根據調查，高階主管平均每週高達23小時都在開會，但是，會議是否都有發揮效用則不一定。會議通常也是檢驗領導力的重要場域，如果員工不願在會議中分享意見，只在「會後會」私下表達看法，恐令公司士氣低落、績效降低。想要聽到下屬真正的想法，真正發揮會議效益，領導者可採取6個方法，打造溫暖舒適的會議氛圍，鼓勵員工發言。
教室裡有一群正在討論園遊會攤位的高中生。在台上主持會議的那個學生，是班上最活躍、最有話語權的領頭羊，他眉飛色舞談論著心目中最棒的攤位和活動策略。台下有些人低頭滑手機，有些人仰頭皺眉，但沒有一個人舉手發言，投票表決時也全體通過。
結果，一到放學時間，學生們聚在一起，抱怨著剛剛的安排，並且熱烈分享自己的意見。
如果這種場景發生在學校內，最壞的結果，就只是留下不太愉快的活動記憶，但如果公司內部的例行會議也是如此，那就是管理者行動的時候了。
員工不願意在會議上發言，卻在私下的「會議後會議」中暢所欲言，不僅會對公司和員工本身產生好幾種負面影響，影響程度還遠比想像得更嚴重。
員工不願意在會議上發言，卻在私下的「會議後會議」中暢所欲言，影響程度還遠比想像得更嚴重。取自pexels
無效會議等於浪費時間和產能
淪為形式的會議，可說是公司浪費數種資源的罪魁禍首之一。首先，這相當浪費所有與會者的時間。
《哈佛商業評論》所報導的美國一項研究表明，現今高階主管的開會時長相當驚人──他們平均每週都會花23個小時在會議上，這還不包含突發的會議時數。
員工當然也必須花費時間參加會議，因此，一旦會議流於形式，毫無產出價值，不僅會浪費他們的工作時間，更是剝奪或打斷他們專注工作的時間，降低他們的創意或效率。
長此以往，公司浪費的不只是時間，更包含失去的生產力。
此外，無效會議還將降低員工的幸福感。北卡羅來納大學的校長教授史蒂文．羅格爾伯格（Steven Rogelberg）曾進行一項研究，結果發現會議的效率程度和員工的工作滿意度相關。
如果員工覺得自己沒有權力說實話，可能就不願意發言，或是只願意說出老闆愛聽的話，這不僅讓公司的士氣低落、績效不佳，更重要的是，員工只在「會後會」才說出該在會議上說的話，無法讓公司做出最好的決策。
領導力教練蘇珊．露西亞．阿農齊奧（Susan Lucia Annunzio）認為，在討論困難複雜的議題時，相當需要經歷豐富的領導小組全心投入，如果大家不願意充分討論、坦承所有意見，關鍵決策的討論過程難免倉促不周。
若開會時所有人能充分討論、坦承所有意見，對關鍵決策幫助極大。取自unsplash
讓員工勇於發言的6個心法
那麼，領導者該如何減少「會後會」召開的機率，同時在正式會議上讓員工自發提供寶貴意見？
阿農齊奧提供了3個可在會議上施行的方法：
▌肯定提出異議的人：即使不同意某項意見，領導者也不應立刻打斷或反駁，而是表達感謝，並詢問這能如何解決問題，或帶來什麼利益，以此展開更有生產力的討論。
▌在定案前邀請與會者發表意見：在各種想法或計畫拍板定案前，可以要求所有人立刻表示同意，或是說明反對和擔憂。
▌親自開啟爭議話題：由領導者開啟爭議性話題，能鼓勵員工發言，讓會議氛圍更開放和誠實。
《商業知識庫》（Business Knowledge Source）的一篇文章，也傳授管理者兩個實用的改善措施：
▌打造舒適的會議環境：領導者可以制訂會議規則，禁止與會者打斷發言、禁止使用無禮或情緒性的用詞，並讓所有人知道，不管他們的意見聽起來有多不切實際或瘋狂，都會好好被聆聽。
▌限時小組討論：比起面對數十人，人們在小組中總是更覺得自在安全。領導者可設定小組討論時間，為較內向寡言的員工創造更舒適的環境，並要求所有人作筆記，這樣在回到全體會議時，就能獲得更多需要討論的意見。
再一個方法也是最重要的一點，領導者必須展現出渴望聆聽各種意見的開放心態。
《哈佛商業評論》的一篇文章指出，領導者應當表現出正向的傾聽態度，在他人發言時，可以直視對方，不時點頭，表現出尊重與在意，並且在發言結束後，簡短重述對方的意見，讓對方感受到重視與肯定。打斷發言、以攻擊性態度立刻反駁對方，甚至是出口斥責，則是扼殺發言風氣的大忌。
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