บริหารเวลาให้เป็นไม่เห็นยาก ชวนรู้จักการจัดลำดับความสำคัญแบบตาราง 4 ช่อง
สวัสดีน้อง ๆ ชาว Dek-D ทุกคนค่ะ ใครเคยเป็นบ้างไหมคะ หนังสือก็ต้องอ่าน การบ้านก็ต้องทำ งานก็ต้องส่ง ไหนจะเรื่องจุกจิกอีก ในหนึ่งวันมีแต่เรื่องให้ทำเต็มไปหมด แต่ไม่รู้จะเริ่มทำอะไรก่อนดี แป๊บ ๆ ก็หมดวันซะแล้ว วันนี้พี่ ๆ ชาว Dek-D จึงขอนำเสนอการแบ่งเวลาด้วยเทคนิคตาราง 4 ช่องการจัดลำดับความสำคัญที่ใคร ๆ ก็ทำตามได้ เด็กทำได้ ผู้ใหญ่ทำดี ชีวิตไม่ยุ่งเหยิงแน่นอน
บริหารเวลาให้เป็นไม่เห็นยาก ชวนรู้จักการจัดลำดับความสำคัญแบบตาราง 4 ช่อง
วางแผนง่ายขึ้นด้วย “To-do list”
ก่อนจะทำความรู้จักกับเทคนิคการบริหารเวลาด้วยตาราง 4 ช่อง ทุกคนต้องคิดก่อนว่า “ต้องทำอะไรบ้าง” แล้วค่อยคิดเรื่อง “ต้องทำอะไรก่อน”ดังนั้นการทำ “To-do list” หรือรายการสิ่งที่ต้องทำจะช่วยวางแผนลำดับความสำคัญได้ง่ายขึ้น แถมยังกันลืมได้ด้วย
เคล็ดไม่ลับสามารถทำ To-do listได้หลายวิธี เช่น
- เขียนในกระดาษ สมุดโน้ต Post-it หรือพิมพ์โน้ตไว้ในโทรศัพท์
- แอปพลิเคชันต่าง ๆ เช่น Todoist, Any.do, Microsoft To Do, Google Keep เป็นต้น
4 Quadrants of Time Management
“4 Quadrants of Time Management”หรือ “ตารางจัดการเวลา 4 ช่อง”เป็นหนึ่งในเทคนิคการจัดลำดับความสำคัญที่แนะนำโดย Stephen R. Coveyในหนังสือ “The Seven Habits of Highly Effective People”ซึ่งเป็นหนังสือที่ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางทั่วโลก
Q1 : สำคัญและเร่งด่วน (Do : ทำทันที)
งานที่ต้องทำทันทีและสำคัญมาก ยิ่งเสร็จเร็วยิ่งดีไม่งั้นจะเกิดปัญหาหรือผลร้ายแรงตามมาแน่ ๆ เปรียบเสมือน“การดับเพลิง”(เพราะไฟลนก้นแล้วนั่นเอง)
ตัวอย่าง
- การจัดการกับวิกฤต ปัญหาเร่งด่วนหรือเหตุฉุกเฉินต่าง ๆ
- เดดไลน์ที่ใกล้เข้ามา
Q2 : สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน (Schedule : วางแผน)
งานที่สำคัญแต่ไม่ต้องทำทันที สามารถวางเลื่อนออกไปก่อนและค่อยวางแผนได้Q2 เป็นงานประเภทที่ควรให้ความสำคัญอยู่เสมอ เพราะหากละเลยก็อาจทำให้เกิดปัญหาเรื่องเวลากระชั้นชิด จนกลายเป็นงานไฟไหม้แบบ Q1 ในท่ี่สุด ดังนั้นหากวางแผน Q2 ได้ดี ก็จะช่วยป้องกันไม่ให้เกิด Q1
ตัวอย่างมักเกี่ยวข้องกับ“การพัฒนาตนเองและสร้างพื้นฐานที่มั่นคงสำหรับอนาคต”
- การวางแผนเป้าหมาย/กลยุทธ์ระยะยาว
- การพัฒนาทักษะส่วนตัว
- การสร้างความสัมพันธ์
- การออกกำลังกาย
Q3 : ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน (Delegate : หาคนแทน)
งานที่ต้องทำทันทีแต่ไม่สำคัญมาก เป็นสิ่งที่ทำให้เราเบี่ยงเบนความสนใจ แต่จะไม่ส่งผลต่อความก้าวหน้าเท่าไหร่ดังนั้นเราสามารถขอให้ผู้อื่นทำแทน หรือแจกงานให้คนอื่นช่วยทำก็ได้ จะได้มีเวลาโฟกัสกับสิ่งที่สำคัญกว่า
ตัวอย่างมักเกี่ยวข้องกับ“สิ่งแทรกเข้ามากะทันหัน”
- สายเรียกเข้า/อีเมลที่ต้องตอบทันที
- การประชุมบางครั้ง
Q4 : ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน (Don't do : อย่าทำ)
งานที่ไม่สำคัญและไม่ต้องทำทันที ไม่มีเหตุจำเป็นก็อย่าทำ เพราะจะเสียเวลาโดยใช่เหตุจนไม่มีอะไรเสร็จเป็นชิ้นเป็นอัน ดังนั้นทุกอย่างของ Q4 ควรทำเมื่อตอนว่างและไม่มีงานค้างคาแล้วเท่านั้น
ตัวอย่างมักเกี่ยวข้องกับ “กิจกรรมที่ไม่ส่งผลต่อเป้าหมาย หรือแค่อยากทำเฉย ๆ”
- การตอบอีเมล/รับสายที่ไม่จำเป็น
- การท่องโซเชียลมีเดีย
- เรื่องจุกจิก
เทคนิคตาราง 4 ช่องช่วยให้เราสามารถจัดการลำดับความสำคัญได้ดีขึ้น บริหารเวลาได้ง่ายขึ้น ชีวิตมีความเป็นระเบียบเรียบร้อยมากขึ้น รู้เทคนิคดี ๆ อย่างนี้แล้ว อย่าลืมนำไปแบ่งปันต่อด้วยนะคะ รับรองว่ามีประโยชน์ต่อทุกคนค่ะ