每日偷兩個鐘：5種AI用法幫你處理重複工作

AI不再只是靈感枯竭時才打開的「生成工具」，而是悄悄成為大家的第二套作業系統：幫你過濾訊息、處理例行事務、整理會議與文件，甚至為你排好明天工作的優先次序。以下五大AI工作術，助你如何好好利用一位不眠不休的「數位助理」。

一、訊息與瑣事自動化：先替你的注意力築一道防火牆

現代上班族的時間，多數被電郵、通知與零碎行政工作切割，而非浪費在單一大任務之上。透過AI加上自動化平台，收件匣不必再同時兼任待辦清單與壓力來源：系統可以先根據寄件人、關鍵字與時效性，為電郵打標籤、排序，將真正急切的訊息推到最前，其餘則批次處理或歸檔。

二、文件與簡報交由AI起稿：人類專心做「最後一刀」

撰寫周報、專案更新或會議紀錄，往往不是因為內容艱深，而是因為「從零開始」的心力消耗。生成式AI工具已普遍支援根據數據表、筆記或舊報告，組合出結構完整的初稿，甚至為不同受眾調整語氣與篇幅，這一點在Notion AI、Microsoft Copilot等產品上皆有示範。

視覺內容亦然：以Beautiful.ai這類簡報工具為例，使用者提供要點與數據，即可獲得版面合理的簡報草稿與基本圖表，節省大量在排版與美工上的時間。在這種工作模式下，真正具價值的工夫，轉移到核對事實、補充洞見與調整敘事邏輯。

三、摘要與知識檢索：把資訊洪流壓縮成可決策單位

當會議、線上討論與文件不斷累積，沒有人有時間逐字重看所有內容，因此AI摘要功能本質上是一種「決策加速器」。Otter.ai等服務已證明，錄音自動轉寫與摘要可以大幅減少人手整理會議紀錄的時間，同時將決策、行動項目與責任人清晰標示，降低資訊流失風險。

若配合內部知識庫，將會議紀錄、文件與聊天內容集中存放，再由AI建立索引與支援自然語言檢索，可以直接詢問系統，快速理解過往專案脈絡，而不必在資料夾與郵件中盲目翻找。

四、日曆與優先次序交給AI打底：減少「早上30分鐘內耗」

對同時負責多個專案的管理者而言，排會與改期本身就是一份「隱形兼職」。AI 日曆助手能在了解各方空檔、時區與會議長度後，自動建議合適時段，避免重疊，並協助起草包含目的與議程的邀請函，這類功能在多款商業日曆與協作平台中已屬標準配備。

更進一步的，是結合任務與專案進度數據，讓系統根據截止日期、預估耗時與相依關係，為使用者生成每日建議清單。用戶仍保留最終決定權，但毋須每天早上從一長串待辦中「白板思考」，而是從一份已排好優先序的草案出發，大幅降低決策疲勞。

五、協作中的「隱形夥伴」：從個人效率到超賦能團隊

當 AI 深度嵌入協作平台，真正改變的已不僅是個人效率，而是整個團隊的協作方式。

在共享文件中，AI 可協助統一用語、檢查邏輯、提供改寫建議；在討論頻道裡，則能將長串對話濃縮為共識與未決議題，方便缺席者追上進度。

部分工具甚至支援為特定專案定期生成「一頁式狀態報告」，包含里程碑完成情況、風險提示與未完成項目，減少高階管理者在多個系統間來回切換。這種「人類＋AI」的分工，被不少專家形容為超賦能（superagency）模式：AI負責記憶、整理與起草，人類則專注於情境理解、利害權衡與最後拍板，兩者結合後，團隊在同樣工時下能產出更清晰且可追溯的決策。

從訊息過濾、文件起稿到日程安排與團隊協作，這五大AI工作術背後，其實只圍繞一個核心問題：哪些事情一定要由人做，哪些只要結果正確即可。當例行性與可預測的步驟有系統代勞，人終於可以把心力集中在定義方向、提出好問題與承擔決策後果上，這才是AI生產力工具真正的價值所在。

撰文：TouchDown 創·著陸