想當時間管理大師？學懂高效「番茄工作法」，掌握 25+5 的時間管理術

「時間」對很多上班族而言如同敵人，當時鐘滴滴答答走著走著，如同告示死線在即，當中帶來的壓力時而推動我們加速腳步，時而令人焦慮不安，導致工作狀況不佳，回過頭來發現自己總在拖拖拉拉——明明想要一氣呵成，卻往往效率不彰，越做越沒勁。有鑑於此，Francesco Cirillo 多年前想出了「番茄工作法」，旨在把時間當成寶貴夥伴，依己所欲達成目標，並持續改進工作方式。這套風靡 30 年的經典時間管理術，如何透過「25+5 分鐘」的間斷方式，令人產生高強效的專注力？

何謂「番茄工作法」？

Francesco Cirillo 剛上大學時缺乏時間管理的概念，導致學習效率不佳，於是他找了一枚形狀像番茄的廚房定時器，發現「工作 25 分鐘、間歇休息 5 分鐘」是防止效率下降的最佳學習及工作方式。由於 Francesco 是意大利人，而意大利語的「番茄」為「Pomodoro」，因此番茄工作法稱為「Pomodoro Technique」。

番茄工作法的五個步驟

＃1   計劃番茄鐘的任務

＃2   將計時器設定為 25 分鐘

＃3   專心工作直至計時器響起

＃4   小休 5 分鐘

～重覆 4 次～

＃5  休息 15 至 30 分鐘

番茄工作法的實踐原則

大部分人了解番茄工作法後，可能覺得：「不就是定時休息 5 分鐘而已嗎？」但試著實踐看看，便發現其實沒想像中容易，因實行時還必須緊守三個原則。

第一，番茄鐘是不可分割或切斷的。假如你設定早上 9 時開始第一個番茄鐘時段，接下來的 25 分鐘便應該全神貫注地工作。萬一 9 時 5 分時手機訊息彈出，你不禁打開訊息查開；或者到了 9 點 10 分，同事回到公司跟你寒暄幾句；到了 9 點 15 分，上司過來跟你交代工作……那這個 9：00 至 9：25 的番茄鐘時段便宣告作廢，需要重新設定及計算！另一種狀況是，計時器響起了，卻還多要幾分鐘才能把手頭上的工作完成。如果只延長一兩分鐘尚可，可記入同一個番茄鐘內；假如超時過久便應立刻暫停，這表示時間預算失誤，餘下的工作應記入下一個番茄鐘裡，而下次計劃番茄鐘的任務時，便要調整工作內容了。最後一種狀況是，你太快把事情完成了，這時 25 分鐘還沒到，那就善用剩餘時間來檢查工作成果、重新檢視可以改善修正之處。

第二個原則是，多忙也切勿連跑幾個番茄鐘。上班族一旦進入忘我的狀態時，便容易廢寢忘餐，一連工作幾個小時都沒休息片刻。Francesco在書中提到，高效工作時大腦會喪失全局思考的能力，短暫的休息可讓人看清剛剛所做的事情，同時讓頭腦消化吸收 25 分鐘的工作內容，所以在 5 分鐘的休息裡不要做消耗心神的活動，離開座位走一圈、去茶水間喝喝水、跟同事聊聊天均可，別持續陷入工作的深淵。在連續工作了 4 個番茄鐘之後，最好安排一次約 15 至 30 分鐘左右的較長時間休息。

最後，就是重新檢視時間管理的成效。記得在設定番茄鐘之前，首要是任務規劃嗎？當你完成清單上的一項任務時，就在「今天工作表」上劃掉，並記下每一項任務實際使用的番茄鐘時間，無論是沒用完或是超時的都要記下來，以幫助更精進地估算任務所須時間，日後才能規劃出更精確的番茄鐘。

以每天工作 9 小時的常規狀態來計算，一天可用的番茄時段並不多。別忘了在上班時間你還要開會、接受上司突然指派的任務、乘搭交通、吃飯等等，因此要準確掌握及計算每天可用的番茄鐘數量變得更為重要。雖然這種時間管理法在 30 年前經已面世，但在手機不離身的數位時代，人們的專注力及時間被資訊網絡碎化，日常生活受各類訊息干擾，這種時間管理術或許變得更為重要。

Francesco Cirillo

西里洛顧問公司的創辦人，以柏林為據點，跟多間全球大企業合作。大學時代的 Cirillo 想花最少時間來讀完考試課本，遂發明「番茄工作法」。2006 年為番茄工作法出版電子書，截至 2013 年下載量超過 200 萬次，其後出版實體書《The Pomodoro Technique: The Acclaimed Time-Management System That Has Transformed How We Work》，廣受國際媒體及頂尖人士引用。