือทำได้อย่าง่ายมากขึ้น วิธีทำคู่มือปฏิบัติงานเป็นอย่างไรไปดูกัน!

1.วางภาพรวมของงาน

ทำคู่มือเพื่อให้รู้เรื่องธุรกิจก็ควรบอกก่อนว่าธุรกิจนี้คืออะไร ทำอะไร ทำเพื่อใคร ทำอย่างไร เมื่อมีขอบเขตให้ประมาณนี้จะทำให้คู่มือดูมีหลักการและขอบเขตเนื้อหาที่ชัดเจน ครอบคลุมเนื้อหาของธุรกิจเพียงอย่างเดียว ไม่หลุดธีมเกินไป เพราะถ้าใส่ข้อมูลที่อยากใส่ไปทั้งหมด นอกจากเราจะไม่อยากทำต่อเพราะเยอะเกินแล้ว ลูกค้าหรือคนที่มาอ่านก็ไม่อยากอ่านเช่นกัน

2.คัดข้อมูลที่จำเป็น

คัดเนื้อหาที่จำเป็นสำหรับการทำธุรกิจโดยเฉพาะพวกความรู้ Know How และ How to ข้อมูลที่ใส่ควรมีความถูกต้องแน่นอน หากมีความผิดพลาดของข้อมูลก็ควรมีเพียงเล็กน้อยเท่านั้น มิฉะนั้นมันอาจสร้างความผิดพลาดใหญ่หลวงได้ อีกทั้งข้อมูลที่ใช้ก็ไม่ควรมาจากอินเตอร์เน็ต แต่ควรใช้ข้อมูลที่มีความแน่นอนจากประสบการณ์ตรง และควรจดบันทึกทุกครั้งจนออกมาเป็นฉบับสมบูรณ์

3.จัดระเบียบข้อมูล

ต่อให้มีข้อมูลที่เป็นประโยชน์มากมาย ความน่าเชื่อถือมาเต็ม ประสบการณ์แน่น รู้แล้วมีประโยชน์แน่นอน แต่ถ้าการจัดเรียงเนื้อหาไม่ดี เรียงมั่ว เนื้อเรื่องและวิธีทำไม่ต่อเนื่องกัน ขาดช่วงก็ยากที่จะเป็นคุ่มือที่ดีได้ มันก็เหมือนนิยายหรือภาพยนต์สักเรื่องที่ต้องผ่านการคิด การเรียบเรียบมาดีแล้วเพื่อให้ผู้อ่านรู้เรื่อง เข้าใจเรื่องที่จะสื่อ เพื่อประโยชน์สูงสุดแก่ผู้อ่าน

4.สร้างคู่มือ

เมื่อผ่านการเตรียมตัวมาพอแล้ว วางโครงสร้างการเรียงเนื้อหาแล้ว ตรวจสอบแล้วว่าเนื้อหาครบถ้วน ครบทุกมุมของการทำธุรกิจ ก็สามารถนำไปสู่การทำคู่มือจริง ๆ ออกมา จะทำเป็นรูปเล่ม ง่ายต่อการอ่าน ดีไซน์น่าสนใจก็ได้ หรือจะให้ร่วมสมัยขึ้นมาหน่อยก็ทำในรูปแบบของไฟล์ PDF เปิดอ่านในโทรศัพท์มือถือได้ อ่านที่ไหนก็ได้

5.อัปเดตเวอร์ชันด้วย

การใช้คู่มือที่ทำขึ้นมาตามวิธีด้านบนก็มีโอกาสเกิดปัญหาอยู่บ้าง และเราจะได้รับความเห็นจากคนที่ใช้คู่มือแน่นอนอยู่แล้ว รวมถึงผู้อธิบายงานก็อาจชี้ให้เห็นจุดบกพร่องด้วยเช่นกัน ให้เรานำความเห็นเหล่านั้นมาปรับแก้คู่มือให้เข้าใกล้ความสมบูรณ์มากขึ้น และสร้างคู่มือเวอร์ชันที่สมบูรณ์มากขึึ้นออกมา

ติดตามบทความอื่น ๆ ได้ที่ : คลิก

ติดตามบทความ How to ที่น่าสนใจได้ที่ : คลิก