人資必學Excel新功能！用吸睛圖表讓數據說故事

Megan從中小企業轉職到一家大企業擔任人資，某天，老闆要求她整理一份報告，說明「一例一休制度對我們公司有什麼影響？」

單單為了解決這一個問題，Megan就增加了好幾項任務。例如，她必須先統計員工目前加班及出缺勤狀況；根據這些狀況，比較一例一休制度實施前後，計算公司支付的加班費用可能出現什麼變化；衡量公司的成本與效益之後，設法提出對於兩岸員工來說都公平的新方案，提供老闆參考等等。

研究一例一休制度，或許不算困難，更令Megan頭痛的任務是編列季度、年度預算。在前公司，她僅需處理1百人資料，現在卻必須一次處理5百多人。再加上，新公司在兩岸都有員工，組織結構比舊公司更複雜，她常常花費許多時間整併數據，接著又要按部門或地區分拆資料、個別分析。反覆將資料複製、貼上的結果，就是忙到眼睛酸澀、手抽筋。

當然，她所費的工夫不僅是將數據轉換成圖表而已，最重要的是，她必須做出能夠「說人話」的圖表，最好讓老闆及主管們一看就懂，而且看起來夠專業、有說服力。Megan經常為了整理數據、製作圖表而傷腦筋，深深覺得公司目前的軟體已經不足以應付愈來愈講究效率、質感的日常工作需求。

人力資源管理雖然是一份處理人的問題的工作，但是，HR的時間往往被各式各樣的數據和報表填滿。若懂得善用一些數位工具，HR才有機會從行政瑣事中解放，專注思考更重要的事情，藉以提升自我的職場價值，為公司打造更具競爭力的人才策略。

德勤管理顧問公司（Deloitte Consulting LLP）2017年趨勢觀察報告指出，未來人資必備數據分析能力。這項能力不僅是根據量化指標進行績效管理而已，還需要進一步運用數據預測：當具備哪些條件時，團隊生產力會提升？根據過去各種表現，誰會是某個職位未來的最佳候選人？當組織出現哪些徵兆時，可能會陷入危機等等。

活用智慧分析功能，企業領導者、各主管便得以做出最佳選擇，不必再憑空臆測未來，或讓個人偏見影響決策。

1．數據一鍵變地圖，解讀資料不必靠想像，各分公司員工分佈或者薪資比重一覽無遺
微軟推出的雲端訂閱服務 Office 365 中，Excel 有一項新功能「地圖」，可以將數據結合地理位置，直接變成一張戰略地圖，方便人資、企業領導者根據地區盤點現況。此外，若部分數據有調整，圖表也會自動改變，不須再手動操作。

運用資訊圖表呈現方式- Office 365 訂閱服務推出的地圖圖表：

2．資料視覺化，兼顧理解與美感
Office 365 訂閱服務中最新 Excel 2016 裡還有一些專業圖表，可以將層次複雜的資料直接結合、轉化成一目了然的圖像，藉以增進理解、便於溝通。
例如，想要一目了然公司內人事支出的子科目費用，可以採用「矩陣式樹狀結構圖」表示。由於人事支出可能包含正職人員／約聘人員／外包人員、固定福利／加班費用、伙食費用及勞健保等大小不同的子分支，此時，不需要用多張長條圖、圓餅圖逐項比較，只需要用樹狀結構圖就能清楚呈現人事費用子科目間的比例關係。

當數據階層達2階以上，可以繪製成「放射環狀圖」。例如，文中的 Megan因應一例一休，需要讓老闆對地區人員聘僱的狀態一目了然，以做為人事策略調整的數據，運用放射環狀圖，讓以為需要交叉比對才能看出的階層關係，一鍵完成。也可應用在其他人力資源管理策略，當一個核心願景之下有多個目標而每個目標下又有不同措施時，便可使用環狀圖顯示各資料之間的脈絡。由於環狀圖可以來自多個資料數列，各片扇形上也能直接標示數值，因此，業務團隊也會用來表示各小組、不同年度所創造的業績。

其實，Excel新增各式各樣圖表供選擇，並不僅僅是為了增添報告美感，而是方便工作者藉由最能凸顯核心思想的視覺表達形式，清楚傳達溝通目的。
3．自動匯入一億筆資料，節省複製貼上時間
針對人資苦惱的龐大資料分析問題， Office 365 專業增強版的Excel還有個進階服務 Excel BI 協助執行強大分析。例如，人資可以將來自企業資料庫、公用資料、個人電腦內的試算表、文字等外部資料匯入Excel，運用 Power Query 將匯入的數據正規化、透過 Power Pivot 建立資料模型，運用 Power View 以數位儀表板呈現圖像資訊或者搭配 Power Map 結合 Bing Map 呈現各區數據，互動式圖表隨著資料更新連動，不必再經過反覆移動、複製，徒增資料誤植風險，讓工作既輕鬆又有效率。

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(本文由Microsoft與經理人整合行銷部共同製作)