เทรนด์การทำงานแบบยืดหยุ่น กับ Smart Workplace

โดยปกติแล้วเราใช้เวลามากกว่าครึ่งวันอยู่ในที่ทำงาน สถานที่ทำงานจึงเป็นส่วนหนึ่งของปัจจัยที่ส่งผลต่อการทำงานของพนักงานไม่ว่าจะทางตรงหรือทางอ้อม ช่วงหลังองค์กรส่วนใหญ่จึงให้ความสำคัญกับการเปลี่ยนที่ทำงานธรรมดา ๆ ให้กลายเป็น Smart Workplace โดยแนวความคิดดังกล่าวมุ่งเน้นการจัดการที่ทำงาน (Work Environment) ให้สะดวกสบายและส่งเสริมบรรยากาศการทำงานที่ดีโดยใช้เทคโนโลยีมาช่วย วันนี้คุณลิ้งค์ จอมทรัพย์ สิทธิพิทยา CEO และ Co-Founder EXZY และคุณแฮม พิทักษ์ เหล่าแสงงาม Head of Digital Transformation จาก PTTGC จะมาอธิบายภาพรวมของ Smart Workplace หรือ Smart Office ให้พวกเราได้รู้จักกัน

Smart Workplace / Office ช่วยการทำงานได้อย่างไร

Smart Office คือการนำเทคโนโลยีมาพัฒนาปรับปรุงพื้นที่การทำงานโดยรวม ลดขั้นตอนต่าง ๆ ที่ไม่จำเป็น ช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เป็นการหลอมรวมระหว่าง บุคลากร (People) สถานที่ (Place) และกระบวนการ (Process) โดยอาศัยเทคโนโลยีเป็นเครื่องมือ เช่น ระบบการจองห้องประชุม การเช็คอินเข้าทำงานด้วยระบบสแกนใบหน้า รวมไปถึงการออกแบบพื้นที่ทำงานให้ตอบโจทย์กับการทำงานของแต่ละแผนกแต่ละบุคคล เช่น แผนกที่ทำงานเอกสารก็อาจจะเหมาะกับการนั่งโต๊ะประจำที่ (Fixed Seat) ในขณะที่บางแผนกอาจจะมีลักษณะงานที่ไม่ต้องนั่งประจำที่โต๊ะตลอดเวลาก็สามารถเลือกนั่งทำงานที่ไหนก็ได้ โดยผ่านระบบการจองโต๊ะแบบ Hot Seat ข้อดีของ Hot Seat นอกจากจะลดพื้นที่การทำงานและเพิ่มพื้นที่ส่วนกลางแล้ว ยังทำให้พนักงานได้เจอคนจากหลากหลายแผนกมากขึ้น ส่งเสริมการเปิดรับไอเดียใหม่ และสร้างนวัตกรรมใหม่ ๆ ได้

วิกฤติบีบให้เราต้องปรับตัว

หลาย ๆ คนอาจจะคิดว่ากระแส Smart Workplace เป็นผลพวงจากการแพร่ระบาดของโควิด-19 แต่ความจริงแล้วแนวความคิดเรื่อง Smart Workplace เกิดขึ้นก่อนหน้านี้หลายปี การระบาดของไวรัสเป็นเพียงปัจจัยเร่งให้เกิด Flexible Workplace ได้เร็วยิ่งขึ้น ก่อนหน้าโควิด คนยังสงสัยว่า WFH (Work From Home) หรือ WFA (Work From Anywhere) ทำได้จริงหรือไม่ โดยเฉพาะองค์กรใหญ่ ๆ ที่ยังไม่เชื่อว่าจะทำได้ จนกระทั่งเกิดการแพ่ระบาดของโควิด สถานการณ์บังคับให้คนส่วนใหญ่ต้องทำงานแบบ WFH ผลปรากฎว่าทุกคนต่างก็ปรับตัวเข้ากับการทำงานทางไกล การประชุมแบบ Virtual Conference ได้อย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตามปัญหาที่ตามมาจากการทำงานแบบ WFH คือ เกิดการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กรครั้งใหญ่และการมีส่วนร่วมของคนในองค์กร (Engagement) ลดลง เมื่อคลายล็อกดาวน์แล้ว ก็มีคนสองกลุ่ม กลุ่มที่ยังอยาก WFH และกลุ่มที่อยากกลับมาทำงานที่ออฟฟิศ แต่ไม่ว่าจะเป็นคนกลุ่มไหน สิ่งที่องค์กรต้องเตรียมพร้อมคือ การสร้าง Hybrid Workplace (แบ่งการทำงานทั้งที่ออฟฟิศและที่บ้าน) เพื่อรองรับทั้งความต้องการของคนในองค์กร และรองรับวิกฤติการณ์ที่อาจเกิดขึ้นอีกครั้ง

ประสบการณ์การทำงานในยุคโควิดแบบไร้รอยต่อ

คำถามสำคัญก็คือ เมื่อองค์กรเปลี่ยนเป็นแบบ Hybrid / Flexible Workplace แล้วจะจัดการอย่างไรให้ลงตัว ไม่ว่าจะอยู่บ้านหรืออยู่จุดไหนในออฟฟิศก็สามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่อง โดยที่ต้องอยู่บนพื้นฐานของ ความปลอดภัย ความสะดวกสบาย และต้นทุนบริหารจัดการได้อย่างเหมาะสม

ก่อนอื่นองค์กรต้องสำรวจว่าพนักงานแต่ละแผนกมีความต้องการเหมือนกันหรือเปล่า ค่อย ๆ ทดลองหาความสมดุลนั้น เพื่อค้นหาว่าสิ่งที่องค์กรคิดว่าใช่เป็นเรื่องที่ใช่สำหรับพนักงานไหม จากนั้นเริ่มวิเคราะห์โจทย์ที่ควรแก้ไขว่าอันไหนเป็น “Quick Wins or Low Hanging Fruits” เพราะการจัดการที่เริ่มจากแก้ปัญหาที่เห็นผลทันทีก่อนจะให้งานเดินไม่สะดุด แล้วจึงค่อย ๆ ทยอยปรับปรุงด้านอื่นไปเรื่อย ๆ 

Fixed Seat VS Hot Seat เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีในการปรับที่ทำงานให้เป็น Hybrid / Flexible Workplace ถึงแม้ว่าประเทศในแถวเอเชียตะวันออก รวมถึงประเทศไทย จะมีความยุ่งยากในการนำไปปฏิบัติเพราะอุปสรรคด้าน “ความอาวุโส” ในที่ทำงาน อาจทำให้พนักงานบางคนไม่กล้าไปนั่งที่ที่ตัวเองจองผ่านระบบไว้ เพียงเพราะ “รุ่นพี่” เอาของมาวางก่อน หรือมานั่งก่อน แต่ก็เป็นเรื่องจำเป็นที่แต่ละองค์กรต้องค่อย ๆ ปรับเปลี่ยน

อีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญในช่วงนี้คือ องค์กรควรนำเทคโนโลยีมาช่วยส่งเสริมสุขอนามัยในที่ทำงานเพื่อตอบรับสถานการณ์โควิด เช่น การตั้งระบบทำความสะอาดห้องในเวลาที่ไม่มีคนอยู่ในห้อง การใช้พื้นที่สัมผัสร่วมให้น้อยลง การจัดการความหนาแน่นของพื้นที่ เป็นต้น สิ่งเหล่านี้จะช่วยเสริมความมั่นใจในการมานั่งทำงานที่ทำงานมากขึ้นด้วย 

ความจริงแล้ว Smart Workplace สามารถเกิดขึ้นได้ในทุก ๆ ที่ ไม่ว่าพนักงานจะอยู่ที่ไหน ก็สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ พนักงานสามารถเชื่อมต่อกันได้แบบไม่มีสะดุดผ่านระบบเครือข่ายที่เข้าถึงได้ง่าย และปลอดภัย ไม่ต้องกลัวโดนแฮค หรือข้อมูลสูญหายระหว่างทาง

อนาคตของ Smart Workplace

ในอนาคตพื้นที่ที่ทำงานจะเล็กลง เกิดรูปแบบ Internal Co-Working Space ภายในแต่ละองค์กรมากขึ้นเรื่อย ๆ จากที่องค์กรเคยต้องใช้ Co-Working Space ข้างนอกก็กลายมาเป็นสร้างพื้นที่ร่วมภายในออฟฟิศเอง จากนั้นพัฒนาไปเป็น Satellite Office คือขนาดของสำนักงานใหญ่ (Headquarter) จะเล็กลง กระจายแหล่งทำงานให้ครอบคลุมมากขึ้น คนในองค์กรไม่จำเป็นต้องเสียเวลาในการเดินทางมากนัก หรืออาจจะพัฒนาไปถึงแบบ Connected Office ที่ซึ่งคนจากหลายองค์กรแชร์พื้นที่ออฟฟิศร่วมกัน   

เรื่องของการจัดการพื้นที่ที่ทำงานอาจจะดูเหมือนเป็นเรื่องเล็กน้อยและเป็นเพียงปัจจัยภายนอก แต่ความจริงแล้วเป็นเรื่องที่สำคัญและมีผลต่อการทำงานของพนักงานโดยตรง ดังนั้นโจทย์สำคัญสำหรับองค์กรยุคใหม่คือ ทำอย่างไรพนักงานจะมีความสุข อยากทำงานให้กับองค์กร หรือทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพไปพร้อม ๆ กัน ทั้งนี้ทั้งนั้นไม่มีรูปแบบ “One size fits all.” จึงเป็นเรื่องสำคัญที่แต่ละองค์กรต่างก็ต้องค้นหารูปแบบ Smart Workplace เฉพาะตัวของตัวเอง