市民投訴保安局無備存紀律部隊收受利益數字 申訴署裁不成立

【獨媒報導】《申訴專員公署年報》提及一宗個案，投訴人要求保安局及六大紀律部隊提供21個月內、相關人員以公職及私人身分接受利益的數字，不過全遭拒絕，理由是無備存統計資料，若要提供將涉大量人手。即使投訴人大幅縮短要求數字至1個月內，但部門仍然拒絕。申訴專員公署審視投訴後，認為投訴不成立，並指部門若要提供資料，須從大量實體文件翻查、整合和統計，必然耗用大量資源，而各部門當時忙於抗疫工作，未能額外調撥資源，「實屬可以理解」。

接受建議7月起改指引 要求電子儲存供監察

公務員事務局回應《年報》，表示自今年7月1日開始，已要求各政策局和部門善用科技，以電子方式記錄及備存轄下員工接受利益申請個案的資料，以便有需要時「捷地編製相關統計數字和進行內部監察」。公務員事務局指現時所有政策局和部門現時已採用新措施。

當局拒交資料 稱須翻查大量文件涉大量人手

報告指，投訴人於2021年10月底，分別向保安局、入境事務處、香港海關、懲教署、香港消防處、香港警務處及政府飛行服務隊，索取2020年1月至2021年9月期間，職員以公職及私人身分接受利益的申請、獲批及不獲批的個案數目等。惟有關部門稱「沒有備存有關統計資料」，而且編製和整理相關資料，須翻查大量文件，涉大量人手，最後以《公開資料守則》第 1.14 段「不強制部門編製從來沒有存在的記錄」及 2.9(d)段「資料要透過不合理地使用部門的資源才能提供」，拒絕投訴人的要求。

投訴人於2021年11月向有關部門提出覆檢，並縮短資料日期範圍至2021年9月至10月。不過，保安局代有關部門回覆時，就再引《公開資料守則》第 1.14 段及2.9(d)段，拒絕投訴人要求，並解釋申報接受利益的表格儲存於各部門轄下各組別或單位的項目檔案及／或各人員的人事檔案，重申如要編製投訴人要求的資料，需動員各部門相關組別單位找出相關文件，將耗用大量公共資源。

投訴人於是向申訴專員公署投訴，不滿有關部門未有考慮公眾利益、未有磋商是否可以把要求修改至雙方均可接受的程度，以及不滿保安局未有充份考慮索取資料所涉的時段已縮短。

稱整合和統計 「實體文件」 耗用大量資源

申訴專員公署審視有關投訴後，同意編製投訴人要求索取的資料將耗用大量公共資源。公署指，當時各部門「只以實體文件的方式」記錄其員工接受利益的資料，若要編製投訴人索取的統計資料，不論有關資料所涉時段的長短，都須要安排人手從大量「實體文件」中翻查相關檔案作出整合和統計，必然會耗用大量資源。

公署又指，當時各部門已投放大量資源於抗疫工作，未能再額外調撥資源以編製有關資料，是可以理解，故接納保安局拒絕投訴人的索取資料要求的理由。

公署建議編製受益數字 體現公眾問責

不過，公署認為編製各紀律部隊人員接受利益的統計數字，不但可以應對公眾查詢，亦可以協助政府監察員工接受利益的情況，「體現政府接受公眾問責和高效管治，對確保香港具備開明問責的公共行政體系，以及廉潔奉公的政府僱員有實質幫助」。

公署建議，公務員事務局考慮要求各司局及部門使用資訊存取科技備存記錄，以便在有需要時可便捷地編製關於轄下員工接受利益的統計資料。

公務員事務局表示接納申訴專員的建議，並已要求各政策局和部門自2023年7月1日起，以電子方式記錄及備存轄下員工接受利益申請個案的資料，所有政策局和部門現已使用電子方式記錄 及備存該等資料。