เมื่อเราต้องทำงานกับข้อมูลในโปรแกรม Microsoft Excel เราจะต้องเผชิญกับข้อมูลหลากหลายประเภท ไม่ได้จำกัดแค่เพียงตัวเลขเท่านั้น บางครั้งเราอาจจะเจอ Cells ที่บรรจุข้อมูลลูกค้าอย่างเช่น ชื่อ ที่ทำงาน และเบอร์ติดต่อเอาไว้ ซึ่งการจัดแยกข้อมูลให้เป็นระเบียบนั้น ตัว Excel ก็มีเครื่องมือช่วยเหลือผู้ใช้อยู่เพียบเลยล่ะ
ทิปส์นี้เราจะมาสอนแยกข้อมูลที่อยู่ใน Cells เดียว กระจายออกไปเป็นหลายๆ Cells กัน โดยจะยกตัวอย่างการแยกชื่อ และนามสกุลที่อยู่ใน Cells เดียวกัน ออกเป็น 2 Cells ซึ่งทริคนี้ไม่ได้จำกัดแค่ชื่อ หรือนามสกุลเท่านั้น เราสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในกรณีอื่นๆ ได้ด้วย
ทำอย่างไรมาดูกัน :)
แยกชื่อ และนามสกุลออกจากกัน
ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่าง Cells ที่เราจะแยกนะครับ ชื่อเหล่านี้เป็นนามสมมติ หากว่าบังเอิญไปตรงกับชื่อใครก็ขออภัยไว้ด้วยครับ
ขั้นตอนการแยก Cells
- ทำการเลือก Cells ที่เราต้องการจะแยกข้อมูล
- ไปที่แท็บ Data เลือก Text to Columns จากใน Ribbon
- หน้าต่างใหม่จะปรากฏขึ้นมา เลือก Delimited แล้วคลิก Next
- ใต้เมนู Delimiters ติ๊กช่อง Tab ออก แล้วติ๊กช่อง Space เนื่องจากข้อมูลในช่องถูกแบ่งกันด้วยช่องว่าง (หากแยกด้วยลักษณะอื่นเช่น "," ก็เลือก Comma แทน เป็นต้น) แล้วคลิก Next
- ใต้ช่อง Column data format เลือกเป็น Text
- ด้านล่างตรงช่อง Destination จะเป็นตำแหน่ง Cells ที่เราต้องการ หากไม่ได้ใส่อะไร มันจะเลือกช่องข้างๆ ให้อัตโนมัติ
- คลิก Finish เพื่อเริ่มดำเนินการ
ไม่เอาคำนำหน้า (นาย, นาง, และนางสาว)
ในกรณีที่เราอยากจะแยกออกมาเฉพาะชื่อ แยกคำนำหน้าอย่าง นาย, นาง หรือนางสาว ผมคิดออกอยู่วิธีเดียว (หากใครมีวิธีที่ดีกว่านี้สอนกันบ้างนะครับ) คือ เพิ่มช่องว่างหลังคำนำหน้าเข้าไป ดังนี้ "นาย" เป็น "นาย ", "นาง" เป็น "นาง " และ "นางสาว" เป็น "นางสาว ",
แต่จะมาไล่เคาะเว้นวรรคเองคงเสียเวลาน่าดู โชคดีที่ใน Excel มีเครื่องมือแทนที่ (Replace) ให้ใช้อยู่ โดยให้เรากด Ctrl+F แล้วเลือกแท็บ Replace ในช่อง Find what ใส่คำที่จะแทนที่ลงไป เช่น "นาย" แล้วแทนที่ด้วย "นาย "
หมายเหตุ เราอาจจะเจอปัญหาตรงคำว่า นาง กับ นางสาว เล็กน้อย อาจจะเรียงข้อมูลนำแยกนางสาวไปอีก Table หนึ่งก่อน แล้วค่อย Copy กลับมารวมอีกครั้ง
ใช้สูตรในการแยกข้อมูล
การใช้เครื่องมือช่วยแยก มันง่ายแต่ก็มีข้อจำกัด การใช้สูตรจะทำให้เราแยกได้ละเอียดกว่า ซึ่งสูตรอาจจะต้องพลิกแพลงตามสถานการณ์ของข้อมูลที่เราต้องเผชิญ ด้านล่างนี้จะเป็นสูตรพื้นฐานนะครับ Copy ไปวางได้เลย อย่างไรก็ตาม เราพบว่ามันมีปัญหากับการแยกชื่อกลาง กับนามสกุล ใครมีสูตรที่ดีกว่านี้ก็แนะนำกันเข้ามาหน่อยนะครับ
- แยกชื่อ : =LEFT(A2,FIND(" ",A2,1)-1)
- แยกนามสกุล : =RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(" ",A2,1))
- แยกชื่อกลาง : =MID(A2,SEARCH(" ",A2,1)+1,SEARCH(" ",A2,SEARCH(" ",A2,1)+1)-SEARCH(" ",A2,1))
ก็หวังว่าเทคนิคเหล่านี้จะช่วยให้ชีวิตการทำงานของใครหลายๆ คนสะดวกขึ้นนะครับ
