【精明工作】中小企該如何高效管理薪酬？外判出糧、薪酬系統大比拼

據政府統計，截至2020年9月，本港有超過34萬家中小企業，佔全港企業總數約98%。創業人士除了要解決人手、空間等問題，計算員工薪酬也是一大難題，若有良好的薪酬計算系統便能有效解決問題。現時，市面上有外判出糧服務和各種計糧系統，究竟那個薪酬計算系統最合適自己？

薪酬計算包括什麼？

根據香港法例，無論僱員的薪酬屬何種制度，包括月薪、日薪或按件計薪等，均須以 12 個月的平均工資來計算有關法定權益，並在計算平均工資時，剔除「不予計算在內」的期間及工資：假日薪酬、年假薪酬、疾病津貼、待產假薪酬、產假薪酬、年終酬金及代通知金。除了計算僱員考勤、基本薪酬，最複雜的就是計算假日薪金、疾病津貼等。

外判出糧

一）什麼是外判出糧？

外判出糧，指外判機構或專業人士處理與僱傭相關的所有專務，包括僱傭合約、薪酬計算、假期管理、強積金供款和稅務申報等。該專業人士會根據公司僱員的考勤紀錄、休假，以及公司所提供的獎金制，在指定出糧日前計算好員工薪酬，準備好銀行出糧檔案並交由公司作最後的核實，最後經帳戶代發薪金到員工帳戶上。

二）外判出糧的優缺點

1.節省人手及程序

一般中小企人手並不算多，員工流動性較大，要處理及計算員工薪酬並非一兩個人可以解決，而且計算薪酬過程繁複，又涉及大量記錄和文件管理，需要耗費大量時間和精力。如果選擇外判計算薪酬，既可以節省人手，又可以減少HR每月統計時間。另外，交由專業的人士負責計算薪酬，公司相對放心，可以專注於個人業務。

2.避免觸犯勞工法

薪酬計算看似簡單的計算問題，但當中涉及很多法律問題，做好薪酬計算還需要了解勞工法例。將薪酬計算外判，減少時間去大量翻查法律文件，也大大減少因缺乏法律基礎惹上勞資糾紛的問題。

3.人手計算易出錯

始終目前外判出糧仍是以人手計算為主，比較依賴人手輸入數據，難以避免出現人為錯誤。而這也是唯一缺陷。

計糧系統

若想避免人手計算出錯，便需依賴薪酬計算系統的幫助。薪酬系統的計算方式不需人手輸入薪酬資料，員工在辦公時候，電腦會自動記錄一切資料，無須額外再輸入相關數據去計算薪酬。

一）什麼是計糧系統？

薪酬計算系統簡稱為計糧系統。事實上，計糧系統是人力資源系統（HRM）的一個部分，薪酬系統通過預先設定好規則，整理好一切算法和表格的Payroll，自動統計遲到、早退、加班及無薪假等數據，透過嚴密的計算，計算出每位員工當月應得薪酬。一般的大企業都使用薪酬計算系統去結算員工的薪酬，可減少數據出錯的情況。

二）薪酬計算系統的優缺點

1.靈活方便

鑒於企業的大小不同，所需要的薪酬計算系統內容也會有出入。而大部分的薪酬系統可以量身定製屬於你企業的內容。包括出糧時間、頻率，亦可以自訂福利、獎金解構。而員工也可以隨時在薪酬系統上查閲資料、糧單、稅單、申請年假病假等。而市面上的薪酬計算系統通常是按月收費，即租即用，想終止服務也很方便。

2.保障僱員利益

根據僱傭條例，僱主應保留前僱員的個人資料以維護勞資權益，例如須在僱員離職後6個月內繼續保存其工資記錄，如沒有保存相關記錄最高可罰款1萬元。使用薪酬計算系統，可將薪酬計算資料轉化為數碼化的形式儲存，以免產生任何勞資糾紛及觸犯法例。利用薪酬系統儲存薪酬資料，能將事務變得數據化，同時達到減少紙張和節省空間的效果，這也是不少大企業選用薪酬系統作計算的原因。

3.選擇多難以下手

在林林總總的薪酬計算系統下作出選擇，也是一大難題。目前市面上計算薪酬系統選擇多樣，其提供的服務、操作方式、收費各有不同。想為企業挑選合適的薪酬計算系統，需事前花費時間去研究租用計糧系統的服務涵蓋內容。

外判出糧及薪酬計算系統各有優劣，但薪酬系統能方便記錄員工的出勤記錄。反之，利用外判出糧就有機會造成人手失誤。企業需根據自身的業務去選擇適合的服務，才能好好處理薪酬計算問題。

編輯/製圖：Business Digest