รายงานเอกสารราชการที่ต้องรู้ก่อนยื่นภาษีสำหรับ HR มือใหม่

ในการดำเนินธุรกิจ การยื่นภาษีเป็นอีกหนึ่งเรื่องที่สำคัญ และก่อนยื่นภาษี ก็มีขั้นตอนการแสดงรายงานเอกสารราชการที่เกี่ยวข้อง ภาระหน้าที่นี้มักตกไปอยู่ที่พนักงาน HR โดยเรื่องนี้เกี่ยวข้องกับกฎหมาย หากยื่นไม่ครบหรือทำไม่ถูกต้องตามขั้นตอนและเวลาที่กำหนด อาจก่อให้เกิดผลเสียกับองค์กรได้ โดยเฉพาะการได้รับโทษทางกฎหมาย บทความนี้จึงมีข้อมูลรายละเอียดเบื้องต้นมาฝาก เกี่ยวกับเอกสารราชการที่ต้องรู้ก่อนยื่นภาษี โดยเฉพาะ HR มือใหม่ที่เพิ่งเข้ามารับหน้าที่นี้ เพื่อจัดการให้ถูกต้องและเหมาะสม

1.ภ.ง.ด. 1 และ ภ.ง.ด. 1ก

เอกสารราชการที่ต้องรู้ก่อนยื่นภาษี ฉบับแรกขอแนะนำ ภ.ง.ด. 1 และ ภ.ง.ด. 1ก เป็นแบบฟอร์มยื่นภาษีสำหรับยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่าย โดย ภ.ง.ด. 1 เป็นรายเดือน ส่วน ภ.ง.ด. 1ก เป็นรายปี เป็นการแจ้งให้กรมสรรพากรรับรู้ถึงรายได้ของพนักงานคนนั้นๆ ของบริษัท

สำหรับช่วงเวลาที่ต้องยื่นในส่วนของ ภ.ง.ด. 1 ที่เป็นการยื่นแบบแสดงรายการภาษีหัก ณ ที่จ่ายประจำเดือน จะต้องทำการยื่นภายใน 7 วัน นับตั้งแต่สิ้นเดือนที่จ่ายเงิน และขยายเวลาเป็นภายใน 15 วัน หากยื่นแบบออนไลน์ ส่วน ภ.ง.ด. 1ก เป็นการยื่นแบบแสดงรายการภาษีประจำปี จะต้องยื่นหลังจากวันสิ้นปีไปแล้ว ภายในเดือนกุมภาพันธ์ของปีถัดไป

2.สปส. 1-10

เอกสารราชการที่ต้องรู้ก่อนยื่นภาษี ฉบับถัดมาก็คือ สปส. 1-10 ส่วนนี้เป็น การแสดงรายงานส่งเงินสมทบประจำเดือนของบริษัทที่มีลูกจ้าง เป็นการส่งเงินสมทบไปยังสำนักงานประกันสังคม โดยนายจ้างจะต้องทำการหักเงินเดือนของพนักงานเพื่อส่งเงินให้ประกันสังคมตามอัตราที่กำหนด นอกจากการส่งเงินสบทบตามขั้นตอนแล้ว จะต้องส่งแบบฟอร์มนี้เพื่อแสดงถึงการส่งเงินสมทบ ซึ่งเอกสารนี้คือ สปส. 1-10 โดยสิ่งที่ต้องกรอกในแบบฟอร์ม ได้แก่

• เลขประจำตัวประชาชนของผู้ประกันตน
• ชื่อ-ชื่อสกุลของผู้ประกันตน พร้อมคำนำหน้าชื่อ
• ค่าจ้างตามที่จ่ายจริง
  
• เงินสมทบ

สำหรับการยื่น สปส. 1-10 สามารถยื่นได้ทางออนไลน์ โดยจะต้องส่งแบบฟอร์มภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

3.สปส.1-03,1-03/1

อีกหนึ่งเอกสารราชการที่ต้องรู้ก่อนยื่นภาษีก็คือ สปส.1-03,1-03/1 เป็นแบบฟอร์มขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน แบ่งออกเป็น 2 กรณี ได้แก่ กรณีที่ผู้ประกันตนเคยขึ้นทะเบียนประกันตนมาก่อน จะต้องยื่น สปส.1-03/1 และผู้ประกันตนที่ไม่เคยขึ้นทะเบียนประกันตนมาก่อน จะต้องยื่น สปส. 1-03

โดยเอกสาร สปส.1-03,1-03/1 จะต้องยื่นกรณีที่มีพนักงานใหม่เข้ามาในองค์กรเพียงครั้งเดียว หากเป็นพนักงานที่ไม่เคยขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน จะต้องยื่นเอกสาร สปส.1-03 ประกอบกับบัตรประจำตัวประชาชน ใบอนุญาตทำงานและสำเนา Passport ในกรณีลูกจ้างเป็นชาวต่างชาติ

ส่วนพนักงานที่เคยขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน นายจ้างจะต้องยื่น สปส.1-03/1 ประกอบกับ สปส. 6-09 ซึ่งเป็นหนังสือแจ้งการสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตน และ สปส. 6-10 ซึ่งเป็นหนังสือแจ้งการเปลี่ยนแปลงข้อเท็จจริงผู้ประกันตน สำหรับระยะเวลาที่จะต้องยื่น สปส.1-03,1-03/1 จะต้องกระทำภายใน 30 วันนับตั้งแต่วันที่ลูกจ้างเข้าทำงาน

หลังยื่นเอกสาร สปส.1-03,1-03/1 เรียบร้อยแล้ว นายจ้างต้องจัดทำเอกสารตามแบบ สปส. 1-10 ส่วนที่ 1 และ สปส. 1-10 ส่วนที่ 2 เพื่อหักเงินสมทบทุกครั้งที่นายจ้างมีการจ่ายค่าจ้างและส่งเงินสมทบ ในการส่งเงินสมทบไปยังสำนักงานประกันสังคม สามารถทำได้ 2 ทางคือนำส่งเป็นเงินสดหรือเช็ค ณ สำนักงานประกันสังคมในเขตพื้นที่/จังหวัดด้วยตัวเองหรือนำส่งทางไปรษณีย์ ส่วนอีกหนึ่งช่องทางคือการชำระเงินผ่านธนาคารกรุงไทย จำกัด (มหาชน) หรือ ธนาคารกรุงศรีอยุธยา จำกัด (มหาชน) หรือ ธนาคารธนชาต สาขาในจังหวัดที่ตั้งของบริษัท

4.สปส. 6-09

เอกสารราชการที่ต้องรู้ก่อนยื่นภาษีถัดมาก็คือ สปส. 6-09 เป็นหนังสือแจ้งการสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตนหรือหนังสือแจ้งการลาออกของผู้ประกันตน โดยทุกครั้งที่ผู้ประกันตนลาออกจากบริษัท สถานะการเป็นผู้ประกันตนจะสิ้นสุดลง นายจ้างจะต้องยื่นเอกสาร สปส. 6-09 ภายใน 15 วันหลังจากวันที่ลูกจ้างสิ้นสุดการทำงาน มิฉะนั้นจะมีความผิดและต้องระวางโทษ จำคุกไม่เกิน 6 เดือน หรือปรับไม่เกิน 20,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับ

ขณะเดียวกันเมื่อรับพนักงานใหม่เข้ามาก็จะต้องยื่นหนังสือ สปส.1-03/1 ประกอบกับ สปส. 6-09 และ สปส. 6-10 ภายใน 30 วันนับแต่วันที่ลูกจ้างเข้าทำงาน

5.50 ทวิ

เอกสารราชการที่ต้องรู้ก่อนยื่นภาษีก็คือ 50 ทวิ หรือหนังสือรับรองการหักภาษี เป็นเอกสารอีกหนึ่งฉบับที่สัมพันธ์กับเรื่องของการชำระภาษี ซึ่งพนักงาน HR จะต้องรู้ก่อนยื่นภาษี เนื้อหาในเอกสารฉบับนี้จะแสดงรายการเงินได้ของลูกจ้าง โดยจะแสดงจำนวนเงินได้ และแหล่งที่มาของเงินนั้น พร้อมทั้งแสดงจำนวนภาษีที่หักและนำส่งไว้ ซึ่งนายจ้างจะหักเงินส่วนนั้นไว้และนำส่งให้กับกรมสรรพากร โดยจะต้องนำส่งเงินภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป

ในส่วนของเอกสารราชการที่ต้องรู้ก่อนยื่นภาษีที่เป็นหนังสือ 50 ทวิ นายจ้างจะออกให้กับผู้รับเงินได้หรือลูกจ้างนั่นเอง เป็นเอกสารที่ออกให้ลูกจ้างเป็นรายปี โดยลูกจ้างจะใช้ข้อมูลในเอกสาร 50 ทวิ ประกอบการยื่นภาษีประจำปี

6.กท. 20

ถัดมาสำหรับเอกสารราชการที่ต้องรู้ก่อนยื่นภาษีสำหรับ HR หน้าใหม่ ก็คือ ก.ท. 20 เป็นหนังสือแสดงเงินค่าจ้างประจำปี ที่นายจ้างต้องยื่นให้ลูกจ้างทุกปีเพื่อจ่ายเข้ากองทุนเงินทดแทน โดยกองทุนนี้เป็นกองทุนที่นายจ้างต้องจัดตั้งขึ้นตามกฎหมาย เพื่อเป็นทุนในการจ่ายเงินทดแทนกรณีที่ลูกจ้างประสบเหตุอันตราย เจ็บป่วย หรือถึงแก่ความตาย รวมถึงการสูญเสีย เนื่องจากการทำงานให้นายจ้าง สำหรับการนำส่งเงินสมทบเข้ากองทุน เป็นหน้าที่ของนายจ้าง ต้องกระทำ 2 ครั้งต่อปี คือ

• ครั้งที่ 1 – ภายใน 31 มกราคมของทุกปี เรียกว่า “เงินสมทบประจำปี” กรณีที่มีการขึ้นทะเบียนปีแรกต้องส่งเงินสมทบภายใน 30 วัน นับตั้งแต่มีลูกจ้าง 1 คนขึ้นไป
• ครั้งที่ 2 – ภายใน 31 มีนาคมของทุกปี เรียกว่า “เงินสมทบจากการรายงานค่าจ้าง”

ทั้งหมดนี้เป็นเอกสารราชการที่ต้องรู้ก่อนยื่นภาษี สำหรับ HR มือใหม่ควรรู้เพื่อดำเนินการให้ถูกต้อง ทั้งนี้ปัจจุบันโปรแกรมเงินเดือน มักช่วยให้เรื่องนี้มีความแม่นยำขึ้นด้วย