Gmail 已經成為我們日常生活中不可或缺的工具，無論是接收重要通知、處理工作信件，還是與客戶聯繫，幾乎每天都離不開它。
然而，Gmail 的功能不僅止於收發信件！透過結合自動化與其他常用的數位工具，延伸更多實用場景，幫助我們簡化流程、提升效率。接下來，我們將分享六個情境案例為例，帶你探索如何用 Gmail 開創更高效的工作和生活方式！
1. 依信件內容建立待辦事項
將 Gmail 每則新回覆，自動於 Trello 建立待辦事項
平時信件太多，重要專案的信件來回討論頻繁，是否常感到處理不及，甚至不小心遺漏關鍵待辦事項？
透過 No Code 自動化工具，現在你可以將 Gmail 與 Trello 無縫結合，讓系統自動從指定的專案信件串中提取待辦內容，並即時於 Trello 建立對應的任務卡片。無論是指派給團隊成員，還是提醒自己完成特定工作，都能清楚掌握，讓專案流程井然有序。不再擔心遺漏任何細節，大幅提升工作效率，專注在真正重要的決策與執行上！
2. 自動儲存信件附檔至雲端
當 Gmail 信件中收到新檔案，自動上傳儲存至 Google Drive 雲端硬碟
每當 Gmail 信件中收到新的檔案附件，是否經常需要手動下載後再上傳至 Google Drive 以便未來查閱？這樣的流程在工作繁忙時不僅耗時，還可能因一時疏忽而遺漏關鍵檔案的存檔。舉例來說，當你處理跨部門協作專案時，可能會收到多個設計稿、分析報告或合約附件，手動整理這些檔案不僅麻煩，還容易造成版本混亂。
現在，透過 Gmail 的自動化功能，你可以設定將新收到的信件附件自動儲存至 Google Drive。無論是每日收集客戶回饋表單，還是存檔最新的財務報告，都能快速建立一個系統化的檔案管理流程。（延伸閱讀：如何自動下載 Gmail 信箱附件並分類建檔至 Google 雲端硬碟？）
3. 每日自動生成收件匣 AI 彙報
針對每天收到的新信件，自動透過 AI 摘要重點
每天被大量信件淹沒，是不是經常需要花費寶貴時間逐一點開閱讀，才能抓住每封信的重點？
你可以每天自動生成一份「收件匣摘要」，迅速掌握各信件的核心內容。不再需要逐一查看所有信件，而是以最短的時間專注處理最重要的事項，幫助忙碌的你快速掌握關鍵資訊，大幅提升工作效率！
4. 自動備份重要信件內容
針對指定信件內容，自動儲存備份於 Notion 資料庫
處理關鍵信件時，是否經常需要手動整理、備份重要內容，以便日後參考？例如，當你需要保存客戶合作細節或跨部門會議紀錄時，手動歸檔不僅耗時，還可能因遺漏造成資料管理混亂。
透過 No Code 自動化工具，你可以輕鬆建立「自動化備份信件」機制。只需在 Gmail 的重要信件套用指定標籤，系統就能自動備份信件內容，並同步建立一筆紀錄至 Notion 資料庫。（延伸閱讀：【Notion 應用－Email 管理工作術】如何自動備份重要信件內容至 Notion 資料庫？）
5. 自動寄發重要信件 Slack 通知
每當信件內容符合特定篩選條件，自動觸發 Slack 通知
在繁忙工作中，擔心不小心在信件海中錯失來自主管或重要客戶的信件，導致延誤回覆影響專案進度？例如，在處理重要客戶專案時，若錯過了他們的需求變更或重要指示，可能會增加雙方溝通成本，影響合作成效。
現在，透過 No Code 自動化工具，你可以輕鬆建立「重要信件通知機器人」。只要 Gmail 收到新郵件，自動檢查寄件人是否為特定對象（如主管或客戶）或符合特定標題文字等條件，即時觸發 Slack 通知提醒你，確保你掌握重要信件的關鍵資訊！
6. 依表單回覆自動撰寫 / 寄發信件
每當收到問卷新回覆，自動寄發個人化信件給填答者
在調查活動報名問卷時，是否總是仰賴人工逐一確認每筆新回覆，再手動發信通知參加資訊？工作繁忙時，龐大回覆數往往難以即時完成。例如，當你策劃一場線上講座或實體活動時，報名高峰期的資訊處理壓力會成倍增加，一不小心就可能漏發重要通知，影響活動體驗和品牌形象。
現在透過 No Code 自動化工具，你可以設定針對問卷表單的每筆新回覆，自動寄發個人化信件，如活動地點、時間和聯繫方式等。消滅繁瑣手動作業，大幅提升溝通效率，讓客戶感受到專業與貼心服務！（延伸閱讀：【SurveyCake 問卷自動化】問卷填答後自動寄發個人化信件，提升顧客體驗與互動！）
立即嘗試 6 種 Gmail 自動化應用
透過 No Code 自動化應用，大幅簡化日常工作流程，讓你專注於更具價值的任務。無論是處理信件、管理任務、備份檔案、還是優化團隊溝通，都能從繁瑣手動作業釋放你的時間和注意力，專注於更具策略性和創造性的工作。
將自動化融入工作生活中，讓 Gmail 成為你的智慧助手，有效提升工作效率！
本文授權轉載自：NoTime NoCode
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