7 วิธีบริหารปฏิทิน จัดการชีวิตที่วุ่นวาย Calendar Management Skills

ตารางชีวิตแน่นเอี๊ยดอยู่หรือเปล่า ?
.
เคยเป็นไหม ?
.
วันนี้เราอาจต้องเอางานเมื่อวานขึ้นมาทำต่อ พอวันนี้หมดลงแต่งานของวันนี้กลับยังไม่เสร็จ พรุ่งนี้เราจึงต้องหยิบงานของวันนี้ขึ้นมาทำต่ออีกแล้ว คราวนี้งานในวันมะรืนของเราจึงกระทบกับวันหยุดสุดสัปดาห์ วนเวียนเป็นวงจรอุบาทว์แบบนี้ซ้ำไปซ้ำมา
.
เรายุ่งอยู่กับกองงานที่ทับถมเป็นภูเขา จนรู้สึกตัวอีกที เวลาทั้งอาทิตย์ก็หมดไปกับการทำงานเก่า วันหยุดแทนที่จะได้ทำกิจกรรมที่ชอบ กลับกลายเป็นวันที่เรารู้สึกหมดแรงจนไม่อยากทำอะไร ปฏิทินชีวิตที่แน่นขนัดไม่เหลือช่องให้หายใจ อาจทำให้เราท้อแท้จนเลือกปล่อยเวลาที่มีค่าทิ้งไปเสียเลย
.
แต่วันนี้ Mission To The Moon ขอเสนอแนวทางบริหารปฏิทินชีวิตให้กลับมาเข้าที่อีกครั้ง เพื่อให้ทุกคนสามารถแบ่งเวลาเรื่องงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และมีเวลาสำหรับทำกิจกรรมที่ชอบ โดยเนื้อหาในบทความนี้อ้างอิงมาจากบทความต่างๆ และพอดแคสต์ Mission To The Moon EP.1909 “จัดตารางชีวิตให้ดีขึ้น ด้วยการบริหารปฏิทินตัวเอง”
.
.
มัดรวม 2 ตัวช่วยสำคัญสำหรับดีท็อกซ์ตารางชีวิตใหม่
.
2 ตัวช่วยที่เราควรฝึกใช้ให้เชี่ยวชาญ และควรนำมาผสมผสานเข้าด้วยกัน เพื่อให้การจัดการเวลาของเรามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ได้แก่
.
[ ] Time Boxing
Time Boxing คือการจัดเวลาโดยแปลงรายการสิ่งที่ต้องทำ (To do List) เป็นกล่อง และหนึ่งกล่องแทนค่าหนึ่งช่วงเวลาเท่านั้น เช่น งีบหลับ 10 นาที ประชุม 30 นาที และออกกำลังกาย 1 ชั่วโมง วิธีการนี้จะทำให้เราสามารถวางแผนและจัดการเวลาได้โดยไม่ทับซ้อนกัน
.
นอกจากนั้น มนุษย์มักจะมีแรงทำงานตามเดดไลน์ เพราะทำให้เกิดความรู้สึกว่าต้อง “บังคับตนเอง” ให้ทำงานเสร็จตามกำหนดการณ์ ซึ่งTime Boxing จะทำให้เราเห็นระยะเวลาที่ควรใช้ในการทำงานชัดเจน ทั้งยังเห็นภาพรวมของทุกกิจกรรมในแต่ละวัน ทำให้เราสามารถประเมินผลตัวเองได้ง่าย
.
[ ] Eisenhower Matrix
เหตุผลที่ Time Boxing ของเราไม่มีประสิทธิภาพ อาจเป็นเพราะเรามีปัญหาเรื่องการลำดับความสำคัญ ทำให้บางครั้งทำงานไม่สำเร็จตามกำหนด หรือบางครั้งทำสำเร็จ แต่กลับเป็นงานชิ้นเล็กๆ ส่วนงานใหญ่ๆ ของเรากลับยังไม่คืบหน้าไปไหน
.
ดังนั้น Eisenhower Matrix จะช่วยให้เราสามารถแยกแยะความสำคัญและความเร่งด่วนของสิ่งต่างๆ ในชีวิตได้ โดยแบ่งงานทุกอย่างออกเป็น 4 ประเภท คือ สำคัญเร่งด่วน สำคัญไม่เร่งด่วน ไม่สำคัญเร่งด่วน และไม่สำคัญไม่เร่งด่วน รายละเอียดของเครื่องมือนี้ คุณรวิศเคยเขียนบนเว็บไซต์ Mission To The Moon ชื่อบทความ ‘Eisenhower Matrix’ ดังนั้นอยากบริหารเวลาให้ได้ ต้องจัดลำดับความสำคัญให้เป็น
.
ตารางชีวิตที่ดีและมีประสิทธิภาพนั้นไม่มีสูตรสำเร็จรูป แต่โดยพื้นฐานต้องประกอบไปด้วย การวางแผน การกำหนดขอบเขตเวลา และการจัดลำดับความสำคัญที่ชันเจน เพื่อให้เราสามารถออกแบบปฏิทินที่ตรงกับเป้าหมายและไลฟ์สไตล์ของเรามากที่สุด โดยต่อจากนี้คือ 7 แนวทางบริหารตารางชีวิตของเราซึ่งใช้ 2 ตัวช่วยสำคัญนี้เป็นพื้นฐาน
.
.
7 แนวทางจัดการปฏิทินอย่างมีประสิทธิภาพ
.
1. ใช้อุปกรณ์ให้น้อยที่สุด
ระหว่างปฏิทินออนไลน์หรือจดด้วยสมุดแพลนเนอร์ เราควรเลือกเพียงอย่างใดอย่างหนึ่ง บางคนใช้ทั้งแอปพลิเคชันหลายตัวและสมุดแพลนเนอร์ไปพร้อมกัน เมื่อต้องเพิ่มงานใหม่ลงในตารางกะทันหัน อีกอุปกรณ์หนึ่งของเราอาจไม่ได้อัปเดตตามไปด้วย จึงทำให้เกิดความสับสนได้ง่าย
.
2. กำหนด Time Boxing เป็น 6 สี
แบ่งกิจกรรมออกเป็น 6 หมวดหมู่ และแยกแต่ละหมวดออกเป็น 6 สี เพื่อเราจะได้เห็นภาพรวมและวัดผลกิจกรรมของทั้งวัน ทั้งอาทิตย์ ทั้งเดือนและทั้งปี โดย 6 หมวดหมู่นั้น ได้แก่ งานหลัก งานที่เกี่ยวข้องกับคนอื่น งานที่คุณค่าไม่เยอะ งานเร่งด่วน การพัฒนาตนเอง และการพักผ่อน
.
ตัวอย่างเช่น เราวางให้งานด่วนเป็นสีแดง เมื่อครบหนึ่งอาทิตย์เราพบว่า กล่องสีแดงกินพื้นที่มากกว่า 20% ของสีอื่นๆ อย่างผิดสังเกต เป็นโอกาสให้เราได้ลองสำรวจสาเหตุที่ทำให้เกิดงานเร่งด่วนเป็นประจำ เป็นไปได้ว่าสาเหตุ อาจมาจากการทำงานที่ยังไม่รอบคอบ ซึ่งการตรวจสอบอาจจัดเป็นงานที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วนมาตลอด เราจึงต้องกลับไปทบทวน Eisenhower Matrix ของตนเองอีกครั้ง
.
3. รวมกิจกรรมที่คล้ายกันเอาไว้ด้วยกัน
หากแบ่งตามความสำคัญ งานประเภทคุณค่าไม่เยอะและไม่เร่งด่วน เช่น การเช็กอีเมล การตอบอีเมลและตอบข้อความ เราอาจรวมงานประเภทนี้ให้อยู่ในกล่องเดียวกันเพื่อจัดการทีเดียว
.
หากแบ่งตามเนื้อหา เช่น ประชุมที่เนื้อหาเกี่ยวข้องกัน ควรจัดไว้ใกล้ๆ กัน เพื่อให้เราสามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่องและลื่นไหล หากเราทำงานที่ต่างกันมากเกินไปในเวลาเดียวกัน หรือการทำงานแบบมัลติทาสก์ (multitasking) จะทำให้สมองเราต้องเสียเวลาตั้งสมาธิใหม่ทุกครั้ง ครั้งละ 25 นาที
.
4. เลือกระยะเวลาที่เหมาะสมกับแต่ละงาน
งานแต่ละอย่างไม่ควรมีเวลาที่ตายตัวเกินไป เราควรปรับเวลาให้เหมาะกับรายละเอียดและความยากของงาน เช่น หากเป็นการประชุมหรือนัดหมายในกลุ่มเล็กๆ ซึ่งไม่จำเป็นต้องระดมความคิดหรือเปลี่ยนความเห็น อาจกำหนด Time Boxing แค่ 10-30 นาทีพอ
.
อีกหนึ่งเคล็ดลับของการจัด Time Boxing ให้สัมพันธ์กับเวลาคือ จัดงานที่เราไม่อยากทำลงในช่วงเวลาที่ไม่ข้ามชั่วโมง จากงานวิจัยที่เผยแพร่บน Chicago Booth Review พบว่า ระยะเวลาเท่ากันแต่อยู่ในช่วงเวลาที่ต่างกันทำให้เรารู้สึก “นาน” ต่างกันได้ เช่น ระยะเวลา 1 ชั่วโมง 30 นาที แบ่งเป็น 13.15 น. - 14.45 น. กับ 13.45 - 15.15 น. ผู้เข้าร่วมจะรู้สึกว่าเวลา 13.45 น. - 15.15 น. ที่ข้ามชั่วโมงเยอะนั้นมีระยะเวลายาวนานกว่า
.
เราสามารถประยุกต์ได้โดย กำหนดเวลาประชุมในช่วงที่ไม่ข้ามชั่วโมง เช่น ประชุมภายใน 13.00 น. -13.30 น. เพื่อไม่ให้การประชุมรู้สึกน่าเบื่อและยาวนาน
.
นอกจากตัวเลขของเวลาจะส่งผลต่อความรู้สึกแล้ว ช่วงเวลาเช้าหรือบ่ายก็ส่งผลต่อพลังการตัดสินใจ งานที่สำคัญและต้องตัดสินใจอย่างรอบคอบควรจัดไว้ในช่วงเช้า เพราะมีงานวิจัยที่พบว่า ความสามารถในการตัดสินใจและสมาธิของเราจะแย่ลงในช่วงบ่าย โดยเฉพาะช่วง 14.55 น. และช่วง 14.00 น. -16.00 น. ก็ยังเป็นช่วงที่เกิดอุบัติเหตบ่อยที่สุดอีกด้วย
.
5. เพิ่มความยืดหยุ่นในปฏิทิน
แม้ว่าเราจะควรจัดกิจกรรมทุกอย่างให้อยู่ในรูป Time Boxing เพื่อที่จะได้กำหนดขอบเขตและเห็นภาพรวมทั้งวัน แต่ก็ไม่ควรจัดให้แต่ละกล่องชนหรือติดกันมากเกินไป เราควรเผื่อเวลาเดินทาง พักหายใจ และเผื่อเหตุการณ์ไม่คาดฝันซึ่งอาจทำให้งานนั้นล่าช้า
.
6. รู้จัก “ปฏิเสธ” งานที่ไม่สำคัญ
Eisenhower Matrix จะช่วยให้เราประเมินงานที่สำคัญจริงๆ ได้อย่างชัดเจน เราควรจัดการงานที่อยู่ในหมวดสำคัญให้เสร็จก่อนเป็นอันดับแรก ถึงค่อยจัดการงานที่สำคัญน้อยลงมา
.
ถ้างานที่คนอื่นขอให้ช่วยอยู่ในหมวดไม่สำคัญ เราควรเคารพเวลาของตนเอง โดยอาจปฏิเสธงานนั้นหรืออธิบายให้อีกฝ่ายเข้าใจว่า เราจำเป็นต้องจัดงานนั้นไว้ทำทีหลัง เพราะการสร้างขอบเขตที่ชัดเจนและให้ความสำคัญกับตนเองก่อนไม่ใช่เรื่องผิด
.
7. รีวิวตัวเองทุกอาทิตย์
เราต้องมีการวางแผนและจัดตารางเวลาของสัปดาห์ถัดไปล่วงหน้า เพื่อให้เรายังคงโฟกัสกับเป้าหมายและงานที่สำคัญกับเราจริงๆ
.
วันหยุดสุดสัปดาห์ ลองเปิดปฏิทินของตนเองดู เพื่อประเมินภาพรวมของทั้งสัปดาห์นี้ว่า เราจัดการงานต่างๆ และแบ่งเวลาอย่างไร? กล่องสีอะไรที่เราจัดอยู่ในปฏิทินเยอะที่สุดและน้อยที่สุด? เวลาที่ใช้ต่อหนึ่งงานสมเหตุสมผลแล้วหรือยัง? อาทิตย์นี้มีงานไหนที่ยังสะสางไม่เรียบร้อยบ้าง? และประชุมอาทิตย์หน้าเราต้องเตรียมตัวอย่างไรบ้าง?
.
หากอาทิตย์ถัดไปเราต้องเตรียมตัวก่อนการประชุมใหม่อยู่ทุกครั้ง เวลาชีวิตของเราก็อาจโดนกระทบไปด้วยตลอดเวลา เพื่อประหยัดเวลาชีวิตและช่วยให้เราไม่พลาดทุกเนื้อหาการประชุม Mission To The Moon จึงขอเสนอ “The Meeting Book” สมุดบันทึกการประชุมที่ออกแบบอย่างเข้าใจและตอบโจทย์เพื่อคนทำงาน
.
นอกจากดีไซน์ปกสีเขียวเข้มเรียบหรูทันสมัย จำนวนหน้ากระดาษที่เยอะจุใจ “The Meeting Book” ยังมาพร้อมกับฟังก์ชัน “3 จ.” จดจ่อกับเนื้อหาการประชุม จัดการงานอย่างเป็นระบบ และจำได้ทุกหัวข้อการประชุมครั้งถัดไป
.
เพียงแค่มี “The Meeting Book” ก็สามารถทำให้ทุกการประชุมตรงประเด็น ไม่หลงวันที่ จัดการประชุมได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย
.
อยากรู้ว่า The Meeting Book มีประโยชน์อย่างไร สามารถรับชมได้ที่ - https://bit.ly/3YNbDNN
.
สั่งซื้อสินค้าได้แล้ววันนี้ ในราคาเพียง 350.- ผ่านช่องทาง
[ ] LINE SHOPPING : https://shop.line.me/@missiontothemoon
[ ] Shopee : https://shope.ee/9eovnwIQUa
[ ] Lazada : https://s.lazada.co.th/l.XyN0
.
.
อ้างอิง
- จัดตารางชีวิตให้ดีขึ้น ด้วยการบริหารปฏิทินตัวเอง | Mission To The Moon EP.1909 : รวิศ หาญอุสาหะ - https://bit.ly/3KLZnqU
- Own Your Time: 8 Essential Calendar Management Skills | Entrepreneur : John Rampton - https://bit.ly/44gd20x
- What In The World Is A Work Calendar Cleanse? : Jennifer Magley - https://bit.ly/44aiySp
- Why Some 30-Minute Appointments Seem Longer than Others | Chicago Booth Review : Sarah Kuta - https://bit.ly/44aiySp
.
.
#selfdevelopment
#timemanagement
#timeboxing
#missiontothemoon
#missiontothemoonpodcast