Source: https://www.cakeresume.com/resources/tools-for-remote-workers
因為新冠肺炎（COVID-19）疫情的關係，許多企業都開始實行居家辦公政策，也讓遠端工作再次成為話題。Facebook 創辦人馬克祖克柏也在 2020 年的 5 月發表了一則貼文及直播，表示在接下來的 5 -10 年內，會讓 50％ 的員工進入遠端工作的模式；推特也曾宣布，工作性質適合遠端工作的所有員工都可以永久遠端工作，不必進辦公室上班。
不過想要「有效率」地遠端工作，並不是真的這麼容易，你除了需要強大的自律能力，還需要實用的遠端工作協作軟體或工具，來處理與同事客戶間的溝通、會議以及檔案文件的同步等等。那麼有哪些工具可以幫助遠端工作更有效率呢？
遠端工作必備：通訊軟體
1. Slack
2014 年 2 月上線的 Slack ，是一個可以架設「團隊內部通訊平台」的服務。想像一個團隊在運作時，需要一個公開的佈告欄，還需要針對不同的專案計劃各自開會，要如何讓這些工作上的溝通簡單又有效率？ Slack 的這三大特色就能幫助團隊解決這個問題，而需要遠端工作的團隊也可以透過 Slack 更順暢地溝通。
Slack 特色一：在團隊中開設子頻道、私訊群組，遠端工作也能順暢溝通
Slack 在溝通管道上分為群組和個人兩種，可以依據不同專案需求開設好幾個不同的頻道（Channel），也可以建立一對一的私訊（Direct Messenge），或是多人的對話群組。就算是需要遠端工作的團隊，在 Slack 也可以維持平時在辦公室工作時的溝通頻率，而不受到遠端工作無法面對面討論的影響。
Slack 特色二：搜尋重點、回溯訊息，遠端工作不怕漏資訊
以免費版的 Slack 來說，就可以搜尋最近的 10,000 則訊息，並且在任何新成員加入後，都可以回溯到每個頻道之前的歷史訊息內容，銜接討論進度；所以就算是遠端工作時，不確定之前討論過的某項資訊是什麼，一時找不到同事詢問，也可以直接從歷史訊息中搜尋關鍵字查找，遠端工作時資訊也不漏接。
要是擔心忘記重要訊息或是共享的內容，還可以在頻道中使用「 Pinned 釘選」的功能，或是按「星號」保存，方便搜尋。
Slack 特色三：檔案共享，遠端工作的協作更容易
Slack 與第三方的深度整合對企業用戶來說算是十分友善，像是 Google Drive、Github、Dropbox、Trello 等第三方服務都可以直接在 Slack 的介面上瀏覽。
以辦公室工作或遠端工作中最常用到的「雲端檔案」共享來說，像是 Dropbox、 Google Drive ，用戶都可以直接將雲端服務檔案連結分享到 Slack 頻道上，讓遠端工作的成員共享檔案，分享過的檔案還會顯示在「Shared Files」欄位，如果分享對象沒有文件權限還會發出提醒。
整體來說，使用 Slack 的最大優點是訊息的分流機制，讓每個人可以決定自己要專注的討論，即便使用電腦遠端工作，也不會讓溝通干擾工作，運用 Slack 上的許多小工具也能幫助遠端工作者快速掌握專案進度，讓遠端工作者用 Slack 也能輕鬆和同事接軌。
對需要遠端工作的團隊來說，Slack 更是內部協作的一大利器。
2. JANDI
JANDI 是由來自韓國的跨國新創 Toss Lab 所推出的，跟發源矽谷的 Slack 相比，最大的不同點便是以亞洲工作文化為主要的設計語言，如果你是在台灣的遠端工作者，應該也會對這樣的軟體介面較為熟悉。
JANDI 在台灣有本地的團隊營運，因此除了支援英、日、韓等語言之外，也包含中文介面與功能；整體的介面設計也更近似於我們熟悉的 LINE 聊天軟體，對台灣用戶來說更親切，很適合本土的中小企業。除此之外，JANDI 還有這四大特點：
JANDI 特色一：操作直覺的訊息分流介面，分門別類進行遠端工作
可以替不同的團隊建立不同的討論平台，團隊成員無上限；而且在一個團隊內，還可以再開設不同的頻道，讓不同專案的資訊可以被清楚地分類討論；討論時有星號、公告、指名、問卷等等功能，在訊息的指派與提示上十分明確。
如果你所屬的團隊需要遠端工作，那麼使用JANDI 會替你們省下很多專案討論的時間，又或者你是創業型或接案型的遠端工作者，JANDI 會讓你更有效率的找到不同專案各自需要的資訊。
JANDI 特色二：搜尋功能，遠端工作也能及時找到所需檔案
JANDI 在搜尋功能上不只有關鍵字搜尋，還可以用上傳位置、檔案類型等篩選訊息，永久保存，不限時間找到所有檔案，免費版更可以搜尋最近 15,000 則訊息。和 Slack 類似，這個功能都可以讓遠端工作者、遠端工作團隊更清楚找到需要的資訊及檔案。
JANDI 特色三：檔案共享、協作，零隔閡遠端工作
JANDI 和 Google Drive、 Dropbox、 Google 日曆與 Trello 等雲端工具整合，可在溝通平台上協同合作，訊息中還可以插入檔案共享，單一團隊平台更擁有免費的 5GB 容量，讓遠端工作者或遠端工作團隊無須煩惱檔案的協作。
JANDI 特色四：跨平台使用便利，遠端工作更彈性
因應亞洲的工作需求，JANDI 有代辦事項、專案管理工具、團隊活動管理等功能；還有網頁版、電腦軟體、手機 App ，可跨平台使用。
遠端工作最怕沒效率：專案管理工具
1. Trello
Trello 最大的優點就是透過簡潔、直覺的介面，不需要知道特定的專案管理技巧，每個人都可以變成整理高手，不管是遠端工作者要統整案子走期，或是公司的團隊要追蹤專案進度，都可以讓所有任務變得井然有序。
Trello 特色一：大展開式介面，遠端工作操作簡單、一目瞭然
Trello 簡易的功能選項非常容易上手，只要在一大塊看版（ Board）中建立無數個專案清單（ List ），接著，在專案清單中建立一張張卡片（Card），用拖曳移動的方式，標示出每個專案清單中會需要的各項任務、資料、想法或是討論串等等。
所以在 Trello 上，你會看到排列好的每個專案清單（ List ）底下，有多少卡片（Card）的代辦任務，就能夠快速展開所有的工作項目，讓專案更可以被全面性地掌握。
對遠端工作者來說，更容易因此掌握自己的工作進度，也看得到團隊中其他人遠端工作的情形，協作起來更一目瞭然。
Trello 特色二：容易追蹤，掌握遠端工作進度
Trello 有許多小功能，可以讓遠端工作者一目瞭然專案的緊急程度，例如「標籤」可讓使用者自行定義顏色及名稱，並依據緊急程度或屬性清楚辨識各項標籤，例如：紅色代表最緊急，黃色代表例行會議等等。
此外還有待辦清單（Check List）功能，可以列出每項遠端工作底下的執行細節，做完後就打勾，實際掌控任務進度；以及「新增評論」的功能，讓遠端工作的團隊成員們撰寫評論與備註，並附上檔案、標註成員、新增表情符號或其他卡片等等。這些功能不論是一般企業，或者是遠端工作者、接案者使用都非常方便。
Trello 特色三：跨裝置、多方串接，隨時隨地都可以遠端工作
除了網頁版，Trello 也有 APP 可以使用，無論任何時間地點，在手機、平板電腦都能同步管理專案進度，這對遠端工作、在家工作者來說真的超級方便。此外，以免費版來說，就有很夠用的第三方應用程式可以串接，像是 Google Calendar、Slack、Google Drive、Voting 等，遠端工作者或團隊也可以善用這些應用程式，創造更便利的遠端工作模式。
2. Todoist
適合拆解、分配、追蹤每個遠端工作者每天完成的行動，也是團隊可以共用的待辦清單工具。Todoist 的介面設計非常簡潔，又具備完整的繁體與簡體中文版，通常不需要摸索太久，就可以直接在 Todoist 中列出自己的任務清單。
Todoist 特色一：分類清楚的多層結構，遠端工作更有邏輯
不同於 Trello 的「大展開示」設計， Todoist 是用樹狀層次去分類任務。你可以在 Todoist 中的專案、任務上建立很多層的「子專案」、「子任務」，只要用拖曳的方式就能操作，而且子任務、子專案也能被完美收合在任務清單中。
身為遠端工作者，如果你不習慣將所有代辦事項都展開來，而比較喜歡將每項工作任務依照類別收好，需要時再展開，那麼 Todoist 的介面呈現會比較適合你。
Todoist 特色二：簡易、實用的管理功能，區分遠端工作優先級與期限
你可以在 Todoist 中設定工作任務的四個優先等級，遠端工作時，就能夠在清單中更快找出這些任務；也可以設定任務的截止日期、分派任務給指定團隊成員，並運用搜尋功能，過濾出指派給自己的任務等等，讓團隊在遠端工作期間仍然有效率運作。
Todoist 特色三：管理升級靠外掛，完美整合遠端工作
Todoist 提供 Google Chrome 與 Firefox 外掛，只要在瀏覽器安裝這些套件後，就可以把目前所在的網頁變成任務之一，例如建立資料清單；也可以把 Gmail 中的郵件變成任務，設定信件的回覆時間等等。而 Todoist 也加入了同步整合 Evernote 與 Google 日曆的功能，讓待辦清單和時間管理完美結合，不用開一大堆網頁，提升遠端工作的效率。
Todoist 特色四：跨裝置即時同步，遠端工作也不怕
和 Trello 一樣， Todoist 也可以跨平台即時同步，免費版就能下載所有的電腦軟體和 App ，可以自由切換裝置、遠端工作，登入網站也可以盡情使用待辦清單服務。
最新遠端工作職缺在這裡！
遠端工作的生活，其實並不如想像中的無拘無束、想做什麼就做什麼，而是需要很大程度的自律、規劃及時間管理，因此上述這些協助遠端工作的軟體和工具就十分重要啦，能夠幫助你真正達到有效率地產出價值。
對遠端工作有興趣，或是想嘗試遠端工作的你，快來看看 CakeResume 上豐富的遠端工作職缺！
延伸閱讀：在 Sketch 工作是什麼樣子？唯一亞洲區夥伴揭秘：UX 設計師在 Sketch 的全遠端協作！
延伸閱讀
留言 0