คู่มือรับมือกับผู้ฟังตัวร้าย เมื่อนำเสนองานอย่างไร ก็ไม่มีใครสนใจฟัง

นำเสนองานทีไร แต่ทำไมไม่มีใครสนใจการนำเสนอของเรา? บางครั้งก็มองเห็นคนนั่งเล่นโทรศัพท์ บางครั้งก็ไม่สนใจจนไม่สามารถแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันได้ ทำให้การนำเสนองานทุกครั้งกลายเป็นการสิ้นเปลืองเวลาในการทำงานไป
.
.
ในฐานะของผู้นำเสนองาน แน่นอนว่าทุกคนต้องรู้สึกท้อแท้เมื่อการที่เราพยายามใส่ใจเตรียมเนื้อหา พยายามถ่ายทอดข้อมูลที่สำคัญให้กับผู้ฟัง แต่กลับกลายเป็นว่าผู้ฟังหมดความสนใจกับเราอย่างเห็นได้ชัด แต่โอกาสเดียวที่เราสามารถทำได้ก็คือการหาทางดึงดูดให้ “ผู้ฟังตัวร้าย” กลับเข้ามาสนใจและมีส่วนร่วมให้ได้อีกครั้ง
.
แต่ก่อนที่จะเข้าสู่เทคนิคในการรับมือกับเหล่าผู้ฟังตัวร้ายนั้น เราควรเข้าใจเหตุผลและธรรมชาติของการเป็นผู้ฟังก่อนว่า เพราะอะไรพวกเขาจึงไม่สามารถให้ความสนใจและมีสมาธิพอที่จะสามารถแสดงความคิดเห็นอย่างมีส่วนร่วมกับเราได้ โดยอาจจะกลับมาสำรวจที่การนำเสนอของเราว่ามีข้อผิดพลาดอะไรที่ทำให้ผู้ฟังไม่สามารถประมวลผลข้อมูลได้หรือไม่
.
.
4 เหตุผลที่ทำให้ผู้ฟังไม่สนใจการนำเสนอของเรา
.
ข้อแรกก็คือ “เราแค่พูดออกมา แต่ไม่ได้อธิบายไอเดียให้ชัดเจน” สำหรับการนำเสนอแต่ละครั้ง ผู้พูดควรมั่นใจว่าความสนใจทั้งหมดนั้นอยู่ที่ตัวเราและไอเดียของเรา ซึ่งไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะนั่นหมายความว่าเราควรเข้าใจว่าผู้ฟังมีวิธีการเรียนรู้อย่างไรตั้งแต่ก่อนตัดสินใจว่าจะนำเสนอข้อมูลอะไรบ้าง และที่สำคัญที่สุดคือเรื่องของการใช้ภายในการนำเสนอ เพราะมีการวิจัยที่ชี้ให้เห็นว่า 80% - 90% ของข้อมูลที่สมองของเราประมวลผลนั้นมาจากการมองเห็น ดังนั้นผู้ฟังส่วนใหญ่อาจจะจำสิ่งที่เราพูดไม่ได้ แต่กลับจำรูปภาพที่เรานำเสนอได้
.
ซึ่งการดึงดูดผู้ฟังด้วยภาพนั้น ไม่ใช่แค่เลือกภาพที่เหมาะสมเท่านั้น แต่ยังต้องมีวิธีการเล่าเรื่องเพื่อสนับสนุนการจดจำภาพเหล่านั้นด้วย ด้วยวิธีนี้เราจะสามารถทำให้ผู้ฟังสนใจ ในขณะเดียวกันก็ทำให้มั่นใจได้ว่าพวกเขาจะจดจำสิ่งนั้นจริงๆ แม้จะเดินออกจากห้องประชุมไปแล้ว
.
เหตุผลข้อที่ 2 คือ “ข้อมูลบนสไลด์เยอะ จนผู้ฟังต้องใช้ความพยายามในการอ่านและฟังในเวลาเดียวกัน” ความผิดพลาดที่ใหญ่หลวงต่อมาก็คือ งานนำเสนอส่วนใหญ่มักจะเต็มไปด้วยข้อความหรือข้อมูลจำนวนมาก ซึ่งอย่าลืมว่าผู้ฟังต้องใช้ความสามารถในการอ่านสไลด์ ไปพร้อมๆ กับการตีความในสิ่งที่เรากำลังพูดจนในที่สุด เมื่อพวกเขาเกิดความเหนื่อยล้าก็จะค่อยๆ หมดความสนใจไปในที่สุด
.
การนำเสนอที่ดีไม่ได้แบ่งแยกความสนใจของผู้ฟังออก แต่ต้องสามารถรวมความสนใจไปที่จุดสำคัญจุดเดียวตลอดเวลา ดังนั้นจึงไม่ควรใช้ข้อความหรือข้อมูลที่เยอะจนเกินไปในการนำเสนอ ให้ใช้แค่ข้อมูลที่จำเป็นเท่านั้น เพื่อช่วยให้ผู้ฟังมีสมาธิ ซึมซับ และจดจำได้
.
เหตุผลข้อที่ 3 คือ “การนำเสนอของเราค่อนข้างแห้ง ทื่อ และไม่มีการเล่าเรื่อง” สมองของคนเรามีความสามารถในการเชื่อมต่อแนวคิดหนึ่งกับแนวคิดถัดไปโดยธรรมชาติ ผ่านคำอุปมาอุปไมย คำพรรณนา และรูปภาพ ซึ่งองค์ประกอบที่ทำให้คนจินตนาการเหล่านี้ จะช่วยให้ผู้คนมีความรู้ความเข้าใจที่ลึกซึ้งและสมบูรณ์ยิ่งขึ้น
.
แต่กลับกัน ถ้าเรานำเสนอโดยการที่แค่พูดเรื่องในสไลด์ออกมาแบบทื่อๆ ไม่มีการใช้น้ำเสียงหรือการเล่าเรื่องให้ผู้ฟังเกิดการจินตนาการ ผู้ฟังก็จะไม่สามารถเชื่อมต่อแต่ละจุดของการนำเสนอได้และเบี่ยงเบนความสนใจออกไปในที่สุด ซึ่งวิธีแก้ก็คือการใช้ “รูปภาพ” เพื่อเปรียบเทียบเรื่องราวที่เรากำลังเล่าเพื่อให้ผู้ฟังได้สนใจ จดจำ และนำสิ่งที่เรานำเสนอออกไปใช้ได้อีกด้วย
.
และเหตุผลข้อสุดท้ายก็คือ “เราสื่อสารแบบทางเดียว” ถ้าหากลองมองดูวิทยากรมืออาชีพหลายคน เราจะเห็นได้ว่าไม่มีใครที่สื่อสารทางเดียวเลย ทุกคนมักจะพูดคุยกับผู้ฟังมากกว่าแค่นำมุมมองของตนมาพูดอยู่เพียงฝ่ายเดียว แต่การพูดคุยของเราต้องให้ทั้งข้อมูลที่ครบถ้วนและความรู้สึกที่ดีต่อผู้ฟังไปด้วยกัน เพราะเมื่อผู้ฟังได้รับโอกาสในการพูดคุย ออกความเห็นของตัวเองอย่างเป็นธรรมชาติแล้ว เขาก็จะให้ความสนใจกับการนำเสนอของเรามากๆ
.
ดังนั้นให้ลองถามคำถาม หรือลองพูดหัวข้อที่ทำให้เกิดการถกเถียงเพื่อเป็นการล่อเป้าให้ผู้ฟังได้ลองแสดงความคิดเห็น และอย่ากลัวที่จะหันมาพูดในหัวข้อที่ดึงความสนใจของพวกเขา แม้ว่าเราจะต้องออกนอกสคริปต์ก็ตาม
.
นอกจากสไลด์แล้ว ภาษากายที่ใช้ก็ส่งผลต่อความสนใจ
.
เพราะสิ่งที่ผู้ฟังมองมา นอกจากสไลด์แล้วก็ยังมีตัวเราที่เป็นเหมือนกับ Presentation เคลื่อนที่ที่ผู้ฟังสามารถสัมผัสได้อย่างชัดเจนมากที่สุด วิทยากรบางคนจึงสามารถดึงดูดผู้ฟังให้สนใจได้ผ่านภาษากายของตัวเอง แม้จะไม่ได้มีสไลด์ก็ตาม
.
หนึ่งในเทคนิคที่สามารถเรียกความสนใจของผู้ฟังได้ก็คือ “การเดินไปยังส่วนอื่นของเวที ซ้ายที ขวาที” ที่จะช่วยให้ผู้ฟังให้ความสนใจได้มากกว่าผู้ฟังที่พูดจากด้านหลังของโพเดียม การเคลื่อนย้ายไปยังส่วนอื่นของเวทีจะสร้างความรู้สึกประหลาดใจ แปลกใหม่ให้กับผู้ฟัง อีกทั้งความใกล้ชิดกับผู้ฟังอย่างกะทันหันจะบังคับให้ผู้ฟังสนใจเรา
.
อีกเทคนิคหนึ่งคือการพูดให้เร็วขึ้นหรือช้าลง ทุกคนรู้ดีว่าการพูดด้วยโทนเสียงเดียว จะทำให้เรารู้สึกง่วง ดังนั้นให้ลองเล่าแตกต่าง เร็วขึ้นบ้างเมื่อต้องการ “โจมตี” ผู้ฟังด้วยความตื่นเต้น และช้าลงเมื่อต้องการ “ดึงดูด” ให้ผู้ฟังสนใจมากเป็นพิเศษ
.
การเบาเสียงลงหรือการหยุดพูดสักครู่ ก็ได้ผลเช่นเดียวกัน เมื่อเราต้องการให้ผู้ฟังมุ่งความสนใจไปที่จุดสำคัญจุดหนึ่ง ก็อาจจะลองลดเสียงลงจนดูเหมือนเสียงกระซิบ เพื่อให้ผู้ฟังหยุดคุยและจดจ่อกับเรามากที่สุด
.
.
กลยุทธ์ต่างๆ เหล่านี้ก็เป็นสิ่งที่ผู้นำเสนองานควรลองทำเมื่อรู้สึกว่าคนฟังยังไม่ค่อยให้ความสำคัญกับงานเท่าที่ควร เพราะในที่สุดแล้ว การนำเสนอก็เป็นการรักษาสมดุลระหว่างสิ่งที่เราอยากพูด กับสิ่งที่ผู้ฟังต้องการจะฟัง การนำเสนอที่อิงจากข้อมูลที่เราอยากนำเสนอเพียงอย่างเดียวโดยไม่ได้คำนึงถึงผู้ฟัง จะทำให้ผู้ฟังหันเหความสนใจออกจากเรา และจบลงที่การเล่นโทรศัพท์ในที่สุด
.
การสร้างสไลด์ก็เหมือนกับการตกแต่งจานอาหาร ถ้าทำออกมาน่าทาน คนก็อยากจะเข้ามาชิม แล้วทำไมเราจะไม่ลองปรุงแต่งสไลด์ให้ออกมาจับใจคนฟังด้วยเครื่องปรุงที่ชื่อว่า “Data Storytelling” ล่ะ? เตรียมพบกับการมัดรวมเทคนิคในการทำ Presentation Slide ของพลังของ Data Storytelling ที่เปรียบเสมือนเครื่องปรุงที่ทำให้การนำเสนองานของทุกคน ให้กลมกล่อมกว่าใครกับ Session 7 : บอกลาสไลด์สุดแป้ก มัดใจคนฟังด้วยพลัง Data Storytelling | 15.15-15.45 น. ในงาน Mission To The Moon Forum 2024 Work-Life Survival Guide คู่มือเอาชีวิตรอดสำหรับคนสู้งาน ผ่านประสบการณ์และความรู้จาก ดร.วิโรจน์ จิรพัฒนกุล กรรมการผู้จัดการ Skooldio
.
📌สามารถซื้อบัตรได้แล้ววันนี้ที่ https://www.zipeventapp.com/e/Mission-To-The-Moon-Forum-2024
.
.
อ้างอิง
- Four Reasons Why Nobody’s Paying Attention To Your Presentation : PETER ARVAI, Fast Company - https://bit.ly/3PG6x2m
- What to Do When You’re Losing Your Audience During a Presentation : Dorie Clark, Harvard Business Review - https://bit.ly/3ITTRkX
.
.
#worklife
#presentation
#missiontothemoon
#missiontothemoonpodcast