สงสัยไหม? ทำไมงานไม่เดิน..5 สเต็ปช่วยสปีดงานให้เต็มประสิทธิภาพ

เคยไหม..นั่งทำงานทั้งวันแต่งานไม่เดิน หรือทำงานไป วอกแวกไป ไม่สมาธิ ไม่มีกะจิตกะใจจะทำงานอย่างเต็มที่ 

เชื่อว่าต้องมีหลายคนเคยเป็นแบบนี้ เคยคิด ๆ วางแผนไว้คร่าว ๆ ว่าวันนี้จะต้องตามนี่ให้ได้ ทำโน่นให้เสร็จ เคลียร์สิ่งที่ค้างไว้ให้หมด แต่พอถึงที่ทำงานปุ๊บกลับมัวแต่เช็กโซเชียล ช็อปออนไลน์ หรือเมาท์กับเพื่อนร่วมงานอย่างออกรส ถ้าเป็นแบบนี้ก็เตรียมตัวอยู่ดึก หอบงานกลับไปทำที่บ้าน และงานพอกหางหมูได้เลย

จริง ๆ แล้วรู้หรือไม่..ชั่วโมงแรกของการเริ่มงานสำคัญที่สุด วันนั้นทั้งวันของคุณจะเป็นอย่างไรขึ้นอยู่กับชั่วโมงแรกในการทำงานว่าคุณทำอะไร ถ้าเมาท์ ติดโซเชียล ช็อปออนไลน์ ฯลฯ ก็อย่าหวังเลยว่างานวันนั้นจะเสร็จตามเวลาได้ 

เคล็ดลับก็คือช่วงเวลา 1 ชั่วโมงแรกของการทำงานควรโฟกัสไปที่การจัดระบบความคิดและวางแผนงานในวันนั้น ๆ ก่อน หรือแค่ทำตาม 5 สเต็ปนี้ก็ได้ 

1. ปิดการแจ้งเตือนทุกชนิด

อย่างที่บอกว่าชั่วโมงแรกของการเริ่มงานสำคัญที่สุด คุณต้องปิดการสื่อสารทุกชนิด ทั้งออนไลน์หรือออฟไลน์ โดยใน 1 ชั่วโมงนี้คุณต้องปิดและหยุดทุกอย่าง ยกเว้นความคิด โฟกัสไปที่จุดเดียวก็คืองานที่อยู่ตรงหน้า ทั้งงานค้าง งานที่เข้ามาใหม่ และการประชุมในวันนี้ คุณจะต้องวางแผนให้ดี อะไรต้องทำก่อน-หลัง อะไรสำคัญมากกว่า การจัดลำดับเหล่านี้จะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

2. สร้างเช็กลิสต์สิ่งที่ทำ

รู้หรือไม่..การเสียเวลาเล็ก ๆ น้อย ๆ ก่อนเริ่มงาน เพื่อวางแผนการทำงานตลอดทั้งวันช่วยให้ประสิทธิภาพการทำงานดีขึ้น แต่น้อยคนที่เจียดเวลาเพื่อมาทำสิ่งเหล่านี้ โดยเฉพาะการทำเช็กลิสต์สั้น ๆ ว่าวันนี้มีอะไรต้องทำหรือต้องเคลียร์ให้เสร็จบ้าง ที่สำคัญจะต้องอยู่บนพื้นฐานของแผนงานที่วางไว้ในแต่ละวัน เพราะฉะนั้นเช็กลิสต์ที่ทำขึ้นควรเป็นรายการที่ต้องทำภายในวันนั้น ๆ ไม่ใช่ทำไว้ทั้งอาทิตย์ให้ยาว ๆ ดูเยอะ ๆ เล่น ๆ เท่านั้น

อาจมีบ้างที่บางงานไม่สามารถทำให้เสร็จได้ภายในหนึ่งวัน สิ่งที่ต้องทำคือแจกแจงเป็นรายการย่อย ๆ เพื่อให้ง่ายต่อการวางแผนงาน จากนั้นค่อย ๆ ทำตามแผนที่วางไว้ และต้องเคลียร์ให้จบเป็นวัน ๆ ไปดีที่สุด ที่สำคัญไม่ต้องสนใจว่าในเช็กลิสต์ของคุณจะมีกี่อัน จะรายการเดียวหรือยาวเป็นหางว่าวก็ได้ขึ้นอยู่กับแผนที่วางไว้ แต่อย่าลืมว่าเช็กลิสต์ในแต่ละวันยาวเท่าไหร่ ก็แปลว่าคุณมีงานค้างเยอะเท่านั้น 

3. จัดลำดับความสำคัญ

ไม่มีทางที่งานทุกงานจะสำคัญเหมือนกันหมด มันต้องมีสำคัญมาก สำคัญน้อย ด่วนมาก และไม่ด่วน สิ่งที่คุณต้องทำคือจัดลำดับงานที่ต้องทำตามความสำคัญและความเร่งด่วน แม้จะรู้อยู่แล้วว่าในแต่ละวันต้องทำอะไรบ้าง งานไหนบ้างที่สำคัญ ที่เร่งด่วน แต่ถ้าไม่ได้จัดลำดับให้เรียบร้อย ความผิดพลาดก็ย่อมจะตามมา ดังนั้นควรจัดให้ดีว่าอะไรต้องทำก่อนหรือหลังจะได้ไม่เป็นปัญหาที่ทำให้ทั้งชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัววุ่นวาย และเหนื่อยโดยไม่จำเป็น

วิธีก็คือนำเช็กลิสต์ที่ทำไว้มาใส่ลำดับก่อน-หลัง เริ่มจากงานที่สำคัญและเร่งด่วนก่อนเป็นอันดับแรก จากนั้นก็ไปที่งานสำคัญและไม่เร่งด่วน แล้วค่อยมาทำงานที่ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน ปิดท้ายด้วยงานไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน วิธีนี้จะช่วยให้คุณทำงานแบบไม่ตกหล่น ไม่ผิดพลาด และยังทำให้การทำงานแต่ละขั้นตอนมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย

4. กำหนดเวลาให้ชัดเจน

หลังจากทำเช็กลิสต์และจัดลำดับความสำคัญแล้ว สิ่งที่ขาดไม่ได้เลยก็คือการกำหนดเวลาในการทำงานให้ชัดเจน ในเมื่อเสียเวลาทำเช็กลิสต์ขึ้นมาแล้ว ก็ต้องระบุให้ชัดเจนด้วยว่าจะต้องทำให้เสร็จเมื่อไหร่ โดยประเมินจากความยุ่งยากของงานนั้น ๆ เป็นหลัก อาจเผื่อเวลาเพื่อตรวจทานและตรวจสอบงานแต่ละขั้นตอนด้วยก็ได้

อย่างที่บอกว่าเช็กลิสต์ควรเป็นรายการที่ต้องทำในแต่ละวัน ดังนั้นก็ควรกำหนดเวลาให้ชัดเจนเป็นวัน ๆ ไป เพื่อจะได้สะสางงานต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

5. ลงมือเลย เริ่มจากงานสำคัญก่อน!

อย่าเพิ่งได้ใจว่าวางแผนเสร็จแล้ว ก็ได้เวลาเปิดปาก เปิดการแจ้งเตือนทุกชนิด หลังจากจัดระบบการทำงานแล้ว สิ่งที่ต้องทำต่อไปก็คือ “งาน” อย่างที่บอกว่าชั่วโมงแรกของการเริ่มงานสำคัญที่สุด อย่างน้อยที่สุดก็ควรจัดการงานที่สำคัญและเร่งด่วนให้เสร็จสิ้นไปก่อน จากนั้นหากอยากพักผ่อนเล็ก ๆ น้อย ๆ ก็สามารถผ่อนคลายได้ แต่ต้องเป็นไปตามกำหนดเวลาที่คุณตั้งไว้

จริง ๆ แล้วเราไม่จำเป็นต้องโฟกัสอยู่กับงานตลอดทั้งวันก็ได้ แค่ทำตามแผนงานที่วางไว้ หรือทำให้เสร็จตามเช็กลิสต์ที่เราเป็นคนกำหนดไว้ก็พอ อย่าลืมว่าคนเราต้องมีสมดุลชีวิตกับการทำงาน การอยู่ดึกหรือหอบงานไปทำที่บ้านคงไม่ใช่คำตอบของคนทำงานยุคนี้ เพราะถ้าคุณจัดตารางงานสำหรับตัวเองได้ดีในทุกวัน รับรองว่าไม่มีงานค้าง และยังทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นแน่นอน